閆雪

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：數(shù)字化檔案是基于現(xiàn)代化電子信息技術(shù)為依托的檔案的管理與應(yīng)用體系，它對于檔案的管理來說，產(chǎn)生了很大的突破與革新，使得對于檔案的管理更加的經(jīng)濟(jì)實用簡便，促使檔案的管理從龐雜化走向簡約化，輕便化。這大大的擴(kuò)展了傳統(tǒng)電子檔案管理的途徑，并且彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，促使檔案管理更加的方便實用。數(shù)字化檔案管理不僅可以突破傳統(tǒng)檔案管理中的低效性、風(fēng)險性，還能節(jié)省辦公場地、提升經(jīng)濟(jì)效益，一舉多得。因此，數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位檔案工作的必然發(fā)展趨勢。

一、數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在兩個方面。第一個方面表現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理便于檢索和查詢，可以根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，得到想要的資料，而不是像之前去檔案室一排一列的翻找，很大程度上節(jié)約了時間，也避免了翻找資料時打亂其原有排序。減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，減少工作量，同時也提高了查找檔案的效率，也是對勞動力使用的一種解脫。另一方面，數(shù)字化檔案管理很大程度上減輕了收集資料和編排順序的工作量，減輕了人力負(fù)擔(dān)，在以前需要定時的對檔案順序進(jìn)行整理，仔細(xì)查找資料是否全面，還需要一個較大的檔案室來放置檔案，也較容易被別有用心的人看到。對于檔案的收集與管理工作來說，管理工作人員需要付出辛苦的勞作對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編排管理，如果沒有一個統(tǒng)籌的平臺對數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編排和管理，數(shù)字化檔案的分類管理只能是零星分散的工作。因此要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)的建設(shè)，通過特定軟體技術(shù)的開發(fā)實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理與運行的科學(xué)化合理化的分類與編排是至關(guān)重要的。

（二）數(shù)字化檔案管理的不足

目前我國數(shù)字化檔案管理發(fā)展的時間較短，仍處于初級階段，還存在著很多問題。所以如何解決數(shù)字化應(yīng)用帶來的負(fù)面影響是目前主要需要研究的。為了提高數(shù)字化應(yīng)用工作的效率，就要從計算機(jī)技術(shù)上進(jìn)行突破。通過研發(fā)適配的系統(tǒng)采集以及處理軟件，讓數(shù)字化檔案管理更為高效與合理，進(jìn)而推動數(shù)字化檔案的采集與應(yīng)用的實效性，讓數(shù)字化檔案管理過渡到實用性、集成性的管理模式。目前在我國的數(shù)字化檔案管理及應(yīng)用中，相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)水平不夠高，對于數(shù)字化應(yīng)用的意識還沒有上去，能力水平也不夠，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理沒有得到很好的應(yīng)用，沒能發(fā)揮出其真正的效用。而且現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理的技術(shù)還不夠成熟，無法滿足全部要求，所以在技術(shù)層面有關(guān)部門要加強(qiáng)研究，從技術(shù)層面對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，滿足對大量檔案的收集、整理及存放，對其進(jìn)行合理的管理和應(yīng)用，讓其在以后的創(chuàng)新研究中，體現(xiàn)出獨一無二的優(yōu)勢，為我國經(jīng)濟(jì)實力的提升做好鋪墊，進(jìn)而讓社會知識文化技術(shù)能夠擴(kuò)大應(yīng)用范圍。

二、數(shù)字化檔案管理的未來發(fā)展分析

（一）管理理念服務(wù)化

目前對于數(shù)字化檔案的處理，大部分時間都交給了資料的收集與整理，卻沒有發(fā)揮出檔案的服務(wù)性能。因此在未來的發(fā)展趨勢中，檔案的服務(wù)功能必須得到體現(xiàn)。 首先，數(shù)字化檔案管理應(yīng)該主動的了解用戶的需求，有針對性的提供信息服務(wù)，而不是被動的等待著用戶提出要求；其次，數(shù)字化檔案應(yīng)該具有綜合性， 能夠通過檔案關(guān)聯(lián)等途徑為用戶提供更多的潛在需求檔案，使檔案服務(wù)突破原先“一檔一查”的局限性，更契合當(dāng)前用戶的實際需求。此外，數(shù)字化檔案管理還會進(jìn)一步整合檔案信息，使之在服務(wù)環(huán)節(jié)中更為具體、直觀。

（二）管理內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)化

在現(xiàn)階段，宏觀意義上的數(shù)字化檔案管理就是把紙質(zhì)的資料內(nèi)容輸入到電腦中進(jìn)行信息化管理，并沒有發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的最大優(yōu)勢。在如今網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的時代，人們已經(jīng)習(xí)慣了在網(wǎng)絡(luò)上查找、分享信息，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為了最大的交流平臺。數(shù)字化檔案管理應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷性及廣泛性，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，拓寬其范圍，方便人們進(jìn)行查找。需要注意的一點是，互聯(lián)網(wǎng)是存在一定的風(fēng)險的，企業(yè)必須做好相應(yīng)的防衛(wèi)措施，確保信息安全。

（三）管理人才復(fù)合化

工作人員是數(shù)字化檔案管理的實際操作者，可以說是決定了企業(yè)數(shù)字化應(yīng)用的優(yōu)劣。人才是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵因素，人才匱乏也是制約當(dāng)前數(shù)字化管理效果的重要原因。數(shù)字化檔案管理作為一種新型的檔案管理方式，其在管理對象、管理手段、管理目標(biāo)等內(nèi)容上和傳統(tǒng)的檔案管理都有著不小的差別，因此，舊有檔案管理人員難以適應(yīng)新時期的檔案管理需要，復(fù)合型人才的重要性日漸突出。所謂復(fù)合型人才，指的是既有豐富的檔案管理經(jīng)驗，同時對信息技術(shù)又有著不錯基礎(chǔ)的人才 ，也就是說，能夠同時處理檔案管理的專業(yè)問題以及一般性的信息問題的人才。復(fù)合型管理人才主要來源于以下兩種渠道：第一，高校在檔案專業(yè)的教學(xué)中，根據(jù)時代發(fā)展趨勢，加強(qiáng)電子檔案的課程教授、豐富學(xué)生技能；第二，事業(yè)單位根據(jù)檔案工作需要安排管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)。

三、總結(jié)

數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了不可阻擋的趨勢，盡管它仍然存在著一些問題，但是其好處也是不可忽略的。企業(yè)應(yīng)該接受數(shù)字化應(yīng)用的轉(zhuǎn)變，致力于解決其帶來的負(fù)面影響，使數(shù)字化檔案管理向著管理理念主動化、管理內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)化及管理人才復(fù)合化的方向發(fā)展，發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢。