王俊英

【摘? 要】工程項目綜合管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，對落實企業(yè)管理要求、細(xì)化管理流程、提升精細(xì)化管控質(zhì)量起著非常關(guān)鍵的作用，對降低企業(yè)運營成本、提高經(jīng)濟效益也至關(guān)重要。近年來，建筑企業(yè)不斷探索信息化平臺在施工項目管理過程中的應(yīng)用，但不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對獨立，信息壁壘、信息孤島是很多企業(yè)的通病。論文以集成化項目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用為主要內(nèi)容，聚焦信息化系統(tǒng)對大型建筑企業(yè)內(nèi)部控制體系提升的作用和意義。

【Abstract】The construction of engineering project comprehensive management informatization system plays a very important role in implementing management requirements of enterprises， refining management process， and improving the quality of fine management and control， and is also crucial to reduce operating costs of enterprises and improve economic benefits. In recent years， construction enterprises continue to explore the application of informatization platform in the management process of construction project， but different business systems are relatively independent， information barrier and information island are common problems of many enterprises. With the construction and application of the integrated project management information system as the main content， the paper focuses on the role and significance of the informatization system in the promotion of the internal control system of large construction enterprises.

【關(guān)鍵詞】建筑企業(yè);信息化;內(nèi)控體系

【Keywords】construction enterprises; informatization; internal control system

【中圖分類號】F270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）11-0140-03

1 研究背景

大型建筑行業(yè)企業(yè)近些年呈現(xiàn)出全國化布局，主要經(jīng)濟指標(biāo)呈階梯型增長，業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)濟效益等成倍增長，傳統(tǒng)方式已無法滿足現(xiàn)代化的企業(yè)管理需求。同時，隨著工程建設(shè)項目規(guī)模的不斷擴大，項目點多面廣，施工技術(shù)難度與質(zhì)量要求不斷提高，建設(shè)領(lǐng)域施工管理的復(fù)雜程度和難度也越來越高，傳統(tǒng)的管理理念和手段已無法適應(yīng)快速發(fā)展的要求，施工企業(yè)必須進行管理創(chuàng)新，加強自身內(nèi)控體系建設(shè)，通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的“三化融合”不斷提升企業(yè)管理水平，達到精細(xì)化管理。加強企業(yè)的經(jīng)營管理和項目管理，提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。企業(yè)工程項目管理中存在以下幾點問題。

1.1 建筑施工企業(yè)行業(yè)特點引發(fā)的問題

項目眾多、地域分散、單項目管理水平參差不齊，企業(yè)管理者難于及時、動態(tài)地掌握各業(yè)務(wù)口數(shù)據(jù)信息。管理缺乏詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，不能很好地進行數(shù)據(jù)分析、預(yù)測和決策，導(dǎo)致企業(yè)管理流于形式，規(guī)章制度到基層項目執(zhí)行很大程度上會弱化。同時，資金比較分散，資金使用效率低下，監(jiān)控不力和應(yīng)收賬款居高不下等問題普遍。

1.2 缺少集成化的項目管理平臺

對核心業(yè)務(wù)、施工項目管理缺少集成化的信息化管控平臺，項目在進度計劃、成本監(jiān)控、技術(shù)文檔、合同管理、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)沒有形成統(tǒng)一的信息共享機制，缺乏對多模式項目的統(tǒng)一化管理。

1.3 數(shù)據(jù)沒有相互貫通，數(shù)據(jù)有待整合共享

建筑企業(yè)探索項目管理的信息化建設(shè)，存在諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工具類軟件的應(yīng)用，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用不同的信息化系統(tǒng)，形成信息孤島和信息壁壘，亟需系統(tǒng)整合，提高信息系統(tǒng)的易用性和宜用性。

1.4 無法實現(xiàn)對多項目管理模式的快速復(fù)制

當(dāng)前，無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)急劇擴張狀態(tài)下企業(yè)總部對多項目管理模式的快速復(fù)制，企業(yè)的多級管理體制存在脫鉤環(huán)節(jié)，無法形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砭W(wǎng)絡(luò)。企業(yè)決策支持?jǐn)?shù)據(jù)不足，缺乏有效的風(fēng)險預(yù)警手段，無法滿足橫向分析與績效考核的需要。

2 研究目的與意義

完善的制度體系、清晰的業(yè)務(wù)流程、完備的制式表單，為建筑企業(yè)內(nèi)控體系的完整性提供保障，但規(guī)章制度執(zhí)行的有效性，還需信息化手段將管理要求加以固化。通過運用項目管理綜合信息系統(tǒng)，建立以合同、進度、成本管理為核心的管理體系，構(gòu)建高效率的信息鏈，有效控制項目成本，全面管理生產(chǎn)資源，提高企業(yè)的管理水平，提高決策分析能力。

3 研究思路與特色

3.1 基本思路

3.1.1 項目層面

該系統(tǒng)以項目生命周期為基礎(chǔ)，側(cè)重于具體業(yè)務(wù)操作，實現(xiàn)了對項目成本、合同、進度、質(zhì)量等項目要素的有效管理，使項目管理人員通過信息系統(tǒng)，對項目實施從點到面的管理和控制。

3.1.2 企業(yè)層面

該系統(tǒng)對項目的施工狀況進行監(jiān)管，把握項目相關(guān)的業(yè)務(wù)情況，通過對所有項目業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，全面掌握公司范圍內(nèi)人、財、物以及經(jīng)營管理的狀況，對各種資源集中管理和合理調(diào)配。企業(yè)通過對管理數(shù)據(jù)的積累，達到對所有項目的事前規(guī)劃、事中控制、事后分析。

3.2 主要特色

3.2.1 管理覆蓋項目全生命周期

該系統(tǒng)實現(xiàn)了集成化的項目職能管理，在企業(yè)、分子公司及項目部推廣和應(yīng)用，覆蓋了招投標(biāo)、項目策劃、成本、收入、現(xiàn)場物資設(shè)備、質(zhì)量、安全、竣工收尾等流程，各功能數(shù)據(jù)緊密集成，互為約束，實現(xiàn)對工程項目的全周期管理。

3.2.2 實現(xiàn)項目成本過程管理

該系統(tǒng)實現(xiàn)了預(yù)算、計劃成本、實際成本的對比分析功能，及時對目標(biāo)成本、項目利潤率等進行過程控制，并對成本風(fēng)險進行預(yù)警。

3.2.3 實現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，避免信息孤島

該系統(tǒng)實現(xiàn)了各管理模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，與財務(wù)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和項目檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，打通各個信息系統(tǒng)人員權(quán)限，通過各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，避免了信息孤島問題的發(fā)生，提高了數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。

3.2.4 建立項目風(fēng)險管控體系

該系統(tǒng)實現(xiàn)了對項目進度延期風(fēng)險、合同變更履約風(fēng)險、合同款支付風(fēng)險、成本指標(biāo)盈虧進行分析和預(yù)警，使企業(yè)管理層能夠根據(jù)風(fēng)險預(yù)警提前采取相應(yīng)措施。

4 主要做法

4.1 項目管理信息系統(tǒng)概況

在完善規(guī)章制度建設(shè)的基礎(chǔ)上梳理管理流程，結(jié)合企業(yè)實際應(yīng)用，開發(fā)契合企業(yè)管理模式的企業(yè)綜合項目管理系統(tǒng)：以業(yè)務(wù)流程為引導(dǎo)、成本管理為主線，采取整體規(guī)劃、分步實施、重點優(yōu)化的實施策略。既滿足工程單體管理需求，又覆蓋投標(biāo)、合同、資產(chǎn)和計劃統(tǒng)計等企業(yè)各級管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)貫通企業(yè)總部、各分公司、項目經(jīng)理部三層，實現(xiàn)縱橫交織、立體管控，并實現(xiàn)與外部相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。

4.2 項目管理信息系統(tǒng)的主要功能模塊及管控要點

4.2.1 投標(biāo)管理

系統(tǒng)具備對業(yè)主和投標(biāo)項目進行管理的功能，具有電子標(biāo)書、分供商和分包商的管理功能，系統(tǒng)覆蓋企業(yè)所有總承包項目。其實現(xiàn)了工程信息評審及匯總查詢、投標(biāo)過程管理等。在資信調(diào)查和業(yè)績評價的基礎(chǔ)上，建立了分包方和供應(yīng)方合格供方名錄，并實現(xiàn)了依據(jù)評價結(jié)果對供方名錄的動態(tài)管理。

4.2.2 立項管理

立項管理模塊涵蓋從項目審批到立項定崗的管理，是項目管理重要的起點和其他模塊數(shù)據(jù)歸口、分類的基礎(chǔ)，其功能包含建設(shè)項目信息管理、項目班子組建申請、項目部管理、建設(shè)項目工作分解（WBS）。通過系統(tǒng)管理員為項目部人員授權(quán)，按工作崗位或不同的角色授相應(yīng)節(jié)點的權(quán)限，實現(xiàn)項目經(jīng)理部的管理架構(gòu)的線上組建。

4.2.3 招標(biāo)管理

合同簽訂之前必須走招標(biāo)流程，這是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險的有力手段，該模塊依托強大的合格供方管理節(jié)點，實現(xiàn)了招標(biāo)計劃、入圍單位審批單、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、定標(biāo)審批單等功能節(jié)點。合同的簽訂必須參照上游的定標(biāo)審批單，否則就無法簽訂，所有簽訂的合同必須經(jīng)過比價，必須入圍公司合格供方名錄。

4.2.4 進度管理

進度管理模塊主要包括進度計劃、執(zhí)行和分析。進度計劃可以根據(jù)各項目的分部分項或按照年度、月度進行編制，系統(tǒng)外編制的計劃圖也可以導(dǎo)入系統(tǒng)。進度執(zhí)行主要是跟蹤各項計劃的實際執(zhí)行情況，通過實際進度填報的方式實現(xiàn)對關(guān)鍵項目的關(guān)鍵控制點、前鋒線進行跟蹤，以便發(fā)現(xiàn)問題及時分析原因并及時解決問題。

4.2.5 成本管理

成本管理模塊對項目成本測算和項目成本運行情況進行監(jiān)督管理，通過項目策劃確定各項目的里程碑節(jié)點和成本核算科目，以此為基礎(chǔ)進行成本管理。系統(tǒng)還實現(xiàn)了項目預(yù)算收入、目標(biāo)成本（計劃成本）和實際成本進行報表的三算對比功能，成本監(jiān)控的運行體系保證了項目毛利率、降低了管理費用率。

4.2.6 合同管理

首先，系統(tǒng)實現(xiàn)了對合同的分類：分為工程類合同和非工程類合同。其中，工程類合同包括施工（業(yè)主）合同管理、勞務(wù)分包管理、專業(yè)分包管理、采購合同、租賃合同、工程類其他合同等。其次，對工程類合同按照功能分成：合同評審及信息登記（含補充協(xié)議）、合同交底、合同過程結(jié)算、合同完工結(jié)算、合同資金收支等。根據(jù)不同類別的合同的管理權(quán)限，實現(xiàn)合同線上的評審、修訂、防偽水印處理和導(dǎo)出，并在系統(tǒng)中保留合同執(zhí)行過程中變更、索賠、結(jié)算、支付的臺賬記錄、審批流程，并實現(xiàn)管理點的檢索。

4.2.7 物資管理

該模塊功能包括物資基礎(chǔ)信息、供應(yīng)商、需用計劃、采購計劃、采購合同、驗收入庫、庫存、周轉(zhuǎn)材料、物資處置和統(tǒng)計管理等內(nèi)容，集成了綜合管理物資鏈中所有模塊。涵蓋從物料需求計劃、采購計劃的提出，直至出入庫、能源消耗全過程的物資管理。以物資的分類編碼為基礎(chǔ)，配套的制式表格覆蓋資總控計劃，需用計劃，現(xiàn)場物資管理的入庫、出庫、調(diào)撥、盤點等。

4.2.8 設(shè)備管理

設(shè)備管理的要點是設(shè)備資產(chǎn)管理和現(xiàn)場管理，覆蓋機械設(shè)備基礎(chǔ)信息編碼、需求使用計劃編制、進場、維護、維修保養(yǎng)到設(shè)備歸還、退場整個過程的管理。在施工生產(chǎn)的過程中實時分析機械設(shè)備的計劃成本和實際成本，以實現(xiàn)項目整體成本控制。

4.2.9 質(zhì)量管理

該模塊實現(xiàn)了各管理層級對項目全過程的質(zhì)量控制，包括質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計劃、質(zhì)量檢查、月報和竣工資料管理。質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計劃管理：根據(jù)項目年度質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)計劃和創(chuàng)優(yōu)策劃方案，形成企業(yè)年度質(zhì)量目標(biāo)臺賬。質(zhì)量檢查管理：對工程質(zhì)量過程檢查的記錄、處罰，下達整改通知書和復(fù)查管理等功能，對工程質(zhì)量檢查情況及處理結(jié)果動態(tài)管理。質(zhì)量驗收管理：包括預(yù)驗收、分部工程驗收、竣工驗收記錄管理等業(yè)務(wù)的處理和管理。

4.2.10 安全管理

該模塊功能包括安全隱患管理、事故管理、培訓(xùn)考核、檢查管理和安全知識庫。隱患管理包括危險源內(nèi)容的集中管理、危險源和重大危險源的識別及清單、安全生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案及演習(xí)記錄、安全處罰管理。安全檢查主要為管理針對現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)的問題下達安全整改通知書和整改內(nèi)容的回執(zhí)，及時了解項目安全生產(chǎn)情況，促進各級單位對生產(chǎn)安全的重視。

4.2.11 竣工管理

該模塊主要是針對工程的各種資料、簽證的移交管理，該模塊具有項目竣工驗收及備案記錄、對竣工資料分類管理、檢索竣工資料功能。

4.2.12 風(fēng)險管理

風(fēng)險管理模塊具有項目風(fēng)險評估，進度、成本、合同、支付、工作延期等風(fēng)險預(yù)警和風(fēng)險處理等功能，以降低項目管理風(fēng)險，為確保項目履約、實現(xiàn)預(yù)期利潤目標(biāo)提供保障。工程項目是施工企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，項目風(fēng)險管理是企業(yè)內(nèi)部控制中風(fēng)險管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5 實施成效

該系統(tǒng)通過對項目策劃、招投標(biāo)、簽約、施工過程控制、竣工五個階段的前后貫通，實現(xiàn)了項目全過程管理，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各階段實現(xiàn)實時、準(zhǔn)確的收集、傳遞、分析和共享，程序化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式得以實現(xiàn)，切實提高了項目管控水平。流程及業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置，實現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程化的管理。業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，打通了業(yè)務(wù)線之間的聯(lián)系通道，減少業(yè)務(wù)“交圈”障礙，提高了部門間的協(xié)作效率。打破“部門壁壘、管理層級、地域界限”，實現(xiàn)了跨部門、跨層級信息的共享。功能強大的系統(tǒng)操作記錄，保證了管理數(shù)據(jù)的可追溯性和唯一性。系統(tǒng)知識庫能夠供員工學(xué)習(xí)，達到組織間信息暢通。風(fēng)險預(yù)警，便于業(yè)務(wù)人員及時采取有效措施規(guī)避風(fēng)險，實現(xiàn)了風(fēng)險信息的同步預(yù)警和即時掌控，增強了風(fēng)險控制能力。

5.1 降低生產(chǎn)成本

該系統(tǒng)對項目材料物資、成本控制、質(zhì)量安全、工程控制管理準(zhǔn)確記錄，項目主要成本發(fā)生過程得到有效管控。對施工現(xiàn)場安全、質(zhì)量及工程進展實施有效監(jiān)控，節(jié)約了監(jiān)管和檢查成本，降低了現(xiàn)場檢查的頻次，延長了檢查周期。明確了成本控制的必要工作，強化了三算對比的精確操作規(guī)范，從而達到精細(xì)化成本管控。

5.2 降低訴訟案件發(fā)生概率，提高企業(yè)公信形象

企業(yè)合同范本庫的啟用，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤u審流程，細(xì)致的洽商變更和索賠的記錄臺賬，為合同執(zhí)行提供有力保障，降低了訴訟案件的發(fā)生概率，降低了因處理訴訟事務(wù)造成的時間、精力、費用等資源消耗，提升了企業(yè)外部公信形象。

5.3 保障內(nèi)部控制體系的落地執(zhí)行

信息化系統(tǒng)集合了企業(yè)市場營銷、合同管理、工程管理、商務(wù)管理、物資設(shè)備管理、質(zhì)量管理和安全管理部門的管理要求，是企業(yè)規(guī)章制度的線上流程化和表單化、信息化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)上下游的物理控制，是對流程有效執(zhí)行的有力約束，為內(nèi)部控制體系執(zhí)行的有效性提供保障。

6 結(jié)語

建筑企業(yè)項目管理綜合信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，規(guī)范了施工項目管理、明確了審批流程、助力企業(yè)內(nèi)控控制體系的有效落地，為降低項目成本、提高盈利水平奠定堅實基礎(chǔ)。

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