王偉巍

（福建省三明市人力資源和社會(huì)保障信息中心，福建 三明 365000）

一、檔案管理工作的意義

新時(shí)期下檔案管理工作，對(duì)單位的發(fā)展越來(lái)越重要。把檔案中的信息和資料進(jìn)行有效的整合和利用，可以更好服務(wù)和促進(jìn)單位的建設(shè)和發(fā)展。檔案記錄著單位的歷史發(fā)展，在一定程度上可以反映單位的發(fā)展趨勢(shì)。而決策者可以充分利用檔案中的信息，作出有效的決策，制定相應(yīng)的發(fā)展策略，使單位在未來(lái)的發(fā)展中更加的有方向、有目的。因此，檔案管理工作有重大的意義，要不斷規(guī)范檔案管理工作。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善檔案管理的規(guī)章制度

隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來(lái)越多的人意識(shí)到檔案管理在各項(xiàng)事務(wù)中的重要性。但由于檔案管理工作人員思想比較落后，不重視檔案管理工作，加之檔案管理制度不健全，規(guī)章制度實(shí)用性差，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范。因此，要不斷完善檔案管理和規(guī)章制度，保證管理方案切實(shí)可行。

在制定檔案管理工作制度時(shí)，各單位應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況制定，根據(jù)出現(xiàn)的問(wèn)題積極調(diào)整。制定的規(guī)章制度要明確管理檔案人員具體情況，檔案管理工作具體內(nèi)容，以及檔案管理工作的新要求，還有各方面的軟硬設(shè)施管理辦法，來(lái)保證規(guī)章制度的實(shí)用性。另外，為了保證檔案管理制度的廣泛性，還要制定管理人員的分配原則，工作的獎(jiǎng)罰機(jī)制等，保障檔案管理的工作效率，提高檔案管理規(guī)章制度的適用性。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著科技的高速發(fā)展，各行各業(yè)都開(kāi)始信息化的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程都是由人工進(jìn)行操作完成的，比如檔案的錄入和查詢等工作。但面對(duì)這種工作量大的操作，管理人員需要很長(zhǎng)時(shí)間，容易產(chǎn)生倦怠，造成工作效率偏低，還不能保障工作質(zhì)量。另外，傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)保存在紙面上，長(zhǎng)時(shí)間會(huì)發(fā)生破損，不利于保存，檔案的查詢工作也非常的復(fù)雜，且效率低。而使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作，在檔案的錄入，查詢，更改，整合等操作更加的便捷，檔案管理工作更高效。因此，檔案管理工作也應(yīng)緊跟潮流，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。單位要加快實(shí)現(xiàn)信息化管理，豐富檔案管理方式，提高檔案管理水平，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。要依照單位自身的管理模式，找到最適應(yīng)的檔案管理軟件，保證管理工作的高效性。還要定期培訓(xùn)檔案管理人員，提高使用管理軟件的水平和熟練度，提高工作人員的信息化水平，保障管理工作的質(zhì)量。另外，加大信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，把檔案資料數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)體系。以網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理為基礎(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的整合，提高利用率，使檔案之間能夠進(jìn)行跨平臺(tái)的信息交流，實(shí)現(xiàn)資源的共享，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)水平

過(guò)去的檔案管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)要求并不是很高，甚至都沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，采用兼職人員，難免在管理工作中出現(xiàn)紕漏，造成檔案管理工作不規(guī)范，難以達(dá)到理想的管理效果。目前新形勢(shì)下的信息化程度不斷發(fā)展，為了保證新形勢(shì)下檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，必須提高檔案管理人員的專業(yè)水平，使得管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化處的管理，并具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，有責(zé)任意識(shí)，才能保證檔案管理工作高效有序進(jìn)行。

為了提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，相關(guān)單位要定期為檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，并且聘請(qǐng)檔案管理方面的專家講座，提高檔案管理相關(guān)工作的認(rèn)知，開(kāi)拓管理人員的視野，使檔案管理人員能夠第一時(shí)間掌握到檔案管理工作的新發(fā)展，更新管理工作的新要求，調(diào)整管理措施，積極學(xué)習(xí)，并把握好檔案管理模式的新模式，從而適應(yīng)檔案管理工作規(guī)范化的開(kāi)展。另外，在實(shí)際的工作過(guò)程中，為了提高檔案管理工作人員工作效率，必要時(shí)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，規(guī)范其工作流程。定期派管理人員到別的單位里進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到自身的不足，并通過(guò)相互交流獲得經(jīng)驗(yàn)，以便于進(jìn)行人員調(diào)整和創(chuàng)新管理措施，切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范性。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化應(yīng)用程度的提高，新形勢(shì)下的檔案管理工作效率高、成本低。脫離了紙質(zhì)保存的檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)硬盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存保護(hù)，帶來(lái)了很多方便，但容易被電腦病毒入侵導(dǎo)致信息的泄露或丟失，對(duì)檔案管理工作造成不小的麻煩。倘若檔案管理人員在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸與下載時(shí)，出現(xiàn)操作不當(dāng)或者受到電腦病毒的感染等情況，硬盤(pán)上的私密資料很有可能損壞、丟失或者泄密，給單位造成不可彌補(bǔ)的損失，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行處罰也為時(shí)已晚。因此，針對(duì)新形勢(shì)下信息化的特點(diǎn)，檔案管理工作一定要加大對(duì)信息安全的管理力度。首先從安全政策入手，政府相關(guān)部門(mén)要出臺(tái)一些檔案安全管理規(guī)范條例和法律法規(guī)，使檔案管理安全工作有法可依，有據(jù)可循。其次，檔案管理人員從自身入手提高管理檔案的安全意識(shí)，規(guī)范自己的操作，在平時(shí)加強(qiáng)對(duì)硬盤(pán)的安全管理。另外，定期安排技術(shù)人員排查電腦隱患，避免電腦存有硬件問(wèn)題和軟件病毒，保證檔案管理工作更加的安全規(guī)范。

結(jié)束語(yǔ)

本文探討了檔案管理工作對(duì)單位的重要作用，并且為規(guī)范檔案管理工作提出了制定相應(yīng)的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，推動(dòng)檔案管理的信息化水平建設(shè)和加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理等措施去規(guī)范檔案管理工作，使檔案管理工作高效有序進(jìn)行，發(fā)揮出對(duì)單位應(yīng)有的作用。