魯成喜
(內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府,內(nèi)蒙古 興安 137600)
在檔案管理工作過程中,管理人員必須要調(diào)整自身的工作狀態(tài),及時的進行檔案管理工作的反思和總結。充分的參考國內(nèi)外成功的案例和經(jīng)驗,結合本地區(qū)和本機關的實際情況,構建全新的政府機關檔案管理體系。這樣不僅能夠解決檔案管理過程當中存在相關問題,同時也能夠使實際的檔案管理工作與新時期政府機關工作保持一致。
在現(xiàn)階段檔案管理工作中,雖然部分的領導層和管理人員認識到檔案管理重要性,也采取了一系列方式來對檔案管理工作進行改進,但仍有部分的檔案管理人員并不能夠轉變自身的思想,習慣于根據(jù)自身經(jīng)驗來開展檔案管理工作。這就使得檔案管理存在較為嚴重的形式化現(xiàn)象。受到資金的限制,有的政府機關并不能夠引入足夠的管理設備和先進技術;而已引入現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的政府機關,部分管理人員并不能夠靈活的利用新技術和新系統(tǒng)來解決檔案管理問題。這會使實際的管理工作大大折扣。在檔案管理工作的方法模式發(fā)生變化情況之下,部分政府機關并沒有對管理制度進行改進,的制度和實際管理工作存在較大的差距,并不能夠有效的指導各個階段工作的開展。
政府機關當時根據(jù)國家相關部門的要求,對各項行政事務進行有效的指揮管理和組織,工作涉及的內(nèi)容和領域相對較多,這無疑極大程度提升了檔案管理的整體難度?;诖耍畽C關就可以根據(jù)檔案管理性質(zhì)來招聘具有綜合管理能力和專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人員,或開設獨立的檔案管理公務員招考渠道,根據(jù)招聘人員性質(zhì)安排專業(yè)崗位培訓,使其能夠更快的適應檔案管理工作。另外,針對現(xiàn)有的檔案管理人員,需要安排其進行專業(yè)檔案管理培訓,引導其學習一些與檔案管理有關的法律學、經(jīng)濟學、政治學、社會學、計算機學等的知識,全面提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)、管理能力、專業(yè)技能,使其能按照各階段的要求與標準,保質(zhì)保量地完成檔案管理工作。
政府機關可根據(jù)本單位的情況申請檔案管理專項資金,根據(jù)現(xiàn)有的設備設施配備情況,購置計算機、除濕器、空調(diào)、密集架等檔案管理所需的設備儀器。管理人員必須要紙質(zhì)檔案管理要求進行全面的了解,在檔案室配備電子化的設備和儀器,利用計算機軟件對檔案管理各階段情況進行監(jiān)督,并通過儀表儀器的數(shù)據(jù)檢測情況來對資質(zhì)檔案管理室進行調(diào)整。這樣不僅能夠避免檔案損壞的現(xiàn)象出現(xiàn),同時也能夠有效降低檔案管理過程當中的風險。另外,還需要建立與檔案管理有關的信息化系統(tǒng),借助電子設備將檔案錄入到檔案管理信息數(shù)據(jù)庫當中,利用檔案管理系統(tǒng)來對數(shù)據(jù)的真實性進行全面的評估和檢測,根據(jù)相關的要求來進行電子檔案的編輯和儲存。針對檔案的查閱和借閱,可通過密碼登錄和權限驗證的方式來完成。另外,也需建立與之相匹配的網(wǎng)絡安全系統(tǒng),引進先進的防火墻技術和殺毒軟件,有效的避免電子檔案信息泄露而造成的一系列不良影響。
相關人員必須要對《檔案法》、《機關檔案管理規(guī)定》等的相關法律法規(guī)和制度進行全面的了解,充分結合本政府機關的特性,建立與之相匹配的全新的法律制度。政府機關可全面推行崗位責任制,各個環(huán)節(jié)的任務落實到每一個管理人員頭上,一旦出現(xiàn)問題,就可根據(jù)相關記錄來追溯涉事人員的責任。另外,還可以構建與檔案管理工作相適應的紙質(zhì)檔案管理制度、檔案安全管理制度、電子檔案管理制度、檔案管理輪班制度、設備儀器管理制度、檔案室管理制度等,或是與之相匹配的績效考評制度,安排專業(yè)的監(jiān)督小組對各個環(huán)節(jié)工作進行考核。可將考核數(shù)據(jù)和薪資福利制度或晉升評定制度掛鉤,也可建立與考評制度相關的獎懲機制,據(jù)管理人員行為對其進行獎勵與處罰。
機關檔案管理工作可以有效提高機關的工作質(zhì)量和工作效率,反應機關歷史的真實面貌。綜上所述,政府機關的相關工作人員必須要充分的了解新時期的檔案管理發(fā)展趨勢,引導檔案管理人員轉變自身的思想與觀念,全面提升檔案管理隊伍當中工作人員的綜合實力。與此同時,還需要引進先進的信息化檔案管理模式,并對原有的檔案管理制度進行優(yōu)化與完善,以確保后續(xù)的檔案管理工作能夠有章可循、有法可依。這樣才能夠為新時期政府機關檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。