江小青

（寧德師范學(xué)院，福建 寧德 352100）

當前，現(xiàn)代辦公室管理工作日新月異，創(chuàng)新應(yīng)用高校二級學(xué)院辦公室的工作理念和模式，發(fā)揮其培養(yǎng)專業(yè)人才、促進知識創(chuàng)新、傳承優(yōu)秀文化的重要作用，更好地滿足高校發(fā)展的新要求，成了高校辦公室的必然趨勢。

一、地方高校二級學(xué)院辦公室的職能定位和作用

地方高校二級學(xué)院辦公室是聯(lián)接高校行政職能部門與二級學(xué)院之間的紐帶，是協(xié)調(diào)二級學(xué)院內(nèi)各管理部門的便捷橋梁，是聯(lián)通學(xué)院師生、服務(wù)師生的開放窗口。二級學(xué)院辦公室作為負責(zé)學(xué)院日常事務(wù)的綜合性管理機構(gòu)，充分發(fā)揮學(xué)院辦公室的組織功能，有助于實現(xiàn)學(xué)院內(nèi)部的職能，增強學(xué)院的組織效能，對外樹立起良好的工作態(tài)度和服務(wù)形象，體現(xiàn)出高效的管理和服務(wù)實力。

二、推進地方高校二級學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)的意義

（一）有助于優(yōu)化辦公室管理職能

推進二級學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)，能更好地完善整個高等學(xué)校的工作架構(gòu)，順暢聯(lián)通高校行政職能部門與院系師生之間的溝通和聯(lián)系，有利于提高學(xué)院辦公室管理水平和工作質(zhì)量；靈活設(shè)計實施科學(xué)的管理原則和管理工作形式，有利于持續(xù)有效地提高管理和服務(wù)的水準，提升服務(wù)能力和水平。

（二）有助于促進學(xué)院科學(xué)決策

學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)是實現(xiàn)院系科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)。二級學(xué)院辦公室不斷創(chuàng)新思路，探尋更多有益的工作方法和策略，能進一步增強為高校行政部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開展協(xié)商和決策提供積極的參謀和借鑒作用。學(xué)院辦公室堅持貫徹各項管理制度的同時，及時有效收集、分析、處理好各種信息和資源，有利于輔助決策，做好院務(wù)的及時反饋和總結(jié)工作，更好地滿足院系的全面發(fā)展需求。

（三）有助于提升高?？茖W(xué)發(fā)展

加強二級學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)也是推進高等學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的現(xiàn)實需要。學(xué)院辦公室優(yōu)化利用先進的管理方法和模式，切實結(jié)合本院系的具體實際情況和特點，能不斷增強高校領(lǐng)導(dǎo)的管理職能，促進各項提質(zhì)增效；能促進高校整體發(fā)展，致力組織實施好培養(yǎng)人才、科學(xué)研究和社會服務(wù)等方面的職能。

三、推進地方高校二級學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)的路徑

（一）創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室，保障高教優(yōu)支持

1.凝聚共識，形成創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室的原生動力。加強學(xué)習(xí)型辦公室的建設(shè)，就是為了提高辦公室的管理和服務(wù)效率。通過學(xué)習(xí)，有利于提升管理者的業(yè)務(wù)能力和管理素質(zhì)，并能進一步凝聚全員的共同行動意志，激起共同進步的動力，激勵在學(xué)習(xí)中不斷完善自我、獲取進步，從而有效提升辦公室的效能和功用，建成不斷爭取進步的先進辦公室。2.營造良好的集體學(xué)習(xí)氛圍，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)習(xí)項目，支持學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)，學(xué)習(xí)內(nèi)容主要包括有終身學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、團隊實踐學(xué)習(xí)等。3.圍繞職業(yè)生涯規(guī)劃發(fā)展的學(xué)習(xí)目標，統(tǒng)籌學(xué)習(xí)內(nèi)容和進度，激勵辦公室成員相互分享學(xué)習(xí)的成果，形成積極向上的學(xué)習(xí)環(huán)境。4.充分應(yīng)用現(xiàn)代信息化學(xué)習(xí)資源，通過便捷時興的信息化學(xué)習(xí)媒介和平臺，開展遠程教育、線上培訓(xùn)、視頻在線學(xué)習(xí)等多樣化的在線學(xué)習(xí)形式，從而為堅持持續(xù)的信息化學(xué)習(xí)提供良好的保障。

（二）創(chuàng)建服務(wù)型辦公室，務(wù)實服務(wù)擔職責(zé)

二級學(xué)院辦公室承擔著服務(wù)上級、溝通院系、聯(lián)系師生、關(guān)聯(lián)學(xué)院內(nèi)外等重要職責(zé)，服務(wù)是學(xué)院辦公室的核心職能，也是其根本任務(wù)。

1.要抓緊思想建設(shè)，樹立良好的服務(wù)意識，辦公室工作任務(wù)繁雜，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要多與辦公室人員多溝通交流，及時了解工作思想動態(tài)。2.提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，提高創(chuàng)新服務(wù)的素質(zhì)，二級學(xué)院辦公室工作常遇到許多的新難題，需要在積極繼承優(yōu)良傳統(tǒng)和寶貴經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新。3.勇于創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域，學(xué)院辦公室工作要不斷開拓新的工作領(lǐng)域，堅持凡是學(xué)院工作和師生要求的，都應(yīng)納人工作范圍，盡全力完善。4.創(chuàng)新服務(wù)方式，二級學(xué)院辦公室是一線服務(wù)部門，應(yīng)積極創(chuàng)新管理和服務(wù)方式，為二級學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。5.創(chuàng)新服務(wù)機制，學(xué)院辦公室要建立和完善各項工作程序、標準和規(guī)范，理順工作關(guān)系，協(xié)調(diào)工作程序，形成信息靈敏、反應(yīng)快捷、科學(xué)合理的服務(wù)機制。

（三）創(chuàng)建高效型辦公室，提質(zhì)增效促發(fā)展

辦公室管理者要有良好的進取意識，注重辦公室工作的優(yōu)質(zhì)高效原則，切實保障辦公室更好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)和管理。

1.學(xué)院辦公室要當好院系的參謀和助手。二級學(xué)院許多行政管理方面的決策要通過辦公室來組織實施，這就要求辦公室工作人員具備扎實的專業(yè)知識，有效了解和掌握工作動態(tài)，深入研究相關(guān)政策，把握決策取向，抓住重點問題，做到工作有分析、有判斷、有建議，對落實高校要求和本學(xué)院工作方向等提出高效的參謀意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具體可行的依據(jù)，發(fā)揮好助手的作用。2.要發(fā)揮好高效的協(xié)調(diào)職能。二級學(xué)院辦公室是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通信息的院系樞紐，參謀、宣傳、協(xié)調(diào)和服務(wù)是其重要職責(zé)，辦公室工作必須緊緊服從和服務(wù)于院系工作的中心，提高管理工作質(zhì)量，踏實當好“服務(wù)員”。

四、結(jié)語

二級學(xué)院是地方高校的重要組成部分，優(yōu)化提升二級學(xué)院辦公室建設(shè)對促進高校整體教學(xué)和管理成效有著重要的意義。推進二級學(xué)院辦公室規(guī)范建設(shè)，積極打造學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、高效型的辦公室，能進一步發(fā)揮承上啟下、統(tǒng)籌參謀、聯(lián)通內(nèi)外、監(jiān)管協(xié)調(diào)等重要職責(zé)和作用。