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        淺論如何做好新形勢下的檔案管理工作

        2020-12-07 15:15:25
        魅力中國 2020年14期
        關(guān)鍵詞:部門檔案管理單位

        (河北省承德市社會保險事業(yè)管理局,河北 承德 067000)

        檔案管理工作是一項非常嚴(yán)肅的工作,它是單位歷史足跡的見證。檔案管理只有與時俱進(jìn),才能更好地適應(yīng)當(dāng)前新形勢的需要,從而更好地服務(wù)于各企事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展。

        一、做好檔案管理工作的重要性

        做好檔案信息管理不但是我們?nèi)粘9ぷ魃钚枰?,更是單位?jīng)濟發(fā)展過程中的必須要素,用優(yōu)質(zhì)的檔案為單位決策者提供第一手資料,使單位長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的制定獲得具有重要理論依據(jù),并且能夠在單位工作的穩(wěn)定發(fā)展過程中,隨時提供參考依據(jù)。因此,做好新形勢下的檔案管理工作,對于提升單位的整體形象,促進(jìn)單位的發(fā)展,發(fā)揮單位在同類型機構(gòu)中的競爭力具有重要作用。在當(dāng)前非常嚴(yán)峻的經(jīng)營新形勢之下,檔案信息管理可以充分發(fā)揮自己應(yīng)有的功能與效應(yīng),擴大其社會主義價值,優(yōu)化檔案資源管理技術(shù)手段,這是十分重要的。

        二、做好新形勢下的檔案管理工作的措施

        (一)管理制度的建立

        為了有效、有序、正常地開展事業(yè)單位相關(guān)檔案管理工作,建立管理制度需要進(jìn)行合理、科學(xué)的分析,以適應(yīng)本單位的實際情況和需要。在制定相關(guān)管理制度時,應(yīng)遵循實用性、簡潔性和可操作性的原則,只有操作方便、簡單可行、使用方便,才能更好地發(fā)揮檔案管理者的工作效率和積極性。制度的建立應(yīng)以平等為主要標(biāo)準(zhǔn),這是制度得以順利實施的保證,部門既是主管部門,也是管理者。在執(zhí)行各種制度時要公平,真正做到懲罰分明。

        (二)深化體制管理改革

        各企事業(yè)單位要通過各種學(xué)習(xí)和宣傳,更加重視檔案管理工作,把這項工作放在明顯的位置。單位的領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案管理的工作要不定期的進(jìn)行檢查,檢查要嚴(yán)格,對出現(xiàn)的問題及時糾正并給與耐心的指導(dǎo)。要對檔案管理工作進(jìn)行考核,建立和完善考核制度,通過晉升或降級對檔案工作人員進(jìn)行獎懲。檔案管理質(zhì)量也要建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格執(zhí)行。只有這樣,事業(yè)單位檔案管理才能走向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

        (三)做好文件轉(zhuǎn)換和管理。

        新形勢下,單位檔案管理部門不僅要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作,而且要利用信息技術(shù)將文件逐一掃描成電子形式,促進(jìn)實體文件與電子文件的結(jié)合,實現(xiàn)信息資源的多渠道檢索和共享,同時完全保留傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的外觀。在實踐中,檔案部門及人員要立足中國實際發(fā)展情況,盡快將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子技術(shù)文件,對庫存紙質(zhì)文件系統(tǒng)進(jìn)行一個全面的鑒定、清理,使庫存成本管理體系結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化。單位檔案部門還必須順應(yīng)新形勢,摒棄以往無所作為的做法,充分發(fā)揮自身學(xué)科優(yōu)勢,積極參與網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)開發(fā)利用,把握有利的網(wǎng)絡(luò)化機遇,與圖書館部門,博物館,情報部門共同管理檔案信息資源,提高文件改造管理水平,開辟檔案改造和編研新天地。

        (四)切實提高檔案利用水平。

        做好檔案管理工作的最終目的是為了提供服務(wù),因此檔案信息的處理和檔案資源的開發(fā)是新形勢下檔案管理的生命力和檔案管理的生命線。源于中國傳統(tǒng)文化觀念的束縛,檔案信息管理工作長久以來圍繞收集、保存來展開,導(dǎo)致部分檔案沒有充分發(fā)揮應(yīng)有的功效,檔案管理工作在開展過程中也曾出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。因此,單位檔案管理人員應(yīng)正視自身工作態(tài)度,樹立檔案財富觀,只有做好財富的加工和開發(fā),才能充分發(fā)揮財富的作用,創(chuàng)造新的財富。面對中國市場發(fā)展經(jīng)濟形勢,檔案進(jìn)行管理工作人員要主動積極參與,從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動服務(wù),通過對傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行有效的加工來發(fā)揮其經(jīng)濟效益、社會效益。這樣切實的提高檔案的利用水平

        (五)提高社會各個階層對檔案的重視程度。

        檔案管理工作的良好開展與社會各個階層人員的利益息息相關(guān),做好檔案工作也離不開社會各界的重視。因此,各級檔案工作部門要建立長效宣傳機制,創(chuàng)新宣傳方式,通過各種形式的宣傳,利用當(dāng)今新媒體的宣傳途徑,提高全民的檔案意識。同時,各級部門也要在工作中積極爭取上級部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視,爭取更多資金資源投入,有效解決管理方式不完善、人員隊伍不充足、物質(zhì)條件不具備等問題,努力營造良好的工作開展環(huán)境。

        三、結(jié)語

        做好新形勢下的檔案管理工作,不僅可以提高單位管理部門的工作水平,合理處理檔案信息,充分利用檔案,而且可以提高檔案工作者的價值,為單位的發(fā)展進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。如今,單位的檔案資源管理相關(guān)部門務(wù)必要把握機遇,發(fā)揮21世紀(jì)信息技術(shù)的優(yōu)勢,促使檔案管理工作可以快速實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化,現(xiàn)代化,從而開創(chuàng)新形勢下的檔案管理工作模式,使檔案管理工作在21世紀(jì)的今天出現(xiàn)一個新局面。

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