向珂

（恩施州衛(wèi)生學(xué)校，湖北 恩施 445000）

一、前言

隨著人們對(duì)檔案管理的日益重視，中國(guó)檔案工作的水平特別是檔案管理和信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合得到了極大的改善，從而大大改善了檔案管理的合理性和完整性，提高了管理工作的質(zhì)量和效率。在組織檔案中的信息的過(guò)程中，數(shù)字檔案起著非常重要的作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字歸檔在檔案信息化配置中的重要作用，更深入地研究在檔案中配置數(shù)字檔案時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，并采取有效的策略來(lái)有效地解決這些問(wèn)題，使數(shù)字檔案館可以充分實(shí)現(xiàn)其在學(xué)校建設(shè)過(guò)程中的價(jià)值[1]。

二、學(xué)生檔案在學(xué)校建設(shè)的重要性

（一）學(xué)生檔案數(shù)字化在創(chuàng)建文件信息中的重要角色

傳統(tǒng)的文件管理方法相對(duì)封閉，不可避免地存在某些限制。檔案信息化打破了這些傳統(tǒng)的管理模式，并向開(kāi)放方向發(fā)展了文件管理操作，這改變了傳統(tǒng)文件管理的信息存儲(chǔ)和利用能力，并將其轉(zhuǎn)化為信息收集和服務(wù)能力。這有助于合理化檔案信息資源的分配，對(duì)于學(xué)校而言，學(xué)生的數(shù)量大，學(xué)生檔案的數(shù)量更是巨大，很難通過(guò)人工的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，特別是對(duì)于一些需要多方溝通的檔案，如果只能通過(guò)郵寄的方式進(jìn)行傳遞，則很有可能在郵寄的路途中發(fā)生丟失等情況。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息組織不僅可以保證檔案的長(zhǎng)期作用，而且可以實(shí)現(xiàn)高校之間檔案信息的資源共享，具有重要的價(jià)值。

（二）學(xué)生檔案信息化可以提高文件管理任務(wù)的效率

傳統(tǒng)的文件管理方法（包括文件收集，排序和分發(fā)）由文件管理器手動(dòng)執(zhí)行。但是，隨著信息量的不斷增加，文件管理的復(fù)雜性和難度正在逐步提高，傳統(tǒng)的管理方法已不能完全滿足任務(wù)的要求。將高校的學(xué)生檔案數(shù)字化應(yīng)用于存檔信息組織可進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)和存檔管理的自動(dòng)化程度，大大降低文件管理難度，并更改以前傳統(tǒng)的管理模式，可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)單個(gè)輸入執(zhí)行的繁瑣管理任務(wù)。同時(shí)，對(duì)于校史館而言，對(duì)學(xué)生的檔案信息化可以使文件管理以及文件查詢(xún)和檢索變得更加容易，從而大大提高了文件管理效率。學(xué)校經(jīng)常需要查詢(xún)一些校友，如果只有紙質(zhì)的文檔則需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，信息化學(xué)生檔案可以讓學(xué)校更快捷的找到需要的信息[2]。

三、學(xué)生檔案信息化在建筑學(xué)校信息化中的主要問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案館并沒(méi)有完全意識(shí)到檔案館信息化配置中的資源共享

一般而言，在數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際工作中，高校與高校系統(tǒng)之間的有效通信較少，在文件信息交換過(guò)程中造成一定困難，阻礙了文件的水平鏈接。文件管理操作不能完全實(shí)現(xiàn)文件信息資源共享的情況，嚴(yán)重影響文件管理的質(zhì)量和效率。針對(duì)這一問(wèn)題，我們將盡可能加強(qiáng)檔案館之間的橫向溝通，積極征集大量意見(jiàn)，完善與建立檔案信息館藏?cái)?shù)字檔案館有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并逐步健全數(shù)字檔案館。要想構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)，就必須實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。對(duì)于學(xué)校而言，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)或者升學(xué)的情況，如果不能夠很好的實(shí)現(xiàn)信息共享，那數(shù)字化的信息就是封閉的，沒(méi)有辦法發(fā)揮出其重要作用。

（二）文件管理代理未重視數(shù)字文件

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各種信息化組織在各自的領(lǐng)域中都有自己的職能，但是人們并未全面考慮數(shù)字檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和數(shù)字檔案的重要性。在學(xué)生檔案信息建設(shè)中，數(shù)字檔案的發(fā)展沒(méi)有正確的方向，始終是盲目的。但是在當(dāng)前環(huán)境下，數(shù)字檔案應(yīng)該成為檔案管理發(fā)展的主流趨勢(shì)。由于現(xiàn)在的高校進(jìn)行文件管理時(shí)沒(méi)有重視數(shù)字文件，因此數(shù)字文件不僅沒(méi)有發(fā)揮真正的作用，而且在某種程度上降低了文件管理任務(wù)的效率[3]。

（三）數(shù)字文件在組織檔案信息方面標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

不完全標(biāo)準(zhǔn)化也是建立數(shù)字信息檔案館的主要挑戰(zhàn)之一。在實(shí)際的文件信息組織中，數(shù)字檔案沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致文件管理人員面臨問(wèn)題，并采用發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題的方法，并且缺乏組織數(shù)字文件信息的長(zhǎng)期計(jì)劃。另外，由于數(shù)字文件管理過(guò)程中使用的格式和數(shù)據(jù)不同，缺乏規(guī)范對(duì)文件信息傳輸?shù)馁|(zhì)量和效率也有重大影響。

四、解決問(wèn)題的有效方法

（一）資源共享模式的改進(jìn)

如果學(xué)校之間的數(shù)字檔案館沒(méi)有在檔案信息的組織中實(shí)現(xiàn)全面的資源共享，那將不可避免地影響數(shù)字檔案館的使用。因此，學(xué)校需要在檔案信息的構(gòu)成中改善數(shù)字檔案的資源共享模式，促進(jìn)數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，使檔案信息真正共享資源。同時(shí)，在此過(guò)程中，有必要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字文件管理的安全監(jiān)管，以確保文件信息的安全性。如果所有的學(xué)校都能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，就能夠更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案之間的傳遞，同時(shí)保證傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性[4]。

（二）改善數(shù)字文件的可管理性

學(xué)校的檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案在組織檔案信息中的重要作用，根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整和優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理方法，在組織檔案信息時(shí)有效提高數(shù)字檔案的可管理性。同時(shí)，學(xué)校的相關(guān)文件管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟件操作和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和教育，最大限度地提高文件管理人員的整體素質(zhì)，提高數(shù)字文件的可管理性。

（三）建立完整的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

學(xué)生檔案的數(shù)字化是為了使檔案在組織檔案信息時(shí)能充分發(fā)揮其功能，檔案管理部門(mén)必須在創(chuàng)建檔案信息時(shí)根據(jù)相關(guān)的法規(guī)和數(shù)字檔案的實(shí)際情況通知數(shù)字檔案，標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范。因此，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范成為數(shù)字檔案管理的一種限制機(jī)制，有效地提高了檔案信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化程度和標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高了檔案信息組織水平，有利于學(xué)校的建設(shè)。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在學(xué)生檔案管理的發(fā)展過(guò)程中信息管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字文件在檔案信息組織中的應(yīng)用起到了積極的作用，對(duì)學(xué)校建設(shè)有著重要意義。但是，在檔案信息的建設(shè)中，數(shù)字檔案必然存在一定的問(wèn)題，這將對(duì)檔案信息組織的質(zhì)量和效率產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，學(xué)校的相關(guān)的文件管理人員應(yīng)真正意識(shí)到數(shù)字檔案館的重要作用，并尋找合理有效的措施來(lái)有效解決它們，以改善檔案館的管理的效率和質(zhì)量。