■ 李 濤

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，是在舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式的原始記錄，是國(guó)家檔案資源不可或缺的重要組成部分，對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌，記載改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)成就，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。

但是，受各種因素的影響，重大活動(dòng)檔案和突發(fā)事件檔案往往存在檔案分散保存，收集不全，歸檔不及時(shí)，忽略照片、音視頻及實(shí)物檔案的收集，以及整理不規(guī)范等問(wèn)題。而重大活動(dòng)和突發(fā)事件一般涉及部門(mén)多,產(chǎn)生的檔案也較多，要抓好檔案的收集管理工作，需要我們進(jìn)一步建立健全機(jī)制，通過(guò)上級(jí)部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門(mén)積極配合，檔案部門(mén)主動(dòng)作為，形成齊抓共管的局面，才能有效解決檔案分散，資源不齊等問(wèn)題。本文結(jié)合云南實(shí)際情況，擬就建立健全重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集管理機(jī)制提出初步建議。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案部門(mén)參與機(jī)制

重大活動(dòng)和突發(fā)事件一般涉及部門(mén)多，所形成的檔案數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，收集難度較大。要抓好這項(xiàng)工作必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，由多個(gè)部門(mén)承辦并設(shè)立籌委會(huì)或組委會(huì)（指揮部）的重大活動(dòng)和突發(fā)事件，將檔案主管部門(mén)納入重大活動(dòng)和突發(fā)事件工作成員單位, 以加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。通過(guò)事前事中介入、事后檢查的方式,全程參與重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的管理, 從源頭上確保重大活動(dòng)檔案的齊全與完整。

適時(shí)成立云南省重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案采集中心，配備人員和專業(yè)攝像攝影設(shè)備，加強(qiáng)與重大活動(dòng)和突發(fā)事件辦理或應(yīng)對(duì)部門(mén)的聯(lián)絡(luò)，及時(shí)掌握重大活動(dòng)的線索和信息，爭(zhēng)取重大活動(dòng)和突發(fā)事件省檔案館都能派專人參與拍照、錄音、錄像，及時(shí)為重大活動(dòng)和突發(fā)事件建立聲像檔案，確保重大活動(dòng)和突發(fā)事件聲像檔案的齊全完整，彌補(bǔ)以紙質(zhì)檔案為主的收集管理模式造成的聲像檔案缺失。

二、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，建立重大活動(dòng)檔案管理協(xié)作機(jī)制

建立云南省重大活動(dòng)檔案管理工作聯(lián)席會(huì)議制度。由省委辦公廳、省政府辦公廳牽頭，省人大辦公廳、省政協(xié)辦公廳、省委宣傳部、省委統(tǒng)戰(zhàn)部、省委臺(tái)辦、省檔案局、省外辦、省商務(wù)廳、省旅發(fā)委、省體育局、省應(yīng)急管理廳、云南日?qǐng)?bào)社、云南電視臺(tái)等為成員單位，定期或不定期的召開(kāi)會(huì)議，通報(bào)重大活動(dòng)舉辦信息，統(tǒng)籌、指導(dǎo)全省重大活動(dòng)檔案收集和管理工作。

加強(qiáng)與新聞媒體合作協(xié)作。由“兩辦”發(fā)文，進(jìn)一步明確新聞媒體錄像、錄音、拍攝的重大活動(dòng)和突發(fā)事件聲像檔案，應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)向省檔案館移交一套原聲素材聲像檔案，防止重大活動(dòng)聲像檔案的流失。

建立跨區(qū)域重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集協(xié)作制度。一些跨區(qū)域的重大活動(dòng)、突發(fā)事件，省檔案局（館）應(yīng)與相關(guān)州市檔案局館相互協(xié)調(diào)、合理分工，共同做好跨區(qū)域重大活動(dòng)檔案收集工作。

三、強(qiáng)化措施,建立健全登記備案和考核機(jī)制

建立重大活動(dòng)檔案?jìng)浒钢贫取Ｒ笾卮蠡顒?dòng)的責(zé)任者在活動(dòng)開(kāi)始前主動(dòng)向檔案部門(mén)提交登記，檔案部門(mén)依照程序?qū)ζ溥M(jìn)行備案。登記備案制度能夠讓檔案部門(mén)及時(shí)掌握重大活動(dòng)舉辦信息，便于提前介入，從前端控制加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)檔案收集管理的監(jiān)督、指導(dǎo)。

將檔案工作納入黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部年度工作目標(biāo)責(zé)任制考核范圍，把重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集管理作為其中的一個(gè)考核內(nèi)容，以提高各單位對(duì)檔案工作的重視，確保重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集齊全和規(guī)范管理。

檔案局以行政執(zhí)法檢查、“雙隨機(jī)”抽查為手段，堅(jiān)持每年對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案集中收集管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查,年終通報(bào)檢查結(jié)果, 以保證重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案集中保管工作的有效開(kāi)展。

四、狠抓落實(shí)，建立健全責(zé)任制

以“依法建檔、合力建檔、規(guī)范建檔、及時(shí)建檔”為原則，各有關(guān)部門(mén)應(yīng)依據(jù)《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》《云南省檔案條例》《云南省國(guó)家檔案館管理辦法》的規(guī)定，確實(shí)履行起重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集管理責(zé)任。檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；檔案室（或臨時(shí)成立的檔案機(jī)構(gòu)）應(yīng)根據(jù)重大活動(dòng)和突發(fā)事件自身特點(diǎn)制訂出符合實(shí)際的收集方案、管理制度、整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到收集齊全、歸檔完整、整理規(guī)范、移交及時(shí)。檔案館應(yīng)及時(shí)接收重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，并積極開(kāi)展征集工作，充實(shí)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案資源。

五、強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，建立健全開(kāi)發(fā)利用機(jī)制

檔案部門(mén)要充分利用媒體、“國(guó)際檔案日”活動(dòng)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種方式，加大對(duì)《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》的宣傳，擴(kuò)大辦法的知曉度，提高有關(guān)部門(mén)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，按照檔案行業(yè)規(guī)范，對(duì)舉辦或承辦重大活動(dòng)、重要會(huì)展多的單位開(kāi)展經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員掌握檔案收集、整理的技能，特別是照片、音視頻、實(shí)物等特殊載體檔案的收集整理，提高重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理水平。

檔案館應(yīng)根據(jù)利用者的不同需求，積極開(kāi)發(fā)檔案信息，提供形式多樣的服務(wù)，最大限度發(fā)揮重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案在資政、育人方面的作用。對(duì)不涉密的重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案，依法向社會(huì)開(kāi)放檔案內(nèi)容，并多途徑開(kāi)發(fā)和挖掘其價(jià)值，如編輯信息參閱、舉辦展覽等，加大檔案工作的宣傳力度，擴(kuò)大檔案部門(mén)的影響力。

六、加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案共建共享機(jī)制

重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案以其無(wú)法替代的信息資源，成為信息大家族中的重要成員，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案所承載的信息量有著強(qiáng)烈的利用需求，這種需求要求建立重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案信息資源共建共享機(jī)制。我們要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，結(jié)合重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的特點(diǎn)，探索建立重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集、整理、移交、利用管理系統(tǒng)，加快重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案數(shù)字化步伐，建立重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將分散的重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案信息資源集中管理，通過(guò)積極的共建，提高共享水平。

七、適時(shí)修改，建立健全對(duì)《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》的完善機(jī)制

我省重大活動(dòng)檔案管理辦法出臺(tái)較早，有的條款已與現(xiàn)實(shí)不相適應(yīng)，有的需要進(jìn)一步完善。如辦法雖然界定了重大活動(dòng)檔案的范圍，明確了各級(jí)人民政府、檔案主管部門(mén)、主辦和承辦單位、綜合檔案館在重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集、歸檔、移交和利用等工作中的職責(zé)和法律責(zé)任，但從實(shí)際情況來(lái)看，在法治實(shí)施、法治監(jiān)督、法治保障的落實(shí)方面還缺乏高效、嚴(yán)密、有力的措施，對(duì)重大活動(dòng)報(bào)備的程序、時(shí)限，歸檔內(nèi)容，檔案歸屬與移交方式，涉密檔案的收集利用等有待細(xì)化或完善。因此，有必要根據(jù)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合我省實(shí)際，及時(shí)對(duì)《云南省檔案條例》《云南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》等法規(guī)中涉及重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行修改完善，或制定配套的規(guī)章制度，如制定《云南省重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理實(shí)施細(xì)則》，以便更好地開(kāi)展工作。