向江玲
(新疆林業(yè)學校,新疆 烏魯木齊 830026)
伴隨當前科學技術(shù)的不斷提升,信息化技術(shù)也快速的發(fā)展起來,并在社會很多領(lǐng)域當中得到普遍應用。而在學校檔案管理工作當中,應用現(xiàn)代化信息技術(shù),使學校檔案管理效率與質(zhì)量得到了大幅提升。為了使電子檔案更好地應用于學校檔案管理工作當中,展開學校檔案管理工作當中,電子檔案的應用研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。
進入新時代以來,我國的經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢頭,科學技術(shù)日新月異,特別是信息技術(shù)近年來獲得了突飛猛進的發(fā)展,并廣泛的應用于社會諸多領(lǐng)域當中。將現(xiàn)代信息技術(shù)應用于教育行業(yè)當中,不僅能夠利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展多媒體教學,提升辦公自動化水平,同時,在學校檔案管理中的應用也發(fā)揮了巨大的作用,通過信息技術(shù)引入學校檔案管理工作,極大地推動了學校電子化檔案管理,在保證學校檔案管理工作效率的同時,確保了檔案管理的質(zhì)量,還有效降低了檔案管理過程當中,工作人員的勞動力投入,對實現(xiàn)學校檔案管理,高效化發(fā)展起到了重要的促進作用。特別是在當前社會發(fā)展飛速發(fā)展背景下,如何提高工作效率成為當前的重要工作目標,而通過電子檔的應用,可以更加高效化的開展工作,所以在新的發(fā)展時期,加強應用電子檔案是當前重要的發(fā)展要求。
在學校當中,發(fā)展決策對學校今后發(fā)展具有重要的參考作用,而決策的正確與否,對學校的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響,倘若學校在面臨發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)時,有著強大的數(shù)據(jù)支撐,這更利于學校做出正確決策,制定出更加符合學校實際的發(fā)展政策,這對學校的未來持續(xù)健康發(fā)展是非常有益的。而學校發(fā)展需要的大量信息主要通過檔案信息來提供,加強檔案信息化管理,能夠更加充分的整合信息數(shù)據(jù),為學校未來發(fā)展提供有效的參考與指引,促進學校健康發(fā)展。
學校是開展教學和科研管理工作的重要場所,而這些工作的開展會形成很多文字資料,還有學生的學籍檔案教學檔案的資料信息等,這些重要的信息資料,直接影響學校的今后發(fā)展與進步,所以保存價值與使用價值非常的高。然而,對于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作而言,存在一定的封閉性,很多時候難以從中挖掘檔案信息資料進行參考,然而利用電子檔信息,可以更加及時的進行歸檔與查閱,有效提取相關(guān)信息數(shù)據(jù),將檔案信息的作用充分發(fā)揮出來,這對學校的長遠發(fā)展是非常有益的。
現(xiàn)如今,對于很多學校而言,為了有效增強電子檔案管理水平,管理層必須要對電子檔案管理有一個更加充分的認識,了解電子檔案管理的重要性以及便捷性,對電子檔案管理給予充分的重視,同時對電子檔案管理加強宣傳,利用會議講座等有效形式,擴大電子檔案管理的宣傳工作,讓學校教職員工對電子檔案管理有一個更加充分的認識,在實際工作當中,將電子檔案管理的側(cè)重點充分抓好,研究分析與學校管理實際相符合的電子檔案管理模式,學校還應當加強管理與監(jiān)督,通過激勵措施,將工作人員的積極性充分調(diào)動出來,進一步提高檔案管理質(zhì)量。
為了保證電子檔案管理工作水平的整體提升,應當在充分考慮實際工作基礎(chǔ)上,構(gòu)建完善的電子檔案管理工作機制,同時,學校應當嚴格遵循國家有關(guān)部門頒布的電子檔案管理相關(guān)文件要求,與當?shù)貙嶋H充分結(jié)合,構(gòu)建完善的電子檔案管理規(guī)章制度。同時,學校還應當明確權(quán)責,對工作人員管理權(quán)限合理劃分,將電子檔案管理過程中,工作人員責任進行明確劃分,如果管理電子檔案過程當中有問題出現(xiàn)時,可以及時的對責任人進行問責,通過這種方式,能夠有效提高電子檔案管理水平,避免電子檔案信息的篡改或丟失。此外,在建立健全完善的電子檔案管理制度前提下,同時,還應當明確定位電子檔案管理類型,科學合理地進行歸類,準確歸檔各類信息資料,保證電子檔案的工作效率與工作質(zhì)量。
為了提高電子檔案管理工作的質(zhì)量,對于電子檔案管理工作進行監(jiān)督也是十分必要的。為此,學校首先就要采取不定期檢查的方式,檢查工作人員的工作情況,主要監(jiān)督工作人員信息錄入方面的及時性,同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規(guī)章的情況,并將這些內(nèi)容同工作人員的績效考核直接掛鉤,提高工作人員在主觀上的工作積極性,同時保障學校電子檔案管理的準確性與真實性,充分發(fā)揮電子檔案的作用。除此之外,學校還要針對電子檔案管理工作制定相關(guān)的獎懲措施,對于能夠及時準確完成工作的工作人員,學校要給予肯定并給予一定的物質(zhì)獎勵,樹立起榜樣,激發(fā)工作人員的積極性,同時對于工作拖拉,工作質(zhì)量不高的工作人員,學校要進行嚴格的懲罰,杜絕工作態(tài)度不端正的情況,提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。
總之,在學校當中,檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容,檔案管理水平高低對學校的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響,所以,學校必須要充分重視檔案管理工作,將各種先進的技術(shù)手段應用于檔案管理工作當中,提高電子檔案管理水平,保證檔案管理質(zhì)量,為學校長遠發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。