王玉娟/杭州電子科技大學檔案館

1 檔案服務業(yè)的概念

20世紀90年代以來，具有經(jīng)營性質(zhì)的檔案事務機構逐漸發(fā)展，引發(fā)業(yè)界對“檔案產(chǎn)業(yè)”問題的探討。由于檔案原件不能作為商品流通、檔案工作具有事業(yè)性質(zhì)、信息技術水平限制等原因，學界對其概念有較多爭議或顧慮，相關論證和研究成果較為匱乏。對“檔案社會化服務”學界定義較為清晰，明確其“是由專業(yè)機構基于社會分工，向社會提供專業(yè)性、社會化的檔案服務”[1]；“檔案社會化服務具有專業(yè)性、社會性、商業(yè)性和保密性等特性，其本質(zhì)是一種服務性工作或活動”[2]。2016年《關于促進浙江省檔案服務業(yè)健康發(fā)展的意見》指出，“檔案服務業(yè)是運用現(xiàn)代檔案管理知識、技術和場所、設備、設施等要素向社會提供智力成果、勞務服務、檔案產(chǎn)品的新興行業(yè)，是檔案事業(yè)的重要組成部分”。至此明確了經(jīng)營性檔案機構的概念和其與檔案事業(yè)的關系，也徹底解決了長期以來對“檔案產(chǎn)業(yè)”概念不清的爭論，即能稱之為“產(chǎn)業(yè)”的不是“檔案”本身，而是檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段產(chǎn)生并發(fā)展起來的“檔案服務業(yè)”。

2 檔案服務業(yè)發(fā)展規(guī)模

根據(jù)2020年4月百度企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，經(jīng)營范圍含“檔案”的企業(yè)中，開辦10年以上的有5283家，開辦1年內(nèi)的有2688家；名稱含“檔案”的企業(yè)中，開辦10年以上的有940家，開辦1年內(nèi)的有252家。注冊資金在5000萬以上、經(jīng)營范圍含“檔案”的企業(yè)中，開辦10年以上的有395家、開辦1年內(nèi)的有71家；名稱含“檔案”的開辦10年以上的有35家、開辦1年內(nèi)的有1家。注冊資金在10萬—1000萬、經(jīng)營范圍含“檔案”的企業(yè)中，開辦10年以上的有3099家、開辦1年內(nèi)的有2256家、開辦1—3年內(nèi)的有9771家；名稱含“檔案”的、開辦10年以上的有403家，開辦1年內(nèi)的有223家，開辦1—3年內(nèi)的有1541家。這些數(shù)據(jù)表明，越來越多的技術服務企業(yè)將原有業(yè)務延伸拓展到檔案服務領域，檔案服務行業(yè)規(guī)模逐漸發(fā)展壯大，但檔案專營企業(yè)與涉檔經(jīng)營企業(yè)數(shù)量差距較大，資本實力雄厚的檔案企業(yè)數(shù)量不足，檔案專營企業(yè)的資金規(guī)?？傮w水平較低。各省檔案服務業(yè)水平還不均衡，但是在一些省份已形成良好發(fā)展勢頭，例如浙江省1990年1月在杭州成立了全國首家集體所有制檔案社會服務機構[3]，迄今開辦10年以上、注冊資金10萬元以上、名稱含“檔案”的檔案專營浙江企業(yè)已有百余家。從全國情況看，經(jīng)營范圍含“檔案”、開辦10年以上、企業(yè)數(shù)量超過200家的有廣東、山東、江蘇、浙江、河北、遼寧、湖北、四川、福建、安徽10個省份。

3 檔案服務行業(yè)分類

隨著檔案服務行業(yè)發(fā)展，分工逐漸細化，經(jīng)營性檔案機構能夠提供的檔案服務內(nèi)容和產(chǎn)品日益豐富。較為普遍和成熟的有檔案信息系統(tǒng)集成、檔案整理與寄存、檔案信息加工與咨詢、檔案培訓、檔案科普和宣傳、檔案價值鑒定與評估等。最新的國民經(jīng)濟統(tǒng)計分類方法也更為明晰地確定了檔案機構所屬行業(yè)和產(chǎn)業(yè)分類，《國民經(jīng)濟行業(yè)分類（2017）》中，檔案館屬于“文化、體育和娛樂業(yè)”門類下的“文化藝術業(yè)”；《文化及相關產(chǎn)業(yè)分類（2018）》中，“檔案館”屬類依次為“文化核心領域”下的“內(nèi)容創(chuàng)作生產(chǎn)”大類、“內(nèi)容保存服務”中類、“各類檔案館的管理服務”小類；《國家科技服務業(yè)統(tǒng)計分類（2018）》中，在科技普及和宣傳教育服務門類下包括“檔案館科普服務”。此外，在《知識產(chǎn)權（專利）密集型產(chǎn)業(yè)統(tǒng)計分類（2019）》《戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)分類（2018）》《高技術產(chǎn)業(yè)（服務業(yè)）分類（2018）》《生產(chǎn)性服務業(yè)統(tǒng)計分類（2019）》中，信息服務業(yè)門類下信息技術服務、數(shù)字內(nèi)容服務也涵蓋了檔案信息服務的內(nèi)容。由此可見，檔案服務是生產(chǎn)性服務業(yè)以及文化產(chǎn)業(yè)中檔案相關領域行業(yè)分工細化形成的新業(yè)態(tài)，其本身屬于“內(nèi)容保存服務”“信息服務”“數(shù)字內(nèi)容服務”“專業(yè)技術服務”“科技推廣和應用服務業(yè)”“制造業(yè)”等行業(yè)范疇。

4 檔案服務業(yè)標準化建設情況

檔案服務業(yè)向規(guī)?；l(fā)展，逐步顯現(xiàn)出有效供給能力不足、行業(yè)管理薄弱等深層次問題，需要通過服務和管理標準化、市場管理制度化加以解決。2004年浙江省檔案局頒布《檔案中介服務管理辦法》之后，多個地方政府部門出臺了類似的管理規(guī)章；2017年國家檔案局頒布兩項檔案服務外包行業(yè)標準《檔案服務外包工作規(guī)范》《檔案保管外包服務管理規(guī)范》；2019年12月，浙江省檔案局組織起草的《檔案服務機構管理與服務規(guī)范》地方標準面向社會征求意見。這些不同層次的標準和管理制度公布實施一定程度上彌補了檔案服務業(yè)標準和制度缺失，但也反映出檔案服務標準化建設缺乏整體規(guī)劃設計、政策性制度規(guī)范和標準規(guī)范適用內(nèi)容界定模糊、標準中存在政策性管理措施溢出自身范圍、滲入標準管理領域等問題。

5 檔案服務業(yè)標準的體系建設

5.1 堅持標準化建設的科學方法論

經(jīng)營性檔案機構與信息技術服務業(yè)關系十分密切。通過百度企業(yè)查詢，經(jīng)營范圍含檔案業(yè)務的企業(yè)所屬行業(yè)主要分布在互聯(lián)網(wǎng)和相關服務、科技推廣和應用服務業(yè)、批發(fā)和零售業(yè)、軟件和信息技術服務業(yè)、商務服務業(yè)、信息技術服務業(yè)、專業(yè)技術服務業(yè)、通用設備制造業(yè)、計算機通信和其他電子設備制造業(yè)、光電及光學相關產(chǎn)業(yè)、金屬制品業(yè)。為了順應信息技術服務業(yè)持續(xù)快速增長的趨勢，2009年我國成立了信息技術服務標準（ITSS）體系指導協(xié)調(diào)組和工作組，通過10年的努力建立了政府主導、企業(yè)主體的標準化工作機制，ITSS體系4.0+版本標準族已初具體系[4]，形成了一套科學完整的標準體系建設方法論。檔案服務業(yè)標準應當參照ITSS標準已經(jīng)建立的科學體系框架，進行體系拓展和內(nèi)容構建。

5.2 檔案服務業(yè)標準的體系構成

2015年國務院下發(fā)《深化標準化工作改革方案》《國家標準化體系建設發(fā)展規(guī)劃2016—2020》兩份文件，明確了堅持簡政放權、放管結合、依法建標的標準化改革基本原則。檔案服務外包規(guī)范DA/T68.1-3-2020《總則》《檔案數(shù)字化服務》《檔案管理咨詢服務》三項行業(yè)標準于2020年6月正式實施，表明當前檔案服務業(yè)推薦性行業(yè)標準框架已初步形成，政府主導制定的行業(yè)標準體系科學合理，標準之間銜接配套性明顯增強，標準化改革成效顯著。檔案服務業(yè)體系的整體結構應包含推薦性行業(yè)標準、推薦性地方標準、團體標準、企業(yè)標準四個層次、多個具有擴展性的標準族。為建立統(tǒng)一市場規(guī)則，每個層次的標準應具有不同側重點，政府主導制定的推薦性行業(yè)標準和地方標準應具有基礎性、統(tǒng)一性、權威性和公益性；市場自主制定的團體標準、企業(yè)標準應側重于提高自身競爭力，做強品牌。可參照ITSS標準化模型，有目的、分層次、成系統(tǒng)地規(guī)劃檔案服務業(yè)標準族，形成基礎標準、支撐標準、業(yè)務標準?；A標準是檔案服務業(yè)對象的共性抽象，定義檔案服務的業(yè)務分類和服務原理、服務質(zhì)量評價方法、服務成本要求、服務工具要求和服務從業(yè)人員要求等。支撐標準是檔案自身服務管控和服務外包規(guī)范需求，業(yè)務標準根據(jù)不同檔案服務主體的業(yè)務特點進行規(guī)劃[5-9]。以政府部門主導的行業(yè)和地方標準是基礎標準和支撐標準，例如檔案服務外包行業(yè)標準的《總則》屬于基礎標準，管理咨詢、數(shù)字化、保管服務標準屬于支撐標準。市場主導的團體和企業(yè)標準是業(yè)務標準，各類服務的具體內(nèi)容不宜作為標準的固定要素，而應在服務過程中，按照合同或其他協(xié)議形式加以詳細約定。

6 檔案服務業(yè)地方標準建設

6.1 深入調(diào)查論證，依法修標。2018年1月1日起，新修訂的《中華人民共和國標準化法》（以下簡稱“標準化法”）實施，規(guī)定：“可以制定符合本行政區(qū)域自然條件、民族風俗習慣的特殊技術要求以及地理標志產(chǎn)品標準；出于地方政府規(guī)范管理和提高管理服務效率的需要，地方標準可涉及社會管理和公共服務領域，特別強調(diào)，禁止利用標準實施妨礙商品、服務自由流通等排除、限制市場競爭的行為?！币婪ńㄔO檔案服務業(yè)地方標準，應當從公益性角度充分挖掘紅色檔案、少數(shù)民族檔案、名人檔案等地方特點明顯特色檔案服務產(chǎn)品；對服務評價、服務成本等與市場經(jīng)營直接相關的活動進行標準化時，應多方征求行業(yè)內(nèi)企業(yè)的意見，進行充分調(diào)查分析和論證。標準起草工作組成員的構成應兼顧行業(yè)代表性與專業(yè)技術性，注重選擇具有工程、管理、法律、標準化專業(yè)技術背景，同時具有檔案管理和實踐經(jīng)驗的復合型專業(yè)人員。

6.2 注重標準的協(xié)調(diào)配套。檔案社會服務業(yè)標準屬于標準化法釋義指出的“生產(chǎn)性服務業(yè)領域需要統(tǒng)一的技術要求，包括對服務各要素（供方、顧客、支付、交付、溝通等）提出的服務能力、服務流程、服務設施設備、服務環(huán)境、服務評價等管理和服務要求”，“政府主導制定標準要重點考慮標準之間的協(xié)調(diào)配套”。檔案服務業(yè)地方標準建設要以提高地方社會公共服務治理水平為目標，注重標準層次合理規(guī)劃，上位行業(yè)標準已覆蓋的內(nèi)容不宜重復建設，應參照執(zhí)行；對于項目管理、服務實施等不宜在地方標準中細化的內(nèi)容，鼓勵地方標準化示范企業(yè)發(fā)揮特色優(yōu)勢，將企業(yè)管理服務標準向社會公開，選擇市場化成熟度高、實施效果顯著的企業(yè)標準上升為團體標準，在地方行業(yè)內(nèi)推廣；行業(yè)標準中尚未涵蓋的服務等級評價條件、評定規(guī)則、服務計價規(guī)范等內(nèi)容，應作為地方標準的制訂重點。標準的內(nèi)容結構必須高度概括，層次簡明、邏輯合理，應參照《檔案服務外包工作規(guī)范》總則，將具體的檔案服務標準化對象納入發(fā)包方、承包方、第三方機構、監(jiān)管機構、服務能力五類關系主體，在行業(yè)標準的基礎上進行內(nèi)涵外延的繼承和拓展。

7 檔案服務業(yè)標準的內(nèi)容構建

7.1 確定標準化對象的邊界。標準體系的主要適用對象為產(chǎn)品和技術、管理和服務，通常情況下這類對象質(zhì)量目標明確，方法和過程能夠程序化為可執(zhí)行的規(guī)范，有規(guī)定的步驟、順序和內(nèi)容；制度體系主要規(guī)范市場和人員行為，以條文形式明示合法合規(guī)的行為和違法違規(guī)的制裁措施。兩類體系必須清晰界定，屬于制度體系規(guī)范的對象，不能作為標準化對象。此外，管理過程和服務活動是兩種不同類型的標準化對象，前者屬于管理類標準范疇，而后者屬于產(chǎn)品類標準或工作規(guī)范類標準范疇。服務業(yè)標準族如需要在同一標準文本中表述不同類型的標準化對象，則必須做到邏輯結構清晰、要素表述統(tǒng)一。標準的制定過程均需按照國家標準《標準化工作導則》（下簡稱《導則》）的規(guī)定進行。

7.2 確保標準內(nèi)容的規(guī)范性。標準內(nèi)容需要充分反映地方行業(yè)普適性的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和服務特點，在確定規(guī)范性技術要素和資料性補充要素時，應當對重復性、關鍵性、同一性業(yè)務活動進行合理歸納、凝練及抽象。標準的總則部分不是編寫必備要素，如果不是獨立成文，而是作為章節(jié)單元時，宜撰寫概括性條文而不應包含管理和服務的具體要求。標準要素應符合標準編制規(guī)范。封面、目次、前言是資料性概述要素，標準名稱、范圍、規(guī)范性引用文件是規(guī)范性一般要素，術語和定義是規(guī)范性技術要素。標準文本中條目必須遵守規(guī)范有序編寫，按照《導則》規(guī)定，段是章或條的細分，段不編號。應當使用PDF文件公布標準的電子文本，同時按照國標規(guī)范撰寫《標準編制說明》作為附件與標準文本同時公布。

7.3 量化技術要素定義應完整。規(guī)范性技術要素的選擇要保證檔案服務機構的管理、過程或服務的適用性?！秾t》規(guī)定，規(guī)范性技術要素應只列入可被證實的要求，應定量并使用明確的數(shù)值，尺寸應以無歧義的方式表示。這就要求要在充分調(diào)研論證市場經(jīng)營管理和服務成本核算實踐經(jīng)驗的基礎上，對各類服務的評價和服務成本進行細化和量化，建立定量計算方法，列入規(guī)范性附錄。對難以量化的部分建議刪除或歸納總結，作為資料性補充要素列入一般規(guī)定。

7.4 標準術語應遵循已有標準的規(guī)定?！秾t》規(guī)定，術語為可選要素，它應僅給出為理解標準中某些術語所必需的定義。若在其他標準中已經(jīng)建立概念一致或能完全涵蓋的術語和定義，宜引用其定義，而不必重復定義。尤其是在現(xiàn)行強制性和推薦性標準中均有定義、相關領域?qū)I(yè)技術人員亦能充分理解的術語，均應直接引用。標準中術語不宜過多，否則會導致規(guī)范性技術要素之間缺乏清晰的層次和邏輯。對檔案服務業(yè)新生業(yè)態(tài)，如“招標代理服務、監(jiān)理服務、駐點服務”等，可參照行業(yè)標準《服務外包規(guī)范》總則中“檔案服務的業(yè)務類型”的定義形式進一步抽象概括予以定義。