趙春全 倫 紅

1.山東建筑大學(xué)，山東 濟(jì)南 250100；2.山東省胸科醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250100

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)步入數(shù)字化和信息化時(shí)代，檔案人員的服務(wù)意識(shí)要不斷提高，除了做好檔案信息收集、整理和保存等工作外，還要注重發(fā)揮這些檔案信息的價(jià)值，關(guān)注使用者的需求，為他們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。本文主要圍繞數(shù)字化時(shí)代下的檔案服務(wù)方式展開(kāi)研究。

一、樹(shù)立起現(xiàn)代化檔案服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)

新時(shí)代的檔案管理工作要一切從人的需求出發(fā)，滿足檔案信息使用者的需求，這就需要樹(shù)立檔案管理工作人員正確的服務(wù)意識(shí)。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案管理人員要積極主動(dòng)地開(kāi)展各項(xiàng)工作，做好檔案資料的收集、整理、保存等工作。比如，編制專題文摘等；了解檔案信息使用者的未來(lái)使用需求，并提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)變成積極主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)與信息使用者間的聯(lián)系，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，促使服務(wù)更加完善。

同時(shí)，檔案管理工作人員要建立檔案信息安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到在實(shí)際數(shù)字化檔案管理中，檔案信息安全威脅隨時(shí)存在，要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)技術(shù)，做好黑客、病毒等的攻擊預(yù)防工作，保障電子檔案信息的安全。同時(shí)還要不斷完善檔案信息安全管理體系，根據(jù)不同的檔案信息安全層級(jí)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

二、充分利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，搭建檔案信息數(shù)字化管理平臺(tái)

數(shù)字化時(shí)代下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了我國(guó)各方面的不斷發(fā)展?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，與很多傳統(tǒng)行業(yè)建立了緊密聯(lián)系，創(chuàng)造了新的發(fā)展業(yè)態(tài)。檔案管理工作要抓住機(jī)遇，做好以下三點(diǎn)：一是，涉及到檔案管理工作的所有單位，要將紙質(zhì)檔案管理工作做到位，收集、整理好所有相關(guān)檔案資料。二是，根據(jù)紙板檔案資料建立數(shù)字化檔案館。三是，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，將各類檔案信息進(jìn)行整合，建立檔案信息資源平臺(tái)，使這個(gè)平臺(tái)與其它的檔案信息資源平臺(tái)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理相互結(jié)合的今天，檔案管理工作人員要不斷提高新技術(shù)運(yùn)用水平，完善檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，建立科學(xué)的檔案管理工作平臺(tái)，從而使檔案管理服務(wù)更優(yōu)質(zhì)，使整個(gè)工作平臺(tái)流程更加科學(xué)、規(guī)范。

三、充分利用現(xiàn)代數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化思維，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

傳統(tǒng)的紙板檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需要，需要向網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式轉(zhuǎn)變，將各類檔案信息整理進(jìn)行上傳，并對(duì)這些檔案信息進(jìn)行科學(xué)化管理。

首先，各單位針對(duì)本單位的實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行重新梳理，使整個(gè)檔案管理工作流程變得更加科學(xué)、規(guī)范，滿足檔案管理實(shí)際需要。傳統(tǒng)的紙板檔案存儲(chǔ)方式單一，而數(shù)字化檔案存儲(chǔ)可以使用很多的方法，比如微縮型、聲像型等，這些存儲(chǔ)方式更利于檔案信息的保管。

其次，根據(jù)改進(jìn)后的檔案管理工作流程，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而為信息使用者提供更多的檔案信息服務(wù)。這就需要調(diào)動(dòng)各部門(mén)的人員積極參與其中，同時(shí)還要配備相應(yīng)的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，還要掌握相關(guān)的技術(shù)。硬件設(shè)備是必須準(zhǔn)備的，同時(shí)軟件系統(tǒng)也是必不可少的，只有這些都具備，才能有條件建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)要設(shè)置很多功能，比如查詢、檔案信息共享等，從而使這個(gè)平臺(tái)發(fā)揮出最大的檔案信息服務(wù)作用。

四、加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案工作人員服務(wù)能力

數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作人員需要具備更多的知識(shí)和技能才能真正做好這一工作。具體如下：

一是，要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。打造這樣高質(zhì)量的隊(duì)伍需要做的工作有很多，需要學(xué)習(xí)的知識(shí)和技能也有很多，包括檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、檢索、復(fù)制、標(biāo)引等，同時(shí)，還要對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)等了如指掌，只有這樣，才能提高整體檔案管理工作人員隊(duì)伍的質(zhì)量。

二是，開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)。要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們各方面的知識(shí)和技能，并要做好監(jiān)督工作，使他們真正的掌握了這些培訓(xùn)內(nèi)容，從而促進(jìn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

三是，注重工作人員綜合素質(zhì)的提升。數(shù)字化時(shí)代下，要求不斷提高檔案管理人員的綜合能力，即在實(shí)際工作中，不僅要求工作人員能隨時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題，還要求他們可以在冗雜的檔案信息中總結(jié)規(guī)律，并進(jìn)行深入思考和分析，從而整理出有價(jià)值的信息，為決策者提供可靠的信息依據(jù)，促進(jìn)其單位健康發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字化時(shí)代下，在檔案服務(wù)工作中，檔案管理人員要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，積極主動(dòng)地為使用者提供服務(wù)，并不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式，使檔案信息發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。