陳 峰

吉林大學(xué)古生物學(xué)與地層學(xué)研究中心，吉林 長(zhǎng)春 130000

辦公室在高校行政部門(mén)中有著重要地位，是承上啟下的部門(mén)，將學(xué)生和學(xué)院、學(xué)校緊密聯(lián)系在一起，辦公室提高工作效率能夠保證學(xué)生的基本權(quán)益，能夠促進(jìn)學(xué)校的政策實(shí)施。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)辦公室傳達(dá)工作規(guī)劃，加強(qiáng)學(xué)校和各學(xué)院之間的溝通，提高學(xué)院的辦事效率。因此，辦公室是學(xué)校工作的重要部門(mén)，學(xué)校要保證辦公室構(gòu)成合理化，提高學(xué)校辦公室的工作效率。

一、目前辦公室行政管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)觀察發(fā)現(xiàn)，目前大部分高校對(duì)于辦公行政不夠重視，管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題，影響著高校教學(xué)效率和發(fā)展，辦公室行政管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，也暴露出高校辦公室辦公水平有待提高。

（一）沒(méi)有明確的管理機(jī)制

首先，大部分高校辦公室行政人員沒(méi)有更新管理觀念，對(duì)于日常工作沒(méi)有進(jìn)行規(guī)劃，仍舊按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行工作，目光僅停留在當(dāng)務(wù)之急的事物上，沒(méi)有形成固定的方法。隨著時(shí)代的發(fā)展，校園中出現(xiàn)更多新的行政問(wèn)題，辦公室行政部門(mén)沒(méi)有對(duì)新問(wèn)題進(jìn)行研究，其工作處于被動(dòng)狀態(tài)。其次，辦公室沒(méi)有形成工作規(guī)范，很多員工在工作過(guò)程中略顯隨意，并且工作規(guī)范也沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，其工作效率大打折扣。最后，辦公室內(nèi)部缺乏員工體系的構(gòu)建，工作和行政人員的分配不合理，導(dǎo)致部分員工十分清閑，部分員工工作量過(guò)大，直接影響辦公室的工作效率。

（二）從業(yè)人員未接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

目前，我國(guó)提高對(duì)高校的教育重視程度，學(xué)校規(guī)模逐步擴(kuò)大，辦公室的工作量也日益加大，龐大的工作量對(duì)于辦公室行政人員來(lái)說(shuō)，也將面臨著專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的考驗(yàn)。然而，當(dāng)前大部分學(xué)校對(duì)辦公室行政人員的重視程度不高，沒(méi)有組織員工定期培訓(xùn)的習(xí)慣，導(dǎo)致工作人員缺乏理念和知識(shí)的更新，其工作理念之后，職業(yè)素質(zhì)也很難達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響了行政部門(mén)的工作效率，并且辦公室內(nèi)工作人員缺少主動(dòng)意識(shí)，得過(guò)且過(guò)，在工作中往往處于被動(dòng)狀態(tài)，影響了辦公室整體風(fēng)氣。此外辦公室行政工作需要多方協(xié)調(diào)，具備靈活性，然而在現(xiàn)實(shí)辦公環(huán)節(jié)中，缺乏正確的工作分配，導(dǎo)致工作效率低，工作人員責(zé)任感薄弱。

二、提高辦公室行政管理的有效策略

（一）完善高校辦公室行政管理機(jī)制

高校想要從根本上提高行政管理水平，提高從業(yè)人員的辦公效率，就要保證辦公室有完善的工作機(jī)制，規(guī)范行政人員的日常工作，保證其工作效率得到提高，行政人員要將學(xué)校辦學(xué)為工作中心，將學(xué)校各部分結(jié)合起來(lái)，增強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，只有讓辦公室成員權(quán)責(zé)分明，才能從根本上提高辦公效率，提升辦公室協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮其承上啟下的重要作用。

（二）加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系

高校各學(xué)院和部門(mén)都配有自己的辦公室，這些辦公室之間能否構(gòu)成良好的合作關(guān)系，是否朝著同一目標(biāo)進(jìn)行努力，在工作中能否達(dá)到配合，直接影響學(xué)校的行政管理水平，校級(jí)辦公室將工作任務(wù)傳達(dá)給院級(jí)辦公室，院級(jí)辦公室要做好落實(shí)工作，保證學(xué)校的政策能夠得到實(shí)施，并且院級(jí)辦公室要保證認(rèn)真對(duì)待上級(jí)辦公室所傳達(dá)的工作精神和工作內(nèi)容，不能在工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)敷衍和推諉的現(xiàn)象，要保證學(xué)校決策得到重視，全面提高自身工作效率，立足提高學(xué)生素質(zhì)和水平，提升學(xué)校管理水平，并且辦公室還要與事業(yè)單位辦公室和企業(yè)辦公室建立良好的聯(lián)系，提高學(xué)生的就業(yè)率，避免學(xué)生在就業(yè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，全面提高高校教育水平，提高辦公室的協(xié)作能力，提高其工作效率。

（三）提高辦公室行政管理科學(xué)性

高校應(yīng)當(dāng)合理安排辦公室資源，為行政人員提供完善的辦公設(shè)施，盡可能調(diào)動(dòng)員工工作積極性，挖掘其潛能，提高辦公室的行政辦公效率。高校應(yīng)當(dāng)將時(shí)間、環(huán)境、人員等辦公室要素進(jìn)行合理安排，協(xié)調(diào)人力資源和基礎(chǔ)設(shè)施。因此，高校應(yīng)當(dāng)不斷提高硬件設(shè)施水平，提高辦公設(shè)備性能，為行政人員提供現(xiàn)代化辦公條件，此外，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)對(duì)行政人員的工作量進(jìn)行調(diào)整，協(xié)調(diào)員工和工作之間的關(guān)系，力求提高行政人員的工作效率，完善辦公流程，提高辦公室的整體行政水平，并且要提高行政管理人員時(shí)間觀念，使其能夠合理安排工作，保證每項(xiàng)工作都能得到落實(shí)。例如，當(dāng)學(xué)校迎來(lái)畢業(yè)季，或進(jìn)行迎新接待時(shí)，行政部門(mén)的工作量會(huì)相應(yīng)提升，行政人員要合理調(diào)整自己的工作時(shí)間投入，保證工作質(zhì)量能夠得到提升，加大行政人員對(duì)工作的投入，保證員工能夠形成良好的工作意識(shí)，減少工作中的重復(fù)，提高辦公效率。

（四）提高辦公室行政管理從業(yè)人員的素質(zhì)

高校的行政管理人員需要具備良好的服務(wù)意識(shí)，要打破對(duì)傳統(tǒng)行政管理的定義，保持高度的工作熱情，使其能夠?qū)⒋蟛糠志ν度氲叫姓芾砉ぷ髦?，力求做好行政管理工作，全面服?wù)廣大教職工和學(xué)生，切實(shí)提高學(xué)校的教育水平，使其能夠完成教育目標(biāo)。高校應(yīng)當(dāng)注重對(duì)辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)，增強(qiáng)辦公室內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)，使其產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免員工在工作過(guò)程中出現(xiàn)懈怠、敷衍的情況，提升辦公室行政隊(duì)伍質(zhì)量。

首先，高校管理者要對(duì)辦公室人員進(jìn)行合理配置，控制辦公室人員的增長(zhǎng)，避免人多工作少的情況出現(xiàn)。提高辦公室人員的行政管理能力，對(duì)于辦公室的人員配比要根據(jù)學(xué)校規(guī)模和日常工作量決定，保證員工配比合理，使每位員工都能在工作崗位上找到歸屬感，有效的提高了辦公室行政水平，也能避免人員的流逝或者浪費(fèi)。

其次，高校要提高人員工作安排的合理性，保證辦公人員所服務(wù)的區(qū)域相互配合，并且不重合，分工明確是提高行政效率的基礎(chǔ)，辦公人員要高效完成學(xué)校分配的任務(wù)，利用自己專(zhuān)業(yè)知識(shí)提高行政辦公效率，高校優(yōu)化人員配比，能夠普保證員工擅長(zhǎng)的領(lǐng)域發(fā)揮作用。

再次，高校要定期對(duì)辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高員工的綜合水平，培訓(xùn)內(nèi)容不局限于專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要引導(dǎo)員工形成良好的工作風(fēng)氣，產(chǎn)生服務(wù)意識(shí)，學(xué)校在培訓(xùn)加入計(jì)算機(jī)、法律等公共科目，能夠全面提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，使其在遇到問(wèn)題時(shí)，找到最符合實(shí)際的解決方法。

（五）構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制

為了提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，保證日常事務(wù)得到落實(shí)，高?？梢栽O(shè)置鼓勵(lì)機(jī)制，提高從業(yè)人員的工作積極性，保證其工作效率得到提高，學(xué)校可以通過(guò)完善鼓勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)員工自我完善，保證自身專(zhuān)業(yè)水平得到提高，還能在一定程度上提高從業(yè)人員的創(chuàng)造性，改善各部門(mén)的合作關(guān)系，增強(qiáng)行政人員的工作熱情。例如，高校可以進(jìn)行績(jī)效工資改革，給予員工適當(dāng)?shù)募?lì)，保證員工的工作積極性得到提升，并且對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，也能保證員工付出得到回報(bào)，也利于學(xué)校把握員工工作狀態(tài)，做到賞罰分明，有效提高了員工對(duì)工作的重視程度，高校也可以在考核中淘汰態(tài)度消極，工作怠慢的員工，確保行政團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。高校也可以定期組織考試，提高辦公室人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，保證更多高素質(zhì)人才融入辦公團(tuán)隊(duì)，調(diào)動(dòng)辦公室的工作氣氛，有助于員工發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，提高整體工作效率。

三、總結(jié)

綜上所述，高校要提高對(duì)辦公室的重視程度，增加對(duì)辦公環(huán)境的投入力度，完善其硬件設(shè)施，做到辦公現(xiàn)代化，提高辦公室行政人員的工作效率，并且，學(xué)校也應(yīng)制定相應(yīng)的管理機(jī)制，力求打造高素質(zhì)辦公團(tuán)隊(duì)，使辦公室能夠真正發(fā)揮承上啟下的銜接作用。辦公室的日常工作比較復(fù)雜，需要工作人員具備較高的綜合素質(zhì)，因此，高校也應(yīng)注重對(duì)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期為其提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其能夠不斷完善自己的專(zhuān)業(yè)水平，提高教職工的創(chuàng)新能力，保證辦公人員能夠具備良好的服務(wù)意識(shí)，將學(xué)校的決策或活動(dòng)得到落實(shí)，進(jìn)一步提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。