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        新背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略探究

        2020-12-07 13:09:16李闖
        魅力中國 2020年8期
        關(guān)鍵詞:規(guī)章制度辦公管理人員

        李闖

        (大安市社會(huì)救助事業(yè)中心,吉林 大安 131300)

        檔案管理工作看似簡單,實(shí)則很繁瑣,既要求工作人員能夠?qū)n案合理劃分、細(xì)心整理,又要求工作人員有很強(qiáng)的責(zé)任心和定力,探究檔案管理改革策略要從實(shí)際出發(fā),綜合考量,本文主要為檔案管理改革提出可行性建議。

        一、事業(yè)單位目前的檔案管理情況

        (一)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作重視程度不足

        在檔案管理部門是事業(yè)單位的必備部門,但是領(lǐng)導(dǎo)和員工大多認(rèn)為這個(gè)工作沒有什么技術(shù)含量,如此思想會(huì)使工作大打折扣,檔案管理工作的改革也就很難進(jìn)行,不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

        (二)管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)差

        由于管理人員對(duì)于這份工作的錯(cuò)誤認(rèn)知,管理人員往往是沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的人員,大多是其他部門調(diào)來的。

        (三)檔案管理設(shè)備技術(shù)落后

        現(xiàn)在檔案管理工作還不夠完善,還在采用老套的手抄方式,沒有跟上如今更新?lián)Q代的潮流,增進(jìn)電子檔案庫等新設(shè)備,導(dǎo)致辦公效率低下。

        二、新背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略

        (一)增強(qiáng)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理法的法律意識(shí)

        檔案管理工作也應(yīng)做到有理有據(jù),檔案管理工作的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)在學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理法規(guī)為前提,在制定規(guī)章制度前知道管理人員應(yīng)當(dāng)遵守的條例,讓他們知道自己工作的底線在哪里,以防出現(xiàn)不了解相關(guān)法律而違法的情況。同時(shí),事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視起來,起到帶頭作用,督促檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí),將建立檔案管理規(guī)章制度落到實(shí)處,帶動(dòng)管理人員查找現(xiàn)有制度中與法規(guī)不符合或是未完善的部分,以便盡快修訂,讓管理人員定期總結(jié)、盤點(diǎn)和匯報(bào)。

        (二)改善檔案管理的辦公設(shè)施,提高辦公效率

        如今現(xiàn)代化多媒體工具興起,辦公逐漸趨于電子化,事業(yè)單位的檔案也應(yīng)錄入計(jì)算機(jī),建立完整的電子檔案網(wǎng),這可以改善檔案管理工作量眾多,涉及范圍廣,工作繁雜的現(xiàn)狀。想實(shí)現(xiàn)檔案電子化要從多方面入手,首先,應(yīng)先購置專業(yè)的電子化設(shè)備,用電子辦公軟件進(jìn)行辦公,遇到辦公單位資金缺乏,購買設(shè)備資金不足的情況時(shí),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)大力支持,積極向上級(jí)部門申請(qǐng)資金用于購置現(xiàn)代化設(shè)備。其次,應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才,對(duì)原本部門中的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),如此可以讓檔案管理工作變得更有條理和秩序,檔案管理人員的工作量也大幅減少,檔案趨于電子化,以后想要查詢某一個(gè)人或某一件事檔案也可以更加快的調(diào)取出來。

        (三)提高檔案管理人員的能力和水平

        現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理部門主要是缺乏掌握專業(yè)知識(shí)的人才,這種人才對(duì)于檔案管理創(chuàng)新發(fā)展更有幫助,首先,應(yīng)當(dāng)端正檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的看法,讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是十分重要的,加強(qiáng)對(duì)自身價(jià)值的認(rèn)可,這樣有利于激發(fā)檔案管理人員的工作熱情,如此檔案管理人員也會(huì)更快更積極的了解這項(xiàng)工作的工作流程和工作任務(wù)。其次,應(yīng)當(dāng)從本職務(wù)的人員配置入手,引入學(xué)習(xí)過此類專業(yè)的工作人員,對(duì)于這類人員當(dāng)做儲(chǔ)備干部來培養(yǎng),為本崗位工作提供專業(yè)化的指導(dǎo),讓員工接觸最前沿的檔案管理方法和程序。同時(shí),利用這些新引進(jìn)的專業(yè)人才為員工們提供培訓(xùn),讓本對(duì)檔案管理工作不了解的員工更加清楚這項(xiàng)工作的工作內(nèi)容,從而提高檔案管理部門的工作效率。

        (四)建立完善的檔案管理制度

        一個(gè)國家維護(hù)社會(huì)秩序需要法律,一個(gè)部門更好的工作則需要制度來支撐,檔案管理部門應(yīng)制定合理合法的規(guī)章制度,每個(gè)單位所涉及的檔案管理工作可能并不相同,這時(shí)不同事業(yè)單位的檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定不同的規(guī)章制度,在設(shè)定制度時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮規(guī)章的可操作性,提前考慮到檔案管理工作可能會(huì)遇到的麻煩點(diǎn),避免與規(guī)章制度相沖突,減少檔案管理過程中的麻煩。由于檔案管理涉及的事情比較廣,在檔案中可能包含一些人的生平經(jīng)歷,可在有需要的時(shí)候?yàn)橐恍彶椴块T提供審查依據(jù)的,因此要在規(guī)章中明確指出要求工作人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密,同時(shí)設(shè)置對(duì)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的監(jiān)督監(jiān)察機(jī)制,用這種方式守住檔案管理的底線,這種方式可以在一定程度上避免檔案中的人員找到檔案管理人員進(jìn)行某些不正當(dāng)?shù)慕灰?,可以防止出現(xiàn)檔案管理人員徇私枉法,泄露機(jī)密檔案,或是擅自篡改檔案內(nèi)容的事件發(fā)生。在部門內(nèi)部明確分工,讓員工專門負(fù)責(zé)一個(gè)部分的工作,這樣既可以提高工作的專業(yè)性,也有利于在出現(xiàn)問題時(shí)追責(zé),做的好的時(shí)候進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。并且設(shè)立獎(jiǎng)懲制度,用明確的獎(jiǎng)懲細(xì)則來督促和鼓勵(lì)員工不斷進(jìn)步,有了獎(jiǎng)懲制度的促進(jìn),即便檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠強(qiáng),也可以很好的促進(jìn)學(xué)習(xí),不斷的提高員工自身的業(yè)務(wù)能力,最終提高檔案管理工作的水平,讓檔案管理部門變得更加有序。

        結(jié)束語:事業(yè)單位中的檔案與許多人息息相關(guān),其中包括的人員和事件十分廣泛,要想改善檔案管理工作,需要單位的領(lǐng)導(dǎo)與員工共同努力。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)承擔(dān)改善檔案管理工作的責(zé)任,尋找如今檔案管理工作中存在的問題,從實(shí)際問題出發(fā),與檔案管理人員及時(shí)溝通,了解工作中的各項(xiàng)情況,用新手段促進(jìn)檔案管理的完善,同時(shí)要求全體員工都配合檔案管理部門的工作,為檔案管理工作創(chuàng)造良好的空間。只要領(lǐng)導(dǎo)和員工都重視檔案管理工作,將各項(xiàng)改進(jìn)措施落到實(shí)處,那么事業(yè)單位的檔案管理工作一定會(huì)變得更好。

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