（科右中旗人才交流服務中心，內蒙古 興安盟 029400）

引言

人事檔案管理可以說是每個企業(yè)、每個單位發(fā)展最基礎的。人事檔案的基礎管理包括檔案材料的收集、分類、裝訂，人事檔案查閱，人事檔案轉遞等。人事檔案的運用包括招聘時審核人事檔案，中層干部聘任時，辦理在職轉退休社保業(yè)務時，退休人員信息庫建設時，公證等。在日常工作中做好人事檔案的管理和運用非常重要。

一、人事檔案管理的含義

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案是記錄個人相關信息的文字材料匯總，并且按照相關的規(guī)定整理后裝訂形成的。

二、當前社會發(fā)展情境下人事檔案管理模式的發(fā)展情況

首先是人事檔案管理內容越來越朝向現代化發(fā)展。在當今飛速發(fā)展的社會大環(huán)境下，人事檔案管理也有了很大的發(fā)展。邁著堅定的步伐，走向了現代化、信息化、數據化。以往的文字記錄方式雖然也很詳實，但耗費的人力、物力、財力過多，效率也不見得很高。而現在利用大數據化的記錄方式，可以很快速的將所要保存的文字資料記錄下來，而且還可以插入圖片，影像等各種新型信息載體，真正做到圖文并茂。在新型記錄方式下，信息還可以得到很好的保存，丟失的概率也比以往少了許多，文字記錄中可能出現的情況，比如書頁磨損、字跡模糊、記錄內容難以理解等也可以減少。再者來說新型人事檔案管理記錄方式最明顯的一大優(yōu)勢是可以進行快速檢索，只需要在信息記錄載體上輸入關鍵詞，就可以快速的得到所要查詢的信息。其次是管理機制現代化。人事檔案管理模式中包含的人事檔案管理部門也在逐步向現代化的方向發(fā)展。人事檔案管理部門在設計人事檔案管理機制時很好的體現了現代化的特點，比如，利用先進的網絡設備，以及當前信息共享的特點，人事檔案管理部門可以很好的吸取先進的經驗去進行部門管理機制的設置，也可利用方便的app,在app中輸入企業(yè)的相關情況，尋找合適的管理模板，根據企業(yè)的具體情況，進行具體的方案設計，在app給出的管理模板中注入靈魂，為企業(yè)設置出一套最合理的管理機制。

三、現代人事檔案管理存在的問題

首先是重要性認識不到位。企業(yè)人事檔案管理通常是被看做一項服務性工作，而不是一項重大責任性工作，更有甚者認為它是可以省略的工作。某些企業(yè)單位認為生產經營是第一位的，人事檔案管理只是人力資源部門的工作，其他部門沒必要花費時間和精力給予必要支持。某些企業(yè)單位對人事檔案管理沒有深刻清晰的認識，單純的把它看成儲存歸檔和查閱提檔等表面工作。還有一些大型企業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，各分公司隨意進行裝訂，全公司沒有統(tǒng)一標準，導致檔案五花八門。其次是專管人員業(yè)務能力有待提升。當前我企業(yè)業(yè)人事檔案專管人員凸顯出了較為嚴重的問題。首先，專管人員身兼其他工作，精力難免被其他工作分散，導致工作質量大打折扣。這是因為效益好的企業(yè)雖然人員充裕卻認為這不需要占用專職的人力，效益差的由于人員精簡無法設置專職的人力。其次，專管人員存在流動性，這類職工存在崗位變化、晉升或者退休。交接工作通常比較倉促，新人需要很長時間才能熟練掌握這項工作，或者掌握了這項工作卻被安排到其他崗位。

四、企業(yè)人事檔案管理問題的相應對策

（一）嚴把標準關，落實好干部人事檔案數字化規(guī)范

綜合考慮到質量、人力、物力等因素，很多地區(qū)在檔案數字化中采取業(yè)務外包的形式進行，既可以省時省力節(jié)約成本，也可以保證質量成效。檔案數字化是一項系統(tǒng)性、流程性工作，外包后的檔案數字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監(jiān)督、進度跟進、成果驗收等方面下功夫，對外包中的不當行為要及時制止，對影響進度的問題要及時協商解決，對質量問題要及時指明，確保檔案數字化工作按期保質完成。

（二）加強人事檔案管理隊伍的建設

用人單位要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設進行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質較好、具有較強責任心的人員進行人事檔案的管理。另外還需要進行定期的教育和培訓，讓檔案管理人員具有較強的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學習一些先進的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。與此同時，還需要積極落實相關人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關標準規(guī)定來進行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質量提高。

（三）立足實際加強規(guī)章制度管理

隨著互聯網加的快速普及與推廣，對各行各業(yè)產生了深刻的變化。通過將檔案工作實現信息化建設，不僅可以節(jié)約大量的人力物力同時也能夠對人事檔案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質量與水平，而且還能夠探索出更加先進的管理系統(tǒng)，通過檔案資源建設，可以確保檔案管理內容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價值，還能夠有效減少人事檔案出現損耗的風險。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無法估量的損失。通過信息化信息技術能夠將人事檔案信息進行快速采集，可以隨時隨地參與各種展覽活動，確保人事檔案資源的共享。

結語

總之，在新世紀加強檔案管理具有非常重要的意義，需要進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現代化技術相結合，加強檔案的管理以及資源的共享。