張雪

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟南 250014）

在諸多的企業(yè)、機構(gòu)當中，辦公室需要承擔(dān)種類多、數(shù)量大的工作，所以通常辦公室處在整個企業(yè)或機構(gòu)的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對相應(yīng)的規(guī)則制度進行遵守，還需要聽從上級的命令與要求，以及對下層工作人員的各方面情況進行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業(yè)內(nèi)部擔(dān)任事務(wù)處理工作，其還需要具有優(yōu)秀的調(diào)節(jié)能力以及溝通能力。因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質(zhì)量，以促使企業(yè)、單位能夠持續(xù)處于穩(wěn)定的運行和發(fā)展的狀態(tài)。

一、辦公室文秘工作者要注意提高自身的專業(yè)素質(zhì)

（一）要嚴格遵守公司的規(guī)章制度

文秘工作雖然任務(wù)繁重、工作辛苦，但是文秘工作者依然要遵守公司的規(guī)章制度，不要遲到早退、上班偷懶，保證每天以最飽滿的熱情面對工作。俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，辦公室文秘工作有很多的管理制度，文秘工作者需要嚴格遵守，這樣才能保證文秘工作的順利進行以及提高工作的質(zhì)量。而且文秘工作有很多比較瑣碎、細小的事情，這就需要文秘工作者多利用邊角余料的時間細心處理這些小事情，這樣才能更加完美、優(yōu)質(zhì)和全面地完成工作[2]。

（二）提高自身的工作效率

辦公室文秘每天都有新的任務(wù)，每天的任務(wù)都很繁重，辦公室文秘要及時把工作都分類歸納好，然后進行工作的完成。文秘工作者需要有較強的速記能力和歸納整理能力，做事情要有耐心，避免在工作中出現(xiàn)重復(fù)或者遺漏的問題，在完成一項工作之后，要對這項工作進行一個總結(jié)并且把發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄，這樣可以很好地避免需要這份資料的時候卻很難找到的情況發(fā)生。建議文秘工作者每天早上來上班的時候，都把今天的任務(wù)進行一個輕重緩急的劃分，之后再按照重要程度進行工作，這樣的工作會更加高效有規(guī)律。

二、文秘寫作素養(yǎng)的若干思考

（一）語言詞匯簡潔，數(shù)據(jù)精準

（1）公文內(nèi)容中，對于文字的精準極為苛刻，任何字都不能出現(xiàn)任何失誤，每一個字都要有實際意義，并且對于公文的文種，更要嚴格把控，而這點反而是公文中常見的失誤現(xiàn)象。（2）內(nèi)容中注意使用數(shù)字進行整體修飾，對于公文來講，數(shù)字可以讓其更為美觀得體，內(nèi)容表達更為精準高效，所以，在實際書寫中，需要對各類數(shù)字格式有著精準的掌控力，注意統(tǒng)一性與實際意義。（3）對于內(nèi)容的簡寫需要謹慎，不要把核心關(guān)鍵詞省略掉公文中的內(nèi)容簡寫現(xiàn)象也較為普遍。但是，很多東西在簡寫時需要注意對關(guān)鍵詞的把控，例如工商部門在特指某個公司時，如果將 XXXX 有限責(zé)任公司簡寫成 XXXX 公司，最終的結(jié)果就是讓整個簡寫內(nèi)容表達出現(xiàn)歧義，公文內(nèi)容喪失了嚴謹?shù)谋举|(zhì)。（4）內(nèi)容直截了當，不可模糊。公文不同于其他文學(xué)作品，其更像是一種邏輯推導(dǎo)，因此在具有指導(dǎo)性作用的公文中，需要盡量避免使用那些模糊性詞匯，例如：大概、可能等，會嚴重削弱公文應(yīng)用的威信，也會導(dǎo)致公文在不同部門之間進行傳達時無法有效實施。

（二）構(gòu)建文秘工作者的創(chuàng)新意識框架

在當今發(fā)展迅速的社會，大部分事物的發(fā)展都需要創(chuàng)新。無論是企業(yè)還是政府機構(gòu)，在提高辦公室文秘工作質(zhì)量的時候都需要創(chuàng)立一種創(chuàng)新的意識，不能墨守成規(guī)，被時代遺留。特別是提高文秘工作的水平時，更加需要樹立一種創(chuàng)新的意識，遠離死板、不靈活的工作理念和工作方式，以創(chuàng)新的方式提高工作效率和工作質(zhì)量。

（三）提升自身辦事效能

對辦公情況進行評估的最終標準就是辦事效能，若一名文秘工作人員在一天中的工作數(shù)量繁多，但是其工作效率從未得到提升，即不具有辦事效能。需要注意的是，效能注重的是辦事的質(zhì)量。第一，文秘工作人員在開展工作的過程中，應(yīng)該時刻保持著對于工作的熱情和積極性，從而為工作的順利、高效開展打下基礎(chǔ)，同時，用心對待每一項工作及其中的每一個流程，保障工作質(zhì)量能夠不斷提高。例如，在為領(lǐng)導(dǎo)撰寫發(fā)言稿的過程中，若文秘具自身具有良好的文學(xué)素養(yǎng)和文字功底，自然能夠快速、高效地完成撰寫發(fā)言稿的任務(wù)，但是若文秘工作人員不具有相應(yīng)的經(jīng)驗和能力，在進行發(fā)言稿撰寫的過程中，可能出現(xiàn)不符合相關(guān)要求的情況。所以為了保障發(fā)言稿的質(zhì)量，文秘工作人員應(yīng)首先做好充分的準備，對領(lǐng)導(dǎo)的各方面要求進行清晰明確，以避免出現(xiàn)盲目下筆的情況。第二，文秘工作人員應(yīng)對自身的各方面知識儲備不斷更新，并不斷拓展自身的知識面和培養(yǎng)創(chuàng)新工作思維，及時對公司發(fā)展的最新動向和政策進行了解，根據(jù)公司發(fā)展對于文秘的要求積極提升對自我的要求，以保障自身具有更加良好的對問題進行解決的能力。

（四）增加信息數(shù)據(jù)處理訓(xùn)練內(nèi)容

強化軟件的信息數(shù)據(jù)處理能力的培養(yǎng)，數(shù)據(jù)中信息處理極其重要。一般來說，文職崗位會做一些基礎(chǔ)性的信息數(shù)據(jù)收集與處理的事務(wù)，普通課程包含了常規(guī)軟件的內(nèi)容，但需要增加練習(xí)內(nèi)容，獲得更多實際性的訓(xùn)練。

（五）舍棄老套模板，以實際為基礎(chǔ)，禁止千篇一律

當前的各地公文報告中，很多存在著“假、長、空”的現(xiàn)象，比如地區(qū)的年終工作報告，很多時候只有地名不同而其他資料內(nèi)容完全一致，嚴重影響了寫作的良好風(fēng)氣，因此對于寫作，首先需要以實際為基礎(chǔ)，并融入自身的智慧，即使是同一文種、同一內(nèi)容的公文，也不能出現(xiàn)千篇一律的現(xiàn)象。在二十一世紀，對于公文的內(nèi)容，需要更多培養(yǎng)與研究創(chuàng)新思維，在公文與時代緊密結(jié)合，某些非正式性場合的公文內(nèi)容可以適當使用網(wǎng)絡(luò)用語，但是在使用時也要謹慎。

結(jié)束語

在新時期，對于寫作不僅僅要保持創(chuàng)新思維，還要精準把控寫作時需要注意的各項細則，以邏輯性為基礎(chǔ)，充分利用各種修飾手段使公文內(nèi)容更有活力，表達更為清晰。同時，主動學(xué)習(xí)必備的政治理論基礎(chǔ)知識，不斷提升自身的文學(xué)素養(yǎng)，提高自己的實踐寫作能力，在寫作中培養(yǎng)獨立思維，使公文真正起到實際意義與作用。