王革

（遼寧省遼陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 遼陽 111004）

高校人事檔案記錄著高校教職工職業(yè)生涯的發(fā)展過程，蘊含著重要的信息資源，是以人力資源部門為主的相關(guān)部門開展各類活動的基礎(chǔ)，為高校的一線教學(xué)任務(wù)、個人提拔任用，業(yè)績考核等各項工作提供了重要的依據(jù)。日趨成熟的大數(shù)據(jù)技術(shù)為各行業(yè)帶來了一定益處，對于高校人事檔案管理來說亦是信息化建設(shè)優(yōu)化發(fā)展的契機，將該技術(shù)應(yīng)用到其中必然會給相關(guān)工作的開展注入新的活力。因此，借助網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提升檔案使用率及檔案管理質(zhì)量為目前的趨勢。當(dāng)然，對于高校而言，大數(shù)據(jù)為其發(fā)展提供了優(yōu)勢，同時也面臨著挑戰(zhàn)，在實際應(yīng)用中還存在一些問題，對這些問題加以解析，提出解決對策，使大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入高校人事檔案管理中，發(fā)揮實際作用。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

高校是為國家提供高素質(zhì)人才的高等教育機構(gòu)，包括多種學(xué)科設(shè)置且構(gòu)成人員情況復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)類型多元。作為人力資源管理部門，人事管理工作任務(wù)繁重，人事檔案管理更加考驗人的素質(zhì)。高校人事檔案的分類存在多元性，按管理權(quán)限分類，包括上級管理檔案和校管檔案兩種，由上級組織部門考核任命的干部的檔案由上級部門集中管理，其余人事檔案則由高校人力資源管理部門集中管理；按人員崗位分類，人事檔案又可分為干部檔案及工勤檔案兩類。一本完整的人事檔案由十部分組成，包括履歷、自傳、各種考核、學(xué)歷資歷、業(yè)務(wù)能力水平、職務(wù)職級變化、政審情況、政治信仰、獎懲情況、工資福利及其他需要說明情況。這樣繁瑣且龐雜的工作，不是一蹴而就的事，需要檔案管理人員對材料進(jìn)行耐心、細(xì)致、客觀地甄別，保證歸檔材料的真實性。歸檔的目的一是記錄了個人的從業(yè)成長經(jīng)歷，二是為了更好的利用檔案信息資源，此時人事檔案管理的“數(shù)字化”和“數(shù)據(jù)化”就變成了必然趨勢。大數(shù)據(jù)對于優(yōu)化高校檔案管理具有重要的收集、管理及使用價值[1]。目前我國高校人事檔案管理工作步入信息化時代，已經(jīng)取得了一定的成效，同時又面臨著突出的現(xiàn)實問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)低，管理意識不足

人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)直接決定檔案信息開發(fā)利用程度，直接影響檔案工作的效率與質(zhì)量。但是目前的狀況是人事檔案均放在人力資源管理部門，一般由該部門的職員兼職管理，由于管理人員瑣事多，任務(wù)重，而檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，不僅需要具備過硬的專業(yè)知識，還要熟悉人事業(yè)務(wù)工作。工作人員常常處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，加上主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案認(rèn)識有偏差，缺乏對檔案管理的重視程度，易造成材料缺失、錯亂等問題，另外高校檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，責(zé)任心不足，大部分人員不具備相關(guān)的計算機使用技術(shù)，未進(jìn)行檔案管理專業(yè)系統(tǒng)知識培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案編排分類及維護(hù)混亂，造成管理漏洞，因此，如何做好人才隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是目前的目標(biāo)。

（二）缺少基礎(chǔ)設(shè)施支持及資金投入

云時代背景下，大數(shù)據(jù)日漸受到人們的關(guān)注。所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，就是從眾多種類繁雜的數(shù)據(jù)中，快速獲得所需信息的能力。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，使現(xiàn)代科技水平成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)與核心，可有效提升工作效率，提高工作靈活性，具有重要意義。但是，由于對高校人事檔案管理工作重視度不夠，認(rèn)識片面，認(rèn)為只要將檔案目錄進(jìn)行打印裝訂就代表了檔案信息的電子化，而不投入資金去開發(fā)或購買國家允許范圍內(nèi)合適的專業(yè)的檔案軟件或建設(shè)檔案局域網(wǎng)，計算機配置低，軟件和硬件系統(tǒng)落后，難以滿足工作需要，導(dǎo)致工作時出現(xiàn)故障，造成人事檔案損壞、丟失等情況；同時，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)也只是可進(jìn)行簡單統(tǒng)計與查詢功能，整體的水平仍然較低?？傊?，人事檔案管理工作仍處于被動落后局面。

（三）管理體制紊亂，缺乏應(yīng)用規(guī)范

高校人事檔案管理是一項復(fù)雜且專業(yè)性很強的工作，涉及各個方面，具有更復(fù)雜、更保密的特征，但是目前尚未形成規(guī)范性、系統(tǒng)性及統(tǒng)一性的管理體制，因此影響了人事檔案的應(yīng)用成效，無法發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的重要作用。由于缺乏健全的管理體制且管理意識淡薄，檔案管理工作在實際的實施細(xì)節(jié)上存在一定的問題，比如調(diào)檔、查檔記錄保存散亂、檔案的入檔與出檔信息登記不及時等，易造成信息的錯亂與遺漏，人事檔案亦未實現(xiàn)專人專管；由于非機關(guān)事業(yè)單位對人事檔案的重視程度越來越低，對調(diào)到非機關(guān)事業(yè)單位的人員存在“人檔分離”的隱患，均會對檔案管理工作的開展產(chǎn)生影響。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理對策

（一）提高人事檔案工作隊伍整體素質(zhì)

首先，加強高校人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中理想信念是關(guān)鍵、職業(yè)道德是前提、精通業(yè)務(wù)是保障[2]，針對檔案意識薄弱問題，加強思想觀念建設(shè)，對人事管理工作給予一定關(guān)注及經(jīng)費上的支持，創(chuàng)建良好工作環(huán)境。其次，定期開展培訓(xùn)活動或業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，深入了解人事檔案管理制度及規(guī)范，增強檔案管理意識，完善自身知識結(jié)構(gòu)，建立崗前培訓(xùn)、持證上崗及定期考核制度，做好道德培訓(xùn)，培養(yǎng)工作責(zé)任心，調(diào)動工作積極性。第三，將考核結(jié)果與激勵機制相結(jié)合，在獎勵性績效和年終目標(biāo)獎等獎勵性津貼中，按工作實際情況進(jìn)行分配，做到按勞取酬，多勞多得，獎懲分明，打破人浮一事的現(xiàn)象，避免分配不公平。最后，引進(jìn)具有嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、細(xì)致、耐心等較高思想素質(zhì)、過硬專業(yè)技能的復(fù)合型人才，為隊伍注入生命力，以適應(yīng)新時代人才信息檔案管理的新形式。

（二）提高重視程度，加大資金投入

購置計算機、掃描儀、移動硬盤等必要硬件設(shè)備，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫的軟件系統(tǒng)；加大專項資金投入，利用OA平臺建設(shè)校內(nèi)檔案局域網(wǎng)，實現(xiàn)人事檔案與辦公自動化相結(jié)合，設(shè)置權(quán)限，讓領(lǐng)導(dǎo)和教職工可以在線查看和更新自己的個人資料，不受時間、空間限制，做到更方便、快捷、準(zhǔn)確，增強使用效率，達(dá)到質(zhì)的飛躍，實現(xiàn)一體化服務(wù)。更新與提升人事檔案管理的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)掃描、分析及運用等各個環(huán)節(jié)保障人事檔案工作的順利進(jìn)行，優(yōu)化人事檔案數(shù)據(jù)管理流程，對復(fù)雜重要的檔案通過信息化處理儲存于數(shù)據(jù)平臺，以備隨之調(diào)取，提高工作效率。同時健全檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，實現(xiàn)檔案高效檢索，提升人事檔案管理的效率，充分發(fā)揮人事檔案的價值。

（三）加強高校人事電子檔案的保密性

干部人事檔案的信息化處理，既提升了人力資源部門的工作效率，又方便了全體教職工。但在“黑客”無孔不入的竊密行為下，電子檔案成為一把“雙刃劍”。做好干部人事檔案信息的安全維護(hù)工作，保證人事紙質(zhì)檔案的完整性、真實性和安全性，且需妥善保管好紙質(zhì)檔案，不可丟失。在錄入電子檔案過程中，保證錄入內(nèi)容與紙質(zhì)材料的一致性和準(zhǔn)確性，使紙質(zhì)檔案真實地轉(zhuǎn)化為電子檔案，安裝強大可靠的安全保護(hù)設(shè)備，保證電子檔案的保密性與安全性。

（四）健全高校人事檔案信息管理體制

完善的管理體制是保證檔案管理工作順利開始的前提，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理規(guī)則，更新管理理念與技術(shù)是大勢所趨。明確相關(guān)管理部門職責(zé)，并將工作具體到個人，做好工作內(nèi)容的有效界定，將控制型管理轉(zhuǎn)變成服務(wù)型管理[3]，以服務(wù)為本，形成開放式人事檔案管理模式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息共享，簡化審批程序，傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理相結(jié)合，提高信息利用的價值與時效性。并在實踐中發(fā)現(xiàn)管理體制的優(yōu)缺點，揚長避短，對其不斷進(jìn)行優(yōu)化，最終找到最適合的管理體制。

三、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源的價值還有待進(jìn)一步的開發(fā)，這就為高校人事檔案管理工作提出了新的要求，但由于信息化浪潮的沖擊，高校人事檔案管理工作仍存在問題，面臨挑戰(zhàn)，嚴(yán)重影響工作的效率和質(zhì)量，對此，根據(jù)存在的問題制定優(yōu)化策略，充分應(yīng)用信息化技術(shù),使得高校人事檔案管理工作不斷優(yōu)化與完善。