（吉林省長(zhǎng)春市雙陽(yáng)區(qū)社區(qū)民生工作服務(wù)中心，吉林 長(zhǎng)春 130000）

前言

在檔案管理館中文書檔案的內(nèi)容具有諸多特點(diǎn)，比如有干群類檔案文書、行政類型以及業(yè)務(wù)類等，具有非常強(qiáng)的工作關(guān)聯(lián)性，而且管理流程相對(duì)復(fù)雜。所以檔案管理館工作人員需要在新時(shí)期下做好文書檔案管理工作，明確各個(gè)管理環(huán)節(jié)的分工，對(duì)文書檔案進(jìn)行分門別類，并且順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，結(jié)合信息化手段提高文書檔案管理的信息化和智能化，從而解決文書檔案管理工作存在的問(wèn)題。

一、文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）文書檔案管理方法不合理

當(dāng)前在檔案管理館中對(duì)文書檔案管理的方法存在較大的問(wèn)題，檢索的效率較低。造成這種現(xiàn)狀和問(wèn)題的主要原因是信息管理水平不足，很多的文書檔案管理依然采用較為落后的管理方式，雖然配備有計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備，但是在實(shí)際的管理工作中應(yīng)用程度有待加強(qiáng)，甚至出現(xiàn)形式化的情況，人工管理仍然是主要的管理方法。同時(shí)文書檔案一般為傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，在管理過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的電子版?zhèn)浞荩瑢?duì)光盤等載體中文書檔案沒(méi)有整理備份，就出現(xiàn)了文書檔案管理和保存缺乏完整性和統(tǒng)一性，在檢索文書檔案時(shí)效率較低的手工檢索依然是主要方式，造成了管理效率極低，管理效果不明顯[1]。

（二）文書檔案管理力度不足

由于文書檔案是一種文件資源，其主要的作用是為各項(xiàng)活動(dòng)或者業(yè)務(wù)提供依據(jù)和參考，并不能帶來(lái)實(shí)際的效益，但是不可否認(rèn)的是文書檔案具有非常大的應(yīng)用價(jià)值，很多管理人員缺乏對(duì)文書檔案重要性的認(rèn)識(shí)，管理工作具有復(fù)雜性特點(diǎn)的形勢(shì)下無(wú)法進(jìn)行有力的管理工作，從而就出現(xiàn)了管理措施落實(shí)不到位，對(duì)文書檔案的收集、整理、歸檔以及保存缺乏專業(yè)性。同時(shí)由于管理人員缺失規(guī)范性管理意識(shí)，也會(huì)造成文書檔案管理工作不科學(xué)，對(duì)文書檔案分類不合理等問(wèn)題。影響了文書檔案的保存管理效果，不能發(fā)揮其真正的實(shí)用價(jià)值[2]。

（三）文書檔案管理工作缺乏協(xié)調(diào)性

文書檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性特點(diǎn)，需要很多部門以及環(huán)節(jié)的相互配合，同時(shí)在實(shí)際的管理工作中還存在文書工作與檔案管理工作混淆的現(xiàn)象，沒(méi)有形成二者之間的有效銜接和協(xié)調(diào)管理，就造成了文書檔案管理混亂的局面。并且文書檔案管理工作中需要與其他各個(gè)部門保持聯(lián)系和溝通，但其間存在配合度不足的問(wèn)題，致使文書檔案管理工作的開展十分困難，對(duì)檔案資料收集不全、應(yīng)用廣度和深度不足等，不能夠保障文書檔案的實(shí)用價(jià)值，造成檔案資源浪費(fèi)等情況。

二、文書檔案管理工作中的對(duì)策

（一）應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方法

在信息化時(shí)代下，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理方法能夠有效的加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步完善文書檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。所以檔案管理館的管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，樹立先進(jìn)的、現(xiàn)代化的檔案管理新理念，充分利用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施以及信息化管理系統(tǒng)等軟件對(duì)文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，從而能夠有效的解決手工方式所帶來(lái)的麻煩和困擾。比如利用計(jì)算機(jī)收集文書檔案信息，從而可以保障檔案資源的完整性，通過(guò)掃描技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)電子備份，保障文書檔案的保存安全性。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文書檔案管理能夠最大限度的提高檢索效率，減少檢索時(shí)間，為合理應(yīng)用提供有效的保障。

（二）建立健全文書檔案管理制度

針對(duì)文書檔案管理力度不足的問(wèn)題，即是要通過(guò)完善制度保障，加強(qiáng)制度和規(guī)范落實(shí)，建立有效的管理工作程序以及流程，促使管理工作分工明確、責(zé)任明確，從而形成嚴(yán)密的文書檔案管理體系。所以首先要對(duì)文書檔案管理工作建立有效的監(jiān)督機(jī)制，保障每一個(gè)管理環(huán)節(jié)能夠充分落實(shí)和執(zhí)行。其次是對(duì)管理程序進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，保障文書檔案從收集到整理歸檔、再到保存、應(yīng)用，都具有較好的完整性和工作效率，避免工作失誤造成文書檔案的損壞和丟失。同時(shí)可以制定合理的獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范管理人員的管理行為。

（三）加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合

首先文書檔案管理人員要加強(qiáng)宣傳，引導(dǎo)各部門重視文書檔案管理工作，形成良好的管理氛圍。然后建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制和文書檔案交接管理制度，保障文書工作和檔案管理工作的有效銜接。保障文書檔案的收集、整理、應(yīng)用的高效化，真正發(fā)揮文書檔案的實(shí)際作用和價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理館的文書檔案管理工作中，要充分考慮其特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)及設(shè)備構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，并要采取合理的管理方法和檢索工具，提高管理效率。還要建立完善的管理和監(jiān)督制度，保障各項(xiàng)管理工作的有效落實(shí)，最后要強(qiáng)化各部門的檔案銜接工作，確保文書檔案的完整性，保障應(yīng)用價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。