王永霞

（新疆維吾爾自治區(qū)計量測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

當前我國已經(jīng)全面進入信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)在方方面面都得到了充分的應(yīng)用，并且發(fā)揮出了良好的效果。文書檔案是事業(yè)單位檔案管理體系中最基礎(chǔ)的部分，對行政管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)、部門職能作用的正常發(fā)揮及社會歷史文化研究的深入等都產(chǎn)生了積極推動作用，但是因紙質(zhì)檔案規(guī)模龐大、檔案內(nèi)容廣泛、書寫方式及用詞習慣的變化等多種因素的影響，文書檔案資源只發(fā)揮其部分作用。在信息化背景下，事業(yè)單位要在文書檔案管理中引入信息技術(shù)，利用信息技術(shù)提升事業(yè)單位的服務(wù)效率，為社會進步提供更大的推動力。下文對此進行簡要的闡述。

一、當前事業(yè)單位文書檔案管理的不足之處

（一）缺乏對文書檔案管理工作正確的認識。部分事業(yè)單位領(lǐng)導以及文書檔案管理相關(guān)人員并沒有準確理解文書檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用，對文書檔案管理工作存在輕視心理，將文書檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書檔案管理的資金技術(shù)投入，壓縮文書檔案管理人員編制，其他部門工作人員缺少檔案管理意識，甚至認為沒有義務(wù)配合文書檔案管理工作。

（二）文書檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。新時期背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識，還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時也要熟練掌握計算機的一些基礎(chǔ)功能。隨著社會的進步，文書檔案管理工作也在不斷地發(fā)生變化，但是在當前階段，許多管理人員并沒有做出相應(yīng)的改變，還是在沿用之前的管理方式對檔案進行管理，這種管理方式與當前的事業(yè)單位工作需要存在不相匹配的現(xiàn)象，會嚴重地降低單位的工作效果；在一些事業(yè)單位中，由于工作人員緊缺，事業(yè)單位對文書檔案管理工作沒有應(yīng)有的重視，讓一些其他部門的人員來兼任文書檔案管理工作，給單位帶來了非常不良的影響，很容易出現(xiàn)各種工作上的失誤。文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，這種兼職的方式，很容易造成文書檔案管理中出現(xiàn)各種問題，對事業(yè)單位會產(chǎn)生非常不利的影響；當前許多事業(yè)單位缺乏文書檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書檔案管理工作必須要依靠信息技術(shù)人才才能實現(xiàn)，這種人才的缺失，給文書檔案管理工作的信息化帶來了很大的阻礙。

（三）文書檔案管理設(shè)施不完善。電子文書檔案在文書檔案總量中所占的比例較小，提高了文書檔案管理工作對檔案室規(guī)模、管理環(huán)境等要求，雖然部分檔案室因安全防護措施沒有具體落實到位，檔案發(fā)霉、蟲咬等事情偶有發(fā)生，加劇了文書檔案信息資源的不完整性?，F(xiàn)代化檔案管理設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等的綜合利用率較低，造成了事業(yè)單位資源的浪費。也有少數(shù)事業(yè)單位文書檔案管理設(shè)備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發(fā)生率較高，降低了設(shè)備技術(shù)對提高文書檔案管理質(zhì)量的助推作用。

二、新時期下做好事業(yè)單位文書檔案管理的措施

（一）高度重視事業(yè)單位文書檔案管理工作。實踐證明，成績優(yōu)異、進展順利的工作幾乎全部都受到負責人的高度關(guān)注，當然也包括檔案工作。因此，單位分管檔案工作的領(lǐng)導應(yīng)該充分認識到檔案管理工作的重要性，集中精力于檔案管理工作和服務(wù)公眾工作，要求工作人員努力完成本職任務(wù)。除此之外，尋求上級領(lǐng)導和財政部門的政策和資金支持，加大在這方面的人力、物力及財力資源投入，不斷的加強對檔案工作的宣傳，通過事業(yè)單位中優(yōu)秀的文檔整理進行公示，并提出表揚，或者整理自身單位對檔案利用最終獲得的優(yōu)秀結(jié)果進行展示，讓全體成員能夠意識到文檔整理工作對于事業(yè)單位的重要性，從而保證單位的各個部門有效的配合文檔的搜集工作。

（二）健全完善事業(yè)單位文書檔案管理制度。一是完善的文書檔案管理制度是提高事業(yè)單位文書檔案管理的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位應(yīng)當盡快健全完善文書檔案管理制度，專門針對新時期下文書檔案信息化管理工作設(shè)立相應(yīng)的管理部門及崗位，落實管理要求，優(yōu)化管理流程，明確劃分管理人員的職責。二是要建立好事業(yè)單位的責任管理體系，明確好檔案管理工作的職責，確保在出現(xiàn)問題時能夠責任到個人，對不認真的檔案整理工作人員進行及時的引導，將檔案管理的工作納入季度考核的日常指標中，引起工作人員的重視，實行獎懲制度，對認真負責的工作人員進行表揚，并給予一定的獎勵，對態(tài)度不積極，懈怠工作者提出批評，以此來提高員工工作的積極性。領(lǐng)導也可以不定時的抽取相關(guān)檔案整理人員進行工作的查看情況，或者可以通過口頭匯報，對查看的問題進行及時的整改，保證檔案工作有序進行。

（三）增加文書檔案信息化管理設(shè)備投入。新時期下，文書檔案信息化管理發(fā)展的過程中離不開有力的設(shè)備支持，當前事業(yè)單位應(yīng)當要進一步增加文書檔案信息化管理設(shè)備投入，及時更新計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、數(shù)字化輸入輸出設(shè)備等硬件設(shè)施，為信息化背景下的文書檔案管理優(yōu)化提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人力資源是第一資源，新時期背景下，若想不斷提升事業(yè)單位文書檔案管理，必須要先具備充足的人才隊伍。事業(yè)單位的文書檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的文書檔案管理知識和技術(shù)，同時還要具備熟練的信息化操作能力，因此，一方面要對檔案管理人員定期進行培訓，加強對文書檔案管理人員的職業(yè)精神和職業(yè)素質(zhì)教育，要求檔案管理者必須堅持實事求是的原則。另一方面加強對文書檔案管理人員的信息化培訓，表揚主動學習和運用最新軟件設(shè)備辦公的管理人員，通過談話等方式來讓管理人員意識到現(xiàn)代信息化是檔案管理必然趨勢的現(xiàn)狀，促使其成為檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的動力。

（五）增強文書檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性。文書檔案作為事業(yè)單位的重要文件，它的管理具有機密性要求，必須要提高警惕，保證文書檔案信息的安全性。在當前的信息化背景下，文書檔案數(shù)據(jù)的安全性成了一項關(guān)鍵性問題。網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，它既帶來了海量的數(shù)據(jù)資源，同時又帶來了數(shù)據(jù)泄密的風險，所以為了增強文書檔案數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)當要合理選擇計算機網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)及布置網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，采用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是事業(yè)單位中的一項重要工作，在新時期背景下，信息技術(shù)是當代影響力最大的技術(shù)，在社會進步過程中起到了非常大的推動作用。文書檔案信息化管理成為文書檔案管理以后的主要發(fā)展方向。事業(yè)單位通過高度重視文書檔案管理工作、健全完善文書檔案管理制度、增加文書檔案管理設(shè)備投入、提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及增強文書檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性，加強信息技術(shù)的引入，實現(xiàn)信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)信息化的文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。