劉再蘭

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

檔案作為各行各業(yè)工作和生活活動(dòng)的原始記錄，不僅僅是歷史的寶庫(kù)、社會(huì)的回憶，而且也是經(jīng)歷的記載、經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)于小到一個(gè)單位大到一個(gè)國(guó)家，回顧歷史、總結(jié)歷史，指導(dǎo)當(dāng)前、服務(wù)未來(lái)，有著原始性、價(jià)值性的特點(diǎn)，有著指導(dǎo)性的意義，具有十分重要的作用。想要在當(dāng)前形勢(shì)下保障單位檔案管理工作有序進(jìn)行，就應(yīng)當(dāng)不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。下面就如何規(guī)范檔案管理工作，淺談幾點(diǎn)看法。

一、檔案管理存在的普遍問(wèn)題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較弱

檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫群鸵?guī)范的工作流程。首先，單位檔案管理工作較為薄弱，專業(yè)管理人員缺失，大多為兼職人員從事檔案管理，工作中專業(yè)性不強(qiáng)，資料遺漏時(shí)有發(fā)生，影響了檔案資料的完整性。其次，人員兼職，崗位邊緣化等因素影響相關(guān)人員開(kāi)展檔案工作的積極性，進(jìn)而產(chǎn)生工作效率低下且工作質(zhì)量不高的問(wèn)題。其三，檔案管理工作枯燥、瑣碎，日復(fù)一日的單調(diào)、重復(fù)的勞動(dòng)過(guò)程中，乏味之感會(huì)油然而生，容易產(chǎn)生厭煩情緒。

（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

由于文檔管理系統(tǒng)復(fù)雜且龐大，人力無(wú)法進(jìn)行高效而有序的管理，因此檔案管理的信息化是決定檔案工作規(guī)范化水平的重要因素。盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推廣開(kāi)來(lái)，但依然存在許多問(wèn)題。一是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無(wú)法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。二是軟件設(shè)施的檔案管理功能不健全制約著檔案管理的規(guī)范化。信息化建設(shè)的不完善，產(chǎn)生信息化管理滯后，影響檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

二、當(dāng)前形勢(shì)下規(guī)范化管理檔案的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好基層檔案工作的關(guān)鍵

在當(dāng)前形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作時(shí)效性的要求也越來(lái)越高，就更需要一套完善的管理體制。那么，完善管理體制應(yīng)該先從領(lǐng)導(dǎo)著手，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理的重視度，積極為單位的檔案工作提供人、財(cái)、物的保障，才能達(dá)到預(yù)期的工作效果。

（二）努力構(gòu)建完善的檔案管理制度

在檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)結(jié)合部門的行業(yè)特點(diǎn)，明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，將每一個(gè)工作制度進(jìn)行細(xì)化，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，并落到實(shí)處，保證工作能夠細(xì)致規(guī)范化的開(kāi)展。

（三）加快檔案管理信息化的進(jìn)程

一是加大對(duì)檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；二是在軟件方面選擇起點(diǎn)較高且便于掌握的軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。在目前社會(huì)形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)信息化，比如可以在網(wǎng)上發(fā)布工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)等，并且開(kāi)展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類、編號(hào)等工作。同時(shí)完善多媒體檔案庫(kù)，加大電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開(kāi)展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

（四）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，特別是在社會(huì)形勢(shì)變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。因此，確立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)、專業(yè)化的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)信息化技術(shù)的熟悉程度，同時(shí)強(qiáng)化繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行新知識(shí)、新技術(shù)的教育，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

三、做好歸檔材料的收集

（一）歸檔文件的收集范圍

目前基層檔案存在歸檔文件不全的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案的完整性。文件材料是單位在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如財(cái)務(wù)、人事、科技、專業(yè)等材料；不僅包括了紙質(zhì)文件材料，也包括非紙質(zhì)文件材料，比如照片、錄音、錄像等；不僅包括傳統(tǒng)載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。要收集齊全，一是單位各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視紙質(zhì)載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集；二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，一件歸檔文件可能由多個(gè)件內(nèi)文件組成，收集時(shí)不能漏掉一份件內(nèi)文件，否則不能全面反映工作的歷史真實(shí)面貌，產(chǎn)生歸檔不齊全的問(wèn)題。

（二）建立完善收集歸檔工作機(jī)制

一是做好平時(shí)文件材料的收集積累工作。要遵循“誰(shuí)主辦、誰(shuí)歸檔，誰(shuí)承辦、誰(shuí)歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中。收集工作應(yīng)體現(xiàn)“隨辦隨歸”的指導(dǎo)思想，防止文件丟失。

二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時(shí)收集外，在年度結(jié)束后應(yīng)開(kāi)展系統(tǒng)的清理核實(shí)工作，對(duì)應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行全面的檢查梳理，防止積存和散失。要依據(jù)收發(fā)文簿進(jìn)行對(duì)照檢查，查找漏歸文件；對(duì)本年度工作的重要業(yè)務(wù)工作和基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行梳理，組織承辦部門開(kāi)展文件的收集工作，將具有保存價(jià)值的文件納入歸檔范圍。

三是建立收集歸檔工作獎(jiǎng)懲制度。檔案人員要對(duì)各工作部門的收集歸檔工作進(jìn)行檢查，對(duì)歸檔不全的部門要責(zé)成整改，對(duì)不按規(guī)定時(shí)間完成收集歸檔任務(wù)的部門進(jìn)行通報(bào)，對(duì)收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營(yíng)造收集歸檔工作的良好氛圍。

作為一名檔案管理人員，深深體會(huì)到檔案管理對(duì)一個(gè)單位而言有著何等重要的意義。要做好檔案管理工作，需要每一個(gè)檔案管理者以良好的心態(tài)和不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取的精神積極工作，重視檔案“管理”和“利用”，讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，讓單位檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好的為單位事業(yè)發(fā)展服務(wù)。