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        事業(yè)單位人事檔案管理策略

        2020-12-09 13:23:08□郎
        人才資源開發(fā) 2020年17期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位職工管理工作

        □郎 虎

        隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,行政體制改革不斷深化,作為社會公共管理機(jī)構(gòu)的事業(yè)單位職責(zé)發(fā)生了一些改變,對此,我國事業(yè)單位正在改革當(dāng)中。為促使事業(yè)單位的順利轉(zhuǎn)型并實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展,十分有必要以人才為依托,做好人事檔案管理工作,這份工作不僅是事業(yè)單位當(dāng)中一個重要組成部分,同時(shí)還可以在很大程度上幫助事業(yè)單位適當(dāng)改進(jìn)人事制度。所以,對于事業(yè)單位而言,應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理工作的自身優(yōu)勢,還要能夠結(jié)合一些真實(shí)信息來進(jìn)一步完善人員分配機(jī)制的具體方案,通過這些可以為事業(yè)單位建立一個更加良好的管理環(huán)境,進(jìn)而在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位的正常運(yùn)行。

        一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要作用

        1.人事檔案分析基礎(chǔ)性作用。在事業(yè)單位選拔、招聘人才的時(shí)候,往往會先從員工的自身狀況開始著手,進(jìn)一步開展相關(guān)工作。同時(shí)也會對其人事檔案進(jìn)行分析,一般情況下都是為探究該人員之前的工作表現(xiàn)狀況,以便可以綜合分析員工的素質(zhì)與能力,看其是否與崗位相適應(yīng)。事業(yè)單位如果可以按照這些步驟來進(jìn)行,就可以更加科學(xué)合理地聘用各方面人才。

        2.在決策工作中人事檔案具備的價(jià)值。在事業(yè)單位運(yùn)營過程中,應(yīng)該先從績效、員工考核等多個方面來開展。一般情況下,在對人事檔案進(jìn)行管理時(shí),事業(yè)單位都會充分結(jié)合每一位職工的工作業(yè)績對他們來評價(jià),通過這種方式就可以促進(jìn)事業(yè)單位決策的科學(xué)合理性以及嚴(yán)格規(guī)范性。就事業(yè)單位人事檔案本身而言,它一般都會記錄員工不同工作時(shí)期的表現(xiàn),其中包括工作內(nèi)容的變更以及信息變化等方面,尤其是在當(dāng)前對單位干部進(jìn)行選拔的過程中,這樣更有助于獲取更多的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

        3.人事檔案在職工成長中具備的作用。對于一個事業(yè)單位而言,要想進(jìn)一步穩(wěn)定自身發(fā)展,他們需要更加具體了解每一位職工的實(shí)際工作狀況,進(jìn)而能夠充分尋找職工的自身優(yōu)勢,只要做到這些,就能夠培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的職工,促使事業(yè)單位的良好持續(xù)發(fā)展。因此,事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作,這樣在應(yīng)用人事檔案的過程中,能夠?qū)挝粌?nèi)部的人力資源進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化和完善,了解員工的優(yōu)勢與價(jià)值所在,從而將其安排在與之能力相符的工作上,做到人盡其用,進(jìn)而不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息的共享,還可以促進(jìn)事業(yè)單位的所有工作更加順利地開展下去。

        二、事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略

        1.對人事檔案管理體系加以改進(jìn)。當(dāng)前,事業(yè)單位人事制度的改革工作正在不斷深入發(fā)展,但仍然存在一些工作人員流動較大的現(xiàn)象,對于這些狀況,如果仍然采取以往的管理體系和制度,就會很難促使流動人員檔案管理更加科學(xué)化、合理化,這樣還可能會更加容易出現(xiàn)棄檔的狀況。所以,對于一個事業(yè)單位而言,他們應(yīng)該完善檔案管理方式,并且能夠結(jié)合社會資源適當(dāng)緩解工作人員壓力,從而使他們能夠更加合理地運(yùn)用人事檔案,為制訂人才資源方案提供積極良好的幫助。

        2.加大人事檔案工作的信息化建設(shè)力度。目前,在人事檔案管理過程中,應(yīng)全面落實(shí)信息化技術(shù),制定完善的人事檔案管理信息化體系,這個方式也可進(jìn)一步解決人事檔案管理的質(zhì)量問題。第一,在事業(yè)單位中,應(yīng)該在人事檔案管理部門適當(dāng)配備一些軟硬件器材,比如,計(jì)算機(jī)、管理軟件以及掃描儀等多個不同設(shè)備,這些設(shè)備都可以將圖片或文字形式逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,這樣就進(jìn)一步達(dá)到紙質(zhì)和電子格式互相儲存的目標(biāo),在很大程度上提高歸檔工作效率。除此之外,還需結(jié)合一些相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),進(jìn)一步改善人事檔案管理工作內(nèi)容,從而為社會提供更加優(yōu)秀的檔案信息服務(wù),這樣就可以在很大程度上解決人事檔案工作的質(zhì)量問題,促進(jìn)相關(guān)工作可以更加穩(wěn)定的發(fā)展和進(jìn)步。

        3.凸顯人事檔案管理的工作職能。在一個事業(yè)單位中,需要充分發(fā)揮人事檔案管理職能等各方面的作用。比如,首先可以從事業(yè)單位的真實(shí)運(yùn)行狀況著手,逐漸建立一個符合實(shí)際情況的檔案管理體系,并且能夠進(jìn)行定期管理,從而可以更加有效地落實(shí)各項(xiàng)措施。其次,可以適當(dāng)提升檔案管理工作的方便性,并且能夠充分結(jié)合一些比較基本的使用需求以及實(shí)際特征來對其加以管理,合理劃分檔案要點(diǎn),為查詢數(shù)據(jù)提供多方面的參考和依據(jù)。充分發(fā)揮檔案管理的作用,為人員獲取方案提供更加全面化的服務(wù),保證檔案信息更加具有準(zhǔn)確性。能夠?qū)n案進(jìn)行有效處理,嚴(yán)格審核事業(yè)單位當(dāng)中所包含的一些檔案資料。

        4.對檔案功能進(jìn)行改善和優(yōu)化。對于人事檔案管理工作本身而言,它可以保證檔案中的信息更加全面、動態(tài)。對此,在一個事業(yè)單位中,他們需要將檔案本身所具備的功能進(jìn)行一系列改進(jìn)和升級。首先,能夠重點(diǎn)了解和掌握檔案中各個環(huán)節(jié)和過程,并且將相關(guān)內(nèi)容保存下來。其次,適當(dāng)延伸和豐富檔案的具體含義,并且可以適當(dāng)增加養(yǎng)老保險(xiǎn)與醫(yī)療保險(xiǎn)等多個方面的內(nèi)容。除此之外,還需要充分加強(qiáng)工作業(yè)績的分析力度,從而保證在一定程度上滿足單位對各方面人才所提出的不同需求。

        5.相關(guān)人員需要加大對檔案工作的認(rèn)知力度。在一個事業(yè)單位中,領(lǐng)導(dǎo)人員必須做到以身作則,能夠?qū)θ耸聶n案管理工作更加重視。除此之外,他們還需要建立一個比較專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì),主要任務(wù)就是對單位人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。最后,能夠?qū)θ耸聶n案工作進(jìn)行定量化考核和測試,這樣可以促使工作項(xiàng)目更加規(guī)范化。

        6.增強(qiáng)事業(yè)單位檔案材料收集的主動性和準(zhǔn)確性。將相關(guān)材料集中收集,保證檔案資料的實(shí)效性。目前,隨著社會、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,單位職工個人檔案中所記錄的信息也會發(fā)生一定程度的變化,這樣就可能使檔案收集的內(nèi)容時(shí)刻處于一種動態(tài)變化之中。然而,當(dāng)前開展檔案管理工作的重點(diǎn),就是應(yīng)該采取什么途徑使檔案信息與職工真實(shí)狀況之間的關(guān)系更加貼近。對此,工作人員應(yīng)該對職工自身發(fā)展以及平時(shí)工作狀況進(jìn)行動態(tài)化的了解,能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息整合在一起。同時(shí)還需了解各個部門之間存在的一些聯(lián)系,始終堅(jiān)持以積極認(rèn)真的心態(tài)來收集資料,不能夠只在原地等待,而應(yīng)該更加積極主動地走出去,到各個不同部門去收集資料,保證資料本身的準(zhǔn)確性。

        三、結(jié)語

        總之,在當(dāng)前事業(yè)單位中,應(yīng)建立一種現(xiàn)代化人事檔案管理措施和具體方案,這可以在很大程度上提升職工自身的管理水平以及工作效率。根據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)狀,在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中仍然存在著一部分的問題,比如相關(guān)工作人員沒有全面了解檔案管理中的重點(diǎn)、自身的管理能力比較弱等,因此,本文就事業(yè)單位人事檔案管理所發(fā)揮的重要作用以及其中出現(xiàn)的問題提出一些相應(yīng)的對策,以便可以為事業(yè)單位人事檔案管理更加規(guī)范提供參考。

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