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一、事業(yè)單位文件歸檔整理原則

（一）遵循文件的形成規(guī)律

事業(yè)單位工作以及由單位工作活動(dòng)形成的文件材料，總是呈現(xiàn)出一定的規(guī)律性。盡管單位各自的職責(zé)與業(yè)務(wù)范圍不同，但它們的各項(xiàng)工作卻是按照一定的規(guī)律進(jìn)行的。文件是在單位工作活動(dòng)中形成的，是單位工作活動(dòng)的直接記錄和機(jī)關(guān)處理各種問題的依據(jù)，因此文件材料也是按照一定的規(guī)律形成的處理的，并有其形成上的特點(diǎn)。

（二）保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在歸檔文件整理中，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，才能達(dá)到反映本單位主要工作活動(dòng)的歷史面貌和便于利用的目的。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，就是保持文件之間在形成過程中同一內(nèi)容或相關(guān)內(nèi)容的直接聯(lián)系。在具體操作上，《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》在實(shí)體分類時(shí)，將歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）等形成時(shí)的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件之間的有機(jī)聯(lián)系；并在最低一級(jí)類目內(nèi)排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

（三）區(qū)分歸檔文件的不同價(jià)值

文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本單位工作的作用、對(duì)未來研究歷史的作用來決定的。它的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，通過辦理基本實(shí)現(xiàn)以后，有的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值自然消失，有的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值仍然存在，或者轉(zhuǎn)化為歷史的使用于文件的內(nèi)容和作用不同，其保存的價(jià)值也就不同。同時(shí)，就一個(gè)事業(yè)單位而言，也不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔。這就要求在歸檔和歸檔文件整理時(shí)做好兩項(xiàng)工作：一是根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》，區(qū)分歸檔與不歸檔文件；二是根據(jù)《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分文件價(jià)值，劃定不同的保管期限?！稒C(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》從分類開始，就將不同保管期限的文件從實(shí)體上區(qū)分開來，為有針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

（四）歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料和電子文件的整理要求，避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題，解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個(gè)有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。從目前的情況來看，紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時(shí)間內(nèi)會(huì)并行存在。在這種情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體，解決文件價(jià)值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。在信息化條件下，一般應(yīng)將歸檔電子文件為第一整理對(duì)象，先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

二、如何做好文件歸檔整理工作

（一）完善歸檔文件整理方案

人們在歸檔文件整理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實(shí)際需要的實(shí)事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實(shí)用性。而對(duì)于歸檔文件整理實(shí)踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實(shí)踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實(shí)踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要?！兑?guī)則》是對(duì)傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會(huì)終結(jié)歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點(diǎn)看問題，任何既有的事物都不會(huì)是十全十美的，如果使它更加完美，必須進(jìn)一步改革。在實(shí)施《規(guī)則》過程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案口臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機(jī)構(gòu)、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優(yōu)化組合，從適應(yīng)中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)歸檔文件分類需要出發(fā)，經(jīng)過多年實(shí)踐探索出的一種新的分類方法。

（二）加強(qiáng)歸檔文件整理實(shí)踐創(chuàng)新

人們的歸檔文件整理實(shí)踐，首先應(yīng)當(dāng)重視并突出實(shí)踐主體的能動(dòng)性，就是說，人們的實(shí)踐必須是探索性的，不斷追求新目標(biāo)的永不自滿的實(shí)踐。人們作為實(shí)踐的豐體，必須在實(shí)踐中把握住實(shí)踐的方向，品味出實(shí)踐的風(fēng)格，體現(xiàn)出實(shí)踐的價(jià)值。從人類社會(huì)進(jìn)步與歷史發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)問題，任何碌碌無為的無所創(chuàng)新的實(shí)踐都是毫無價(jià)值毫無意義的。

（三）簡約化歸檔文件整理實(shí)踐

新世紀(jì)，歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機(jī)扎邊這些繁瑣的反復(fù)的簡單枯燥的勞動(dòng)之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經(jīng)意間發(fā)生的文件合訂問題。在過去的檔案整理工作中，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M(fèi)時(shí)費(fèi)力又惱人的勞動(dòng)，現(xiàn)在，采用了文件尾號(hào)相加的辦法，變成了省時(shí)省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數(shù)相加，即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號(hào)加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張?zhí)栍蛇^去的兩周縮短到現(xiàn)在的一至兩天。立厚卷過去被稱作懶人之舉，但這個(gè)方法如果達(dá)到省時(shí)省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達(dá)到縮短歸檔文件整理時(shí)間的最終目的。

結(jié)束語

文件檔案的收集與整理是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做好檔案收集與整理工作對(duì)企業(yè)制定經(jīng)營決策、戰(zhàn)略計(jì)劃制定等都有著現(xiàn)實(shí)的作用價(jià)值。在檔案收集與整理過程中，需要發(fā)揮出檔案管理人員的作用價(jià)值來，更需要相關(guān)技術(shù)的支持，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位檔案收集與管理工作水平。