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        新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

        2020-12-08 14:23:46段芳
        魅力中國 2020年40期

        段芳

        (內蒙古烏蘭察布市卓資縣民政局,內蒙古 烏蘭察布 012300)

        隨著經濟社會發(fā)展水平不斷提高,新時期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場挑戰(zhàn)形勢。在激烈的市場競爭環(huán)境下加強事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新,有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化,進而不斷夯實事業(yè)單位改革發(fā)展基礎,提高科學化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理,創(chuàng)新性不足,檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠,嚴重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對策探究具有重要的社會意義和現(xiàn)實價值。

        一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        (一)信息化管理水平較低,設備不齊全

        “互聯(lián)網+”時代,越來越多的新型產品被研發(fā)出來。事業(yè)單位檔案管理,傳統(tǒng)的實體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的不斷增加,掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當中的必須品。但從目前形勢看,很多事業(yè)單位的設備不齊全。這導致信息化檔案管理水平不高。同時,事業(yè)單位檔案室在建設的過程中也有很多不符合要求的情況發(fā)生,比如:易燃易爆的物品隨意擺放、檔案室的封閉性不夠好等。以上這些問題影響了事業(yè)單位長遠、穩(wěn)定的發(fā)展。

        (二)檔案管理機制不夠完善,規(guī)范性有待提高

        受到多方面因素的影響,事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作重視程度不夠,沒有將其作為一項重要的基礎工作來進行統(tǒng)籌規(guī)劃和調度安排。檔案管理相關的制度也不夠完善,僅僅是按照上級的要求來進行檔案信息的采集和整理,沒有從規(guī)范性的角度全面加強辦公室檔案管理工作,相關的制度不夠完善,管理體系需要健全,以此才能保證檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。此外,事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需要加強系統(tǒng)規(guī)劃,針對性完善相關的資金保障機制,切實保證檔案建設工作扎實有序開展,設置專項資金來進行統(tǒng)籌管理,更好地推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

        (三)管理效率偏低

        由于長期手動整理各類檔案,導致檔案管理工作進度緩慢,難以高效率完成歸檔、分類、整理等工作,進而很難在規(guī)定的時間內高效率分類各種檔案,且在整理檔案和歸納的過程中需耗費人力,這為檔案管理人員帶來工作壓力,而且,檔案管理工作量繁重,如果長時間耗費人力管理和整理諸多的檔案,必然會增加檔案管理難度,還會出現(xiàn)檔案分類不明確的情況,進而難以快速找到所需的檔案和文件,說明檔案管理方式有待創(chuàng)新。

        二、新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

        (一)打造數(shù)據(jù)中心,加強動態(tài)監(jiān)控

        當前迅速整合分散的數(shù)據(jù)信息,實現(xiàn)有效的共享與利用已成為“互聯(lián)網+”檔案管理中的重要內容。而數(shù)據(jù)中心的籌建,不僅是解決以往檔案存儲和共享問題的主要途徑,還是檔案管理過程中,信息化建設的中心。與此同時,進行科學性的頂層設計工作,及時總結現(xiàn)階段檔案管理信息化的建設,能夠全面總結相關數(shù)據(jù)的特點,以及根據(jù)實際情況總結相應的管理經驗,并且根據(jù)確定的數(shù)據(jù)模塊布局與內在的邏輯信息,建立一套完整的保證系統(tǒng)。通過數(shù)據(jù)中心的動態(tài)監(jiān)控,保證能夠整體覆蓋全部單位的結構,這樣,不但可以確保工作效率,還能減少不必要的成本,給人們的工作帶來有力的保障。

        (二)做好充分的安全防范工作,避免出現(xiàn)信息泄露等問題

        目前,由于互聯(lián)網的迅速發(fā)展,信息泄露事件屢見不鮮。因此,在“互聯(lián)網+”時代下,做好檔案管理的安全防范工作至關重要。事業(yè)單位要充分意識到檔案管理安全的重要性。在對檔案進行存放時,要確保檔案室門窗緊閉;應派安保人員在檔案室門口進行看守,防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識,做好相應的安全防范工作,確保檔案管理工作的順利進行。因此,應不定期地對檔案管理人員進行培訓,教會他們如何避免危險的發(fā)生。同時,事業(yè)單位應制定相關的安全管理制度,對于出現(xiàn)違規(guī)操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實檔案管理安全防范工作,事業(yè)單位可以從以下幾個方面入手:首先,要對檔案管理系統(tǒng)的訪問進行設置,這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一,能夠有效地避免一些不法分子的闖入,從而提高信息化檔案管理的安全性;其次,添加防火墻技術,防護墻能夠在想要保護的網絡與其他網絡之間產生“屏障”,從而避免其他網絡對于要保護網絡的訪問。事業(yè)單位可以利用防火墻技術,對檔案管理系統(tǒng)進行設置,從而控制其他網站的訪問;最后是病毒防護措施,病毒能夠對檔案管理系統(tǒng)進行破壞,從而使檔案管理系統(tǒng)的操作受到限制,因此,安裝病毒保護軟件非常重要。

        (三)創(chuàng)新檔案管理制度

        ①將檔案管理工作分為幾部分,由不同級別的管理人員,指定完成相應的工作內容,也就是說按照劃分的工作量,完成檔案管理工作,以此確保檔案管理人員的工作量均等,并做到各司其職,以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。②落實責任制,將工作職責細致劃分到每位管理人員的身上,有效增強管理人員對待本職工作的責任感。③落實獎懲機制、考核機制,定期考核管理人員的同時,對于違反管理規(guī)定的管理者予以嚴厲處罰,起到警示的作用,能使管理人員認真做好檔案管理工作。④要求檔案管理部門的所有工作人員相互監(jiān)督、管理、相互合作、互幫互助,有利于增強檔案管理人員之間的凝聚力,進而做好檔案管理工作,說明創(chuàng)新檔案管理制度的重要性。

        結束語

        綜上所述,事業(yè)單位檔案管理信息化建設,是一個系統(tǒng)建設的過程,其中會出現(xiàn)很多問題。因此,針對這些問題,事業(yè)單位要有針對性地提出解決對策,這樣才能推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設,才能保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定發(fā)展。

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