段驚龍
(山東省單縣招才引智服務(wù)中心,山東 荷澤 274300)
事業(yè)單位在發(fā)展與日常工作中會(huì)形成大量的文件資料,為檔案管理工作帶來(lái)了巨大考驗(yàn),如何高效存儲(chǔ)與利用檔案信息,是檔案管理部門需要關(guān)注的內(nèi)容。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,不僅可以在龐大檔案信息中篩選出高價(jià)值信息,也能夠完成對(duì)檔案信息資源的深度挖掘,具備云端存儲(chǔ)、檔案信息分析及檔案快速檢索等功能。大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用,有利于檔案管理技術(shù)的革新,在技術(shù)層面上為事業(yè)單位檔案工作提供了支持與保障。
在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)方式日益多元化,從以往紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒂涗浥c存儲(chǔ)。事業(yè)單位在檔案工作中發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用,可以讓檔案文字信息得到完整保存,也為圖片信息、視頻信息等保存打牢基礎(chǔ),為后期檔案管理與查詢創(chuàng)造有利條件。事業(yè)單位采取電子信息存儲(chǔ)方式,可以為檔案管理工作帶來(lái)更多便利,在檔案儲(chǔ)存與提取等環(huán)節(jié)上節(jié)約了時(shí)間、對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)說(shuō),要求借助計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)完成對(duì)檔案信息的管理與存儲(chǔ),這也對(duì)檔案管理人員素質(zhì)與能力提出了較高的要求,只有保證操作的規(guī)范性與準(zhǔn)確性,減少失誤,才能避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)永久丟失與損毀等問(wèn)題。
將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用事業(yè)單位檔案管理中,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息的高效收集與整理,發(fā)揮著電子信息分類、電子文檔數(shù)據(jù)提取等作用,便于提升檔案信息整合速度與效果。對(duì)此需要對(duì)信息化管理機(jī)制進(jìn)行完善,在事業(yè)單位檔案收集與整理中借助大數(shù)據(jù)技術(shù)快速獲取所需各項(xiàng)檔案資料,通過(guò)高效利用促使檔案資源更加豐富[1]。在事業(yè)單位檔案儲(chǔ)存環(huán)節(jié),可以采取數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)方式形成完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并在互聯(lián)網(wǎng)中開辟云儲(chǔ)存空間,促使檔案存儲(chǔ)最大化。此外,還要注意事業(yè)單位檔案信息安全問(wèn)題,保密信息必須及時(shí)加密存儲(chǔ),加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全檢查工作,這是提升檔案管理水平的重要手段。
檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容,由于很多設(shè)備在長(zhǎng)期使用中出現(xiàn)老化現(xiàn)象,為檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展帶來(lái)了不利因素。這要求事業(yè)單位提高重視,增加投入,盡快將各項(xiàng)先進(jìn)、性能優(yōu)良的數(shù)字化設(shè)備配置齊全。這是因?yàn)閿?shù)字化作為計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、軟件技術(shù)和智能技術(shù)的基礎(chǔ),在現(xiàn)代化設(shè)備支持下,才能有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的系統(tǒng)化與規(guī)范化水平。事業(yè)單位在檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后,可以在數(shù)據(jù)匯總與整理上更加標(biāo)準(zhǔn)、明確與系統(tǒng),為檔案信息收集創(chuàng)造有了條件。事業(yè)單位要重視軟硬件設(shè)施建設(shè),這是檔案信息化與數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)的,在促進(jìn)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化和精準(zhǔn)化發(fā)展上具有重要意義。
用戶在搜索檔案信息時(shí),通常會(huì)對(duì)搜索內(nèi)容采取關(guān)鍵詞篩選的方式,查找與之相關(guān)的內(nèi)容,在大數(shù)據(jù)平臺(tái)支持下,能夠及時(shí)整理用戶搜索的信息,并實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的深度挖掘,在分析處理后了解檔案用戶潛在需求。事業(yè)單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺(tái),可以將訪問(wèn)用戶身份、搜索內(nèi)容等記錄下來(lái),在下一次訪問(wèn)時(shí)根據(jù)之前搜索記錄推薦相關(guān)信息?;诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的智能信息分析平臺(tái),能夠?qū)⒂脩羯矸菪畔?、位置信息、搜索信息等記錄下?lái),在智能分析后讓用戶分配至相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)中。如在招才引智服務(wù)中心檔案庫(kù)中搜索信息,系統(tǒng)將記錄用戶第一次搜索的信息,分析出其所在部門等信息,當(dāng)再次訪問(wèn)該數(shù)據(jù)庫(kù)后,系統(tǒng)將自動(dòng)彈出用戶所在部門信息,便于其快速查閱所需信息。
在事業(yè)單位檔案中可以將各項(xiàng)工作、發(fā)展歷程等反映出來(lái),關(guān)系著內(nèi)部工作的正常開展,大數(shù)據(jù)環(huán)境下為加強(qiáng)檔案管理工作,還需要將安全工作放在重要位置,將具體安全責(zé)任明確到個(gè)人。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作有了新的變化,除了有紙質(zhì)檔案以外,更多的是電子檔案,這讓檔案管理全面性、協(xié)調(diào)性實(shí)現(xiàn)了提升,也為安全工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)[2]。為此需要檔案管理人員關(guān)注紙質(zhì)檔案的安全,防止在紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f、借閱和搬運(yùn)期間出現(xiàn)丟失、損毀等問(wèn)題。同時(shí)也要對(duì)部分電子檔案實(shí)行加密處理,增加只讀屬性,防止人為修改,這是提升檔案安全性的有力措施。在檔案信息錄入過(guò)程中,應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行,確保紙質(zhì)檔案信息完整、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)化到電子檔案中,保證電子檔案信息更加準(zhǔn)確、可靠與實(shí)用。由于規(guī)避了錄入信息錯(cuò)誤,因而也減少了檔案后期維護(hù)與使用的麻煩。
總之,進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后,事業(yè)單位檔案管理工作也加快了信息化建設(shè)步伐,在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下,將顯著提升檔案收集與整理工作效率,為檔案查詢與利用創(chuàng)造了良好條件。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也為檔案管理人員帶來(lái)了新的考驗(yàn),需要增強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識(shí),及時(shí)掌握新的技術(shù)與設(shè)備使用方法,從而保證更好發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用,確保檔案管理質(zhì)量與效率顯著提升,更好服務(wù)于大眾。