李小霞/中山大學檔案館

鐘春蘭/中山大學學生工作管理處

市場經(jīng)濟體制的建立，尤其是機構改革和人事制度改革的推進，使得人才流動日益頻繁，人才日益成為一種可配置的市場資源。人事檔案是經(jīng)組織審查或認可的，記錄人員個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的檔案，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，是現(xiàn)代社會公共管理事務中一種重要的信息載體。在市場經(jīng)濟環(huán)境中，人事檔案本應發(fā)揮更大的價值，但是卻出現(xiàn)了功能弱化甚至“棄檔”“死檔”等問題。為此，國家需要進行人事檔案制度改革并建立相應的人事檔案公共治理體系。正如陳潭所述，我國的人事檔案制度一直以來都具有強化身份管理和單位管理的現(xiàn)實意義，這種制度對于國家的人事管理和保障國家安全作出了巨大貢獻[1]。然而，人事檔案制度突出的應該是公共服務和社會管理功能，而不是身份限制和單位控制功能。人事檔案制度從身份走向契約、從管制走向服務是必然趨勢，而這樣的人事檔案制度就必然呼喚服務型的公共治理體系，確保人事檔案在市場經(jīng)濟、社會管理中發(fā)揮應有價值。

1 服務型人事檔案公共治理體系的組成與機制

1.1 公共治理體系的細胞：區(qū)域性人事檔案館

黃夏基提出了區(qū)域性人事檔案館建設，即專門的人事檔案館。區(qū)域性主要以行政區(qū)域為主，輔以地理區(qū)域，既可以指一個縣、一個市、一個省的范圍，也可以指一個國家的范圍[2]。從整體層面看，區(qū)域性的人事檔案館是一個人事檔案的管理系統(tǒng)，由眾多子系統(tǒng)組成，而這些子系統(tǒng)就是國家、各省、市、縣的專門人事檔案館。區(qū)域性人事檔案館能運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)、科學的管理和開發(fā)利用，使其更好地為現(xiàn)代化建設服務。因此，區(qū)域性人事檔案館的建設是必要的、可行的，具有重大意義[3]。蘇州檔案館網(wǎng)集群的建設就是證明建立輻射全國的專門人事檔案館在實踐上可行的絕佳案例[4]。

1.2 人事檔案公共治理體系的機制

國家各級區(qū)域性人事檔案館、各人事檔案產(chǎn)生單位、各人事檔案利用單位分工合作，可協(xié)同構建一種國家人事檔案公共治理體系，凸顯人事檔案的公共服務和社會管理功能。

在這種治理體系中，作為個人人事檔案標識的是身份證號。人事檔案的產(chǎn)生單位，如用人單位或教育機構等不再接收人事檔案，但需要將員工或者學生在本單位產(chǎn)生的那部分人事檔案定期移交到同級國家人事檔案館。國家人事檔案館對新進館的檔案，要及時將其中非電子形態(tài)（例如紙質檔案）的部分數(shù)字化，形成一整份電子檔案傳送到國家級人事檔案館的人事檔案資源總庫，同時將非電子形態(tài)的檔案存留在本地。這就意味著個人完整的電子檔案保存在國家級人事檔案館，而原件則被分散保存在各級人事檔案館。如此可以保障國家對人事檔案的控制以及人事檔案實體、信息安全。

為保障信息安全，國家可建立專門的與公共網(wǎng)絡隔離的人事檔案工作網(wǎng)絡。當人事檔案資源總庫部署在這個網(wǎng)絡上之后，任何一級國家人事檔案館都可以訪問到這個資源總庫，需要利用者可就近利用。隨著信息技術的提升，在信息安全得以保障的前提下，人事檔案工作網(wǎng)可以考慮接入因特網(wǎng)等公共網(wǎng)。屆時，利用者不必親臨人事檔案館，經(jīng)過授權后即可滿足其利用需求。

1.3 人事檔案公共治理體系運行示例

以A為例，探討在本文提出的公共治理體系之下，A的人事檔案流轉過程。在A人事檔案生命周期中，A的身份證號始終是唯一標識。A曾就職的單位負責收集整理A在該單位形成的人事檔案，并定期向同級國家人事檔案館移交。國家人事檔案館及時生產(chǎn)數(shù)字副本，傳遞到國家級人事檔案館控制的國家人事檔案資源總庫。A的個人檔案原件分散保存在國家各級人事檔案館中，不再因單位的變化而在不同單位間輾轉。

2 人事檔案公共治理體系的基本特征

與傳統(tǒng)的人事檔案治理體系相比，基于區(qū)域性專門人事檔案館的公共治理體系應具有下述基本特征。

首先，在新體系中，國家對于人事檔案的治理是“開放式”而并不是“內(nèi)閉式”的。所謂“開放式”具有兩方面含義：一是治理主體的開放是以國家各級區(qū)域性專門檔案館為核心、多元主體共同參與。其中，多元主體包括了各類人事信息的形成單位以及人事檔案的相對人本身。二是在滿足必要限制的前提下，人事檔案信息內(nèi)容可部分或全部向用人單位和其本人開放。

其次，在新體系中，人事檔案的顯著特征是“虛擬化”“網(wǎng)絡化”“多元化”。所謂“虛擬化”，是指全國人事檔案資源總庫中保存的人事檔案以電子形式存在，而其紙質實體或分散到各區(qū)域性人事檔案館，或因電子文件是原生性的且原生性文件可僅歸檔電子形式而不存在相應的紙質實體。所謂“網(wǎng)絡化”，是指人事檔案是存在于網(wǎng)絡上的，并且其收集和利用是通過網(wǎng)絡進行的。公民在任何一個學校、機構學習或工作之后，形成的個人記錄都會通過網(wǎng)絡保存到這份網(wǎng)絡檔案中，類似于美國和加拿大的個人網(wǎng)絡化檔案。所謂“多元化”，是指人事檔案的內(nèi)容，除去當前現(xiàn)有的內(nèi)容之外，還要根據(jù)市場經(jīng)濟和社會管理的需要拓展。例如可拓展反映個人發(fā)展和流動情況的信息，包括個人基本信息、個人就業(yè)情況、社會公共記錄等內(nèi)容[5]。

再次，新體系的核心是實現(xiàn)并不斷豐富人事檔案的公共服務功能。在這種體系中，居于中心地位的是全國人事檔案資源總庫。在最高人事檔案館的管轄之下，需保障國家對人事檔案的控制權。原生性的或者數(shù)字化后形成的描述個人信息的檔案數(shù)據(jù)以及電子文件匯集到資源總庫，然后由各級區(qū)域性人事檔案館提供權威性的信息利用服務。除去傳統(tǒng)的查閱式利用之外，國家各級人事檔案館還可以根據(jù)市場經(jīng)濟和社會管理的需求，不斷拓展服務內(nèi)容。例如為流動人員在工資調(diào)整、出國（境）政審、支撐資格考評、合同鑒證、社會保險等方面提供檔案利用服務[6]，再如使人事檔案成為個人信用信息的可靠來源，從而使它成為社會信用體系建設的重要環(huán)節(jié)[7]。

最后，在新體系中，管理活動的顯著特征是“網(wǎng)絡化”“標準化”“現(xiàn)代化”。如果人事檔案文件不是原生的電子形態(tài)，就需要通過數(shù)字化手段以獲取電子化文件和個人描述性數(shù)據(jù)，再將電子化的文件或數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡提交到資源總庫。人事檔案的利用主要是在網(wǎng)絡上進行的，并且利用之后可自動形成利用記錄。例如，用人單位可在就近的人事檔案館的利用大廳自助網(wǎng)上申請并查閱所需人才的信息；個人可以在就近的人事檔案館利用大廳網(wǎng)上申請并查閱可對本人開放的檔案信息及其利用記錄，如果發(fā)現(xiàn)信息缺失、有誤，可及時請求糾錯，保障個人權益。在這套體系中，人事檔案的數(shù)字化、個人描述性數(shù)據(jù)的提取、實體檔案的管理、檔案信息的利用等管理活動，都是集中在國家各級區(qū)域性人事檔案館。因此，可在國家層面上制定標準并采用相關的技術手段，使得全國人事檔案的管理活動進一步標準化、現(xiàn)代化。

3 結語

本文提出的國家人事檔案公共治理體系有助于在國家層面上形成“治檔”“用檔”的良性循環(huán)。用人單位在選人時可以參考其人事檔案，而在其就職過程中又可積累其人事檔案中的內(nèi)容。一旦用人單位重視人事檔案，就會促使檔案的相對人也相應地更為重視人事檔案，從而擁有了知情權[8]的相對人對本人人事檔案的積累、利用、保存就會有更大的監(jiān)督動力。用人單位所具有的大量查閱、記錄人事檔案的需求、相對人有效的監(jiān)督權力將會使國家層面進一步了解到關于人事檔案利用的必要性，進而將更多的資源投入到各級人事檔案館中，助力人事檔案管理與服務水平的不斷提升。一旦這個良性循環(huán)成功建立，人事檔案數(shù)據(jù)將會更加迅速地累積起來。屆時，國家可將大數(shù)據(jù)分析等技術與人事檔案信息結合起來，并將分析結果輔助用于社會治理。例如可通過分析我國人才的現(xiàn)狀、市場人才需求、人才發(fā)展趨向，在國家治理方面做出更科學的宏觀調(diào)控。因此，本文所提出的服務型人事檔案治理體系能使人事檔案信息成為市場經(jīng)濟時代的一種活躍并且重要的信息資源，在經(jīng)濟和社會管理中發(fā)揮重要作用。