謝軍偉/杭州中大檔案管理咨詢有限公司

隨著國家及省檔案主管部門相關(guān)檔案管理規(guī)范的制定和頒布實(shí)施，以及各領(lǐng)域檔案服務(wù)外包項(xiàng)目的開發(fā)和建設(shè)，我省檔案服務(wù)外包推廣發(fā)展至今已有20多年，在此期間，檔案外包服務(wù)單位經(jīng)過了企業(yè)轉(zhuǎn)型、業(yè)務(wù)拓展和多元分化的發(fā)展歷程。

1 我省檔案服務(wù)外包的現(xiàn)狀

1.1 檔案外包服務(wù)企業(yè)的特點(diǎn)

我省檔案服務(wù)外包企業(yè)數(shù)量眾多，但大多屬于技術(shù)含量較低、勞動強(qiáng)度大的類型，“科技密集型”、綜合實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)較少，致使許多檔案服務(wù)發(fā)包因投標(biāo)人數(shù)不足而流標(biāo)，而較小的檔案中介服務(wù)企業(yè)又因?qū)I(yè)能力有限、業(yè)務(wù)人員不足等原因不能滿足發(fā)包人的需求。我省檔案服務(wù)外包還有很大的市場空缺，尤其是中高端的綜合性檔案外包服務(wù)企業(yè)，更是供不應(yīng)求。

1.2 檔案外包服務(wù)的內(nèi)容

許多檔案服務(wù)外包發(fā)包方因人員、資金、時(shí)間等原因而選擇檔案整理歸檔、復(fù)制、數(shù)字化加工等服務(wù)項(xiàng)目，至于檔案全過程管理咨詢、開發(fā)利用等服務(wù)期長、耗費(fèi)資金大的服務(wù)項(xiàng)目卻不易被接受，檔案服務(wù)外包的廣度和深度還存在著很大的局限性。在一些企事業(yè)單位，許多期滿檔案依舊存放在檔案庫房中，占用大量的庫存空間，由于種種原因，有關(guān)檔案鑒定和銷毀的外包服務(wù)卻未能開展。

1.3 檔案外包服務(wù)人才狀況

目前，檔案專業(yè)人才特別是中、高級人才大都集中在各企事業(yè)單位，而從事檔案外包服務(wù)的專業(yè)人才占比更少，尤其是涉及科技檔案之類既有專業(yè)知識、又懂檔案業(yè)務(wù)的人才數(shù)量更是少之又少。一些檔案服務(wù)企業(yè)采用按件計(jì)量的方式計(jì)算工資，也使許多檔案工作者為了提高收入而把精力放在機(jī)械式的操作上，而沒有時(shí)間和精力去提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，這也限制了高層次檔案人才的產(chǎn)生。

2 我省檔案外包服務(wù)發(fā)展的對策

2.1 規(guī)范檔案服務(wù)外包企業(yè)的發(fā)展

目前，關(guān)于檔案服務(wù)外包企業(yè)的資質(zhì)等級暫未評定，檔案服務(wù)和檔案產(chǎn)品的市場信息參考價(jià)還不健全，致使檔案服務(wù)發(fā)包方招標(biāo)控制價(jià)沒有明確的參考依據(jù)，只能參照類似項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。而部分檔案服務(wù)企業(yè)為了爭取服務(wù)項(xiàng)目，以較低報(bào)價(jià)以求中標(biāo)，這勢必會擾亂市場價(jià)格，降低檔案服務(wù)質(zhì)量。另外，檔案服務(wù)監(jiān)理還未推廣，很難對服務(wù)單位的服務(wù)質(zhì)量給予準(zhǔn)確的評定和有效的監(jiān)督。在當(dāng)前的形勢下，實(shí)行檔案服務(wù)外包企業(yè)的資質(zhì)等級評定，完善檔案服務(wù)及產(chǎn)品和市場信息參考價(jià)，推廣檔案服務(wù)監(jiān)理，是規(guī)范我省檔案服務(wù)外包行之有效的措施，也是廣大檔案服務(wù)發(fā)包人的迫切需求。

2.2 加強(qiáng)檔案外包服務(wù)人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案服務(wù)外包企業(yè)的盈利和服務(wù)質(zhì)量的提高，至關(guān)重要的一個(gè)因素就是檔案專業(yè)人才。目前，許多檔案服務(wù)外包人員的業(yè)務(wù)知識還停留在理論的層面，并未實(shí)地操作過。如果在單位官方門戶網(wǎng)站或公共學(xué)習(xí)平臺上創(chuàng)建“檔案工作現(xiàn)場實(shí)操視頻”模塊，就能使檔案工作者更形象、深入地學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能。還要適當(dāng)提高檔案服務(wù)外包人才應(yīng)有的待遇，表彰在檔案工作方面有突出有貢獻(xiàn)的人，進(jìn)行物質(zhì)上和精神上的激勵(lì)。這樣，在吸引新進(jìn)人才的同時(shí)，又可以減少現(xiàn)有人才的流失。

2.3 完善檔案外包服務(wù)的技術(shù)設(shè)備

目前，市場上的檔案設(shè)備和技術(shù)產(chǎn)品的種類有很多，功能、質(zhì)量、價(jià)格和售后服務(wù)也參差不齊。一臺好的檔案設(shè)備或一款好的檔案軟件可以大大提高檔案工作的效率和質(zhì)量，而研究開發(fā)檔案設(shè)備和技術(shù)產(chǎn)品則需要大量的資金和技術(shù)支撐，這使得一般的檔案技術(shù)開發(fā)企業(yè)望而卻步。如果有關(guān)部門牽頭組織研究開發(fā)先進(jìn)的檔案設(shè)備和技術(shù)產(chǎn)品并推廣利用，形成規(guī)范統(tǒng)一的“模具”，生產(chǎn)規(guī)格統(tǒng)一的“產(chǎn)品”，比如一套數(shù)字化加工設(shè)備，掃描后自動糾偏、裁邊、調(diào)整字節(jié)大小、清晰度等，達(dá)到數(shù)字化規(guī)范的要求，那么勢必提高檔案外包服務(wù)的質(zhì)量，利于“大數(shù)據(jù)的融合”，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案服務(wù)外包的監(jiān)管

檔案服務(wù)外包管理體系一般按照 PDCA（計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—改進(jìn)）循環(huán)的模式進(jìn)行，由檔案服務(wù)外包單位根據(jù)服務(wù)對象和發(fā)包方的需求制定檔案服務(wù)計(jì)劃方案，經(jīng)檔案服務(wù)監(jiān)理單位審核、發(fā)包方備案后實(shí)施，在實(shí)施的過程中及時(shí)向發(fā)包方和監(jiān)理匯報(bào)工作情況并接受監(jiān)督檢查，不斷改進(jìn)并完善以實(shí)現(xiàn)服務(wù)目標(biāo)。目前檔案服務(wù)外包在監(jiān)督檢查方面主要體現(xiàn)在對發(fā)包方的監(jiān)管和檔案行政主管部門的監(jiān)督抽查及驗(yàn)收，而檔案服務(wù)第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)未能全面推廣和有效介入，不利于檔案外包服務(wù)的改進(jìn)和服務(wù)質(zhì)量的提高。所以，第三方監(jiān)理的監(jiān)管是檔案服務(wù)外包中不可或缺的一個(gè)重要組成部分。