楊婷

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100)

引言：近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層事業(yè)的檔案管理工作也開始廣泛的應(yīng)用到這些技術(shù)，這使得檔案管理工作的效率得到了極大地提高，也為基層事業(yè)檔案管理工業(yè)現(xiàn)代化提供了途徑。目前，大部分的基層事業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，現(xiàn)代化的電子管理更能夠節(jié)省工作時(shí)間，優(yōu)勢更明顯。

一、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的重要意義

目前，我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度飛快，不論是計(jì)算機(jī)技術(shù)還是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，因此，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對基層事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理工作采用現(xiàn)代化信息化的方式能夠促進(jìn)我國電子信息技術(shù)的發(fā)展與普及，與此同時(shí)還可以推動我國信息化建設(shè)的發(fā)展，在此基礎(chǔ)之上，還能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程檔案的共享，促進(jìn)國家基礎(chǔ)信息資源的傳播?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化能夠推動我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求，能夠提高企事業(yè)單位的管理水平。從當(dāng)前的大環(huán)境來看，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法更好的滿足經(jīng)濟(jì)社會的需求，阻礙了基層事業(yè)單位管理水平的提高。因此，基層事業(yè)單位要想跟上當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須要認(rèn)識到基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，并將其融入到今后的檔案管理工作當(dāng)中。

二、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問題

(一)檔案管理制度不夠完善

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，任何事物的發(fā)展都要遵循其發(fā)展規(guī)律，也都要有對應(yīng)的約束條件，對于基層事業(yè)單位來說也是一樣，需要完善的制度對其進(jìn)行規(guī)范。有一部分基層事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定了相關(guān)的檔案管理制度，但是仍然不夠完善，還存在許許多多的問題，例如案卷標(biāo)題，檔案序號不夠完善，組卷不統(tǒng)一等，這些都是由于檔案制度不健全而導(dǎo)致的。除此之外，相關(guān)的工作人員在對檔案制度進(jìn)行執(zhí)行的過程當(dāng)中，只停留在表面上，并沒有使其發(fā)揮實(shí)際的作用，這在很大程度上降低了檔案的利用價(jià)值，同時(shí)也降低了檔案的可信程度。

(二)檔案檢索效率過低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具越多檢索速率就越快，但實(shí)際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設(shè)置過于細(xì)密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。

(三)檔案利用率低、管理人員意識薄弱

盡管檔案管理對基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用，有利于基層事業(yè)單位回顧過去，學(xué)習(xí)從前有利于未來工作的開展，不管是經(jīng)濟(jì)效益還是社會影響都能在無形中給事業(yè)單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業(yè)單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。

三、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

當(dāng)前形勢下，我國的基層事業(yè)單位普遍存在不重視檔案管理的現(xiàn)象，并且關(guān)于檔案管理的觀念也非常陳舊封閉，面對經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代的到來，各單位應(yīng)當(dāng)主動創(chuàng)新檔案管理觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷變革，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對現(xiàn)有檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，結(jié)合工作實(shí)際情況，利用相關(guān)軟件或系統(tǒng)管理平臺對單位檔案進(jìn)行整理歸類，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，并對其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與開發(fā)，節(jié)省檔案管理時(shí)間，提高工作效率，讓基層事業(yè)單位的檔案管理能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展，不斷提高自身的檔案管理水平。

（二）完善軟件和硬件建設(shè)環(huán)境

各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際工作范疇建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個(gè)部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理、歸類、編號、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)當(dāng)選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計(jì)基層最好選用相同的管理軟件，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

（三）注重檔案信息安全的維護(hù)

在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視檔案的安全?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案大多涉及國家機(jī)密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個(gè)人行為或者是企業(yè)行為，而是關(guān)系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)可以在最大程度上提高檔案管理的效率以及應(yīng)用頻次，使得檔案資料不再被束之高閣而無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代化檔案管理引起重視，從而促進(jìn)基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作。