徐麗麗

（內(nèi)蒙古大唐國(guó)際克什克騰煤制天然氣有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 赤峰 025350）

引言

檔案收集作為檔案工作的起點(diǎn)，起著至關(guān)重要的作用，然而收集難卻成為企業(yè)檔案工作開展的阻礙。究其原因，往往是歸結(jié)于檔案宣傳力度不夠，企業(yè)職能部門、業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集等業(yè)務(wù)知識(shí)了解不多，檔案收集意識(shí)不夠強(qiáng)。然而作為新時(shí)期的現(xiàn)代化企業(yè)，隨著國(guó)家各項(xiàng)檔案制度的逐步健全和對(duì)檔案工作的大力宣傳，檔案工作已逐漸開始被認(rèn)可和重視，檔案意識(shí)有了很大的提高。本文筆者將通過對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集工作中存在的問題和對(duì)策的闡述，希望對(duì)企業(yè)檔案收集難的現(xiàn)狀有所改善。

一、企業(yè)檔案收集工作現(xiàn)存問題分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集的重視度不夠

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和經(jīng)濟(jì)收益通常都是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理重心，往往疏于對(duì)企業(yè)的檔案管理，甚至有的管理者會(huì)選擇放棄檔案管理的崗位設(shè)置來節(jié)約開支，也有的企業(yè)雖然有相關(guān)的檔案管理制度，但卻沒有嚴(yán)格執(zhí)行，因此很多企業(yè)出現(xiàn)了企業(yè)檔案管理混亂甚至是空白的現(xiàn)象，這都不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，所以企業(yè)必須對(duì)檔案管理工作給予高度的重視。

（二）檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)

檔案收集工作在企業(yè)檔案規(guī)范化管理中，雖然有考核，但是考核標(biāo)準(zhǔn)總體上比較宏觀，缺乏具體化和針對(duì)性強(qiáng)的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案室檔案收集工作，沒有硬性標(biāo)準(zhǔn)，只是按流程檢查是否收集齊全完整。而對(duì)應(yīng)歸檔率的考核上，缺少量化指標(biāo)，只是把現(xiàn)有歸檔文件數(shù)作為考核標(biāo)準(zhǔn)，而沒有把應(yīng)歸檔文件數(shù)作為標(biāo)準(zhǔn)，因此這種考核標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際意義沒有完全發(fā)揮出來，對(duì)于檔案收集過程約束力不強(qiáng)。

（三）征集力度不強(qiáng)，致使檔案資料流失

我國(guó)檔案法出臺(tái)已有20年，雖然相關(guān)人員展開了積極的宣傳工作，但因檔案法無法樹立起權(quán)威，所以，當(dāng)前社會(huì)公眾的檔案意識(shí)依舊淺薄，這在某種程度上嚴(yán)重影響了檔案征集工作。自改革開放以來，我國(guó)上下都在朝著建設(shè)小康社會(huì)這一目標(biāo)前進(jìn)，全身心謀發(fā)展，檔案收集工作暫時(shí)還不能同財(cái)政收入、經(jīng)濟(jì)發(fā)展放在同等位置上，導(dǎo)致欠缺經(jīng)費(fèi)開展征集工作，致使社會(huì)上諸多有價(jià)值的檔案都無法歸類到檔案管理中心。

二、解決檔案收集問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣貫

通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、企業(yè)微信公眾號(hào)等方式在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案法、歸檔制度等進(jìn)行專題宣傳，加強(qiáng)職工的歸檔意識(shí)。在宣貫中要讓職工明白，工作中產(chǎn)生的各種資料特別是技術(shù)材料不僅是自己的財(cái)富，更是公司的財(cái)富，不能自己私藏，技術(shù)材料的歸檔是一項(xiàng)法定義務(wù)。通過典型檔案利用案例的宣傳，使各部門負(fù)責(zé)人了解檔案的重要性，積極配合檔案室做好本部門的資料歸檔工作，在行政上對(duì)文件形成人員進(jìn)行制約。引導(dǎo)職工變被動(dòng)為主動(dòng)，能支持并將工作中產(chǎn)生的材料進(jìn)行認(rèn)真整理，做好歸檔工作。

（二）完善歸檔機(jī)制，保證歸檔資料完整

構(gòu)建健全的歸檔機(jī)制，為做好檔案收集工作的基本條件，還是確保檔案完整的關(guān)鍵點(diǎn)。歸檔機(jī)制具體包含歸檔時(shí)間與歸檔范圍等。歸檔時(shí)需注重下述幾點(diǎn)工作：第一，保證歸檔范圍的明確性與完整性，防止出現(xiàn)漏收或是少收檔案資料的狀況。歸檔范圍完整性指的是立檔單位構(gòu)成的各類檔案需全部歸類到收集范圍之中，全部收集。第二，增強(qiáng)文件管理力度。為了規(guī)避上級(jí)業(yè)務(wù)部門下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門中的文件資料散失，需構(gòu)建公文登記機(jī)制，即凡是通過上級(jí)部門下發(fā)到業(yè)務(wù)部門的文件材料，皆先由文書部門進(jìn)行登記，如此每個(gè)部門歸檔哪些資料，檔案部門充分掌握。第三，檔案部門需增強(qiáng)同相關(guān)部門的聯(lián)系，相互配合，保證歸檔材料完整。

（三）建立健全的考核制度，建立責(zé)任追究制

部分檔案的特殊性決定了在收集整理中只能對(duì)檔案類別進(jìn)行驗(yàn)收，很難對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行驗(yàn)收，即使在日后的檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)問題，但是已經(jīng)很難彌補(bǔ)。鑒于這種情況，檔案室應(yīng)采取相應(yīng)的措施，不只是對(duì)當(dāng)年歸檔情況進(jìn)行考核，還要建立事后追溯考核機(jī)制，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的責(zé)任部門及責(zé)任人進(jìn)行事后追溯考核，通過制度進(jìn)行約束。

（四）檔案的收集與企業(yè)管理信息化的聯(lián)動(dòng)是檔案收集工作的新方式

在檔案快速信息化的今天，隨著檔案管理軟件和企業(yè)OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，很多企業(yè)通過使用OA軟件與檔案管理軟件聯(lián)動(dòng)，線上收集檔案，這大大提升了收集資料的完整性以及及時(shí)性，但仍存在不少問題。首先，企業(yè)在設(shè)置OA線上收集檔案時(shí)，往往重視企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件和合同，而企業(yè)日常管理中的一些重要會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等具有原始憑證性的材料卻容易被忽略或是不被重視，繼而導(dǎo)致文件檔案收集不齊全、不完整，這些文件材料恰恰是在以后的查考編研等工作中有著關(guān)鍵的不可替代的作用。要想實(shí)現(xiàn)檔案線上收集的齊全、完整，要將檔案管理系統(tǒng)需要收集的信息范圍和內(nèi)容確定下來，以便在信息收集的范圍之內(nèi)定時(shí)接收各個(gè)部門產(chǎn)生的相關(guān)信息。

（五）檔案法制建設(shè)不容忽視

樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)制定適合本企業(yè)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度。作為公司檔案管理部門，要加大對(duì)所屬各單位檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，提高職工依法治檔的思想意識(shí)。要對(duì)各單位檔案工作檢查中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為進(jìn)行處理，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保檔案收集工作的有序開展。

結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作在開展過程中，收集工作是其中非常重要的一部分，是檔案管理的基礎(chǔ)。所以在企業(yè)內(nèi)部開展檔案收集工作時(shí)，要對(duì)職工檔案收集意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，同時(shí)還要積極采取有針對(duì)性的措施，對(duì)檔案收集管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案收集人員的綜合素質(zhì)。這樣不僅能夠促使企業(yè)檔案收集工作可以有序開展，而且還能夠保證收集工作效率得到提升。