趙鑫強 卞咸杰

（1.河北大學(xué)管理學(xué)院 保定 071002 ；2.鹽城師范學(xué)院 鹽城 224007）

1990年，“智慧城市”的概念在美國舊金山的一次國際會議上被首次提出后，便掀起了人們對其的熱議。經(jīng)過多年的研究和發(fā)展，“智慧地球”的理念也于2008年11月在美國紐約IBM的外國關(guān)系理事會上正式提出。[1]在題為“Why smart cities need smart libraries：Stories from the Alaskan frontier”的文章中，Wheaton等人分析了阿拉斯加的智能城市智慧圖書館建設(shè)[2]；在人機交互移動設(shè)備國際研討會 （International Symposium on Human Computer Interaction with Mobile Devices）上，芬蘭奧盧大學(xué)圖書館學(xué)者 Ait-tola 等發(fā)表了題為《智慧圖書館：基于位置感知的移動圖書館服務(wù)》研究成果[3]。由此可見，“智慧圖書館”的概念也在圖書館學(xué)界應(yīng)運而生。

受智能化技術(shù)發(fā)展和智慧圖書館建設(shè)的影響，智慧檔案館的研究也如火如荼的展開了。[4]筆者看到，智慧檔案館在理論與實踐中都取得了一定的成果。但是建設(shè)過程中依然存在許多問題，尤其在系統(tǒng)服務(wù)的建設(shè)上依然存在許多的不足。檔案館的工作人員可以利用電子文件管理系統(tǒng)或者數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對已經(jīng)產(chǎn)生的數(shù)字檔案信息進(jìn)行收集和管理，而怎樣利用已有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和決策，是理論界和實踐界所需要共同思考的。

2015年，由李克強總理簽批，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，提出要堅持開放共享、融合創(chuàng)新、變革轉(zhuǎn)型、引領(lǐng)跨越、安全有序的基本原則，從此“互聯(lián)網(wǎng)+”引起了整個社會的高度重視。[5]在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，十二五時期我國的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)具備了一定規(guī)模，初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。[6]而智慧檔案館作為檔案利用的一種新的模式，在數(shù)據(jù)驅(qū)動的背景下，怎樣構(gòu)建一個更好服務(wù)系統(tǒng)，為利用主體提供更好的服務(wù)，是需要思考和研究的問題。

1 國內(nèi)智慧檔案館的研究現(xiàn)狀及其的建設(shè)環(huán)境

1.1 國內(nèi)智慧檔案館的研究現(xiàn)狀

通過對文獻(xiàn)的進(jìn)一步分析，筆者發(fā)現(xiàn)智慧檔案館的研究是由實踐界首先進(jìn)行的。2014年楊來青等發(fā)表了文章《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》從理論層面論述了智慧檔案館的概念特征以及體系結(jié)構(gòu)，并且提出了今后青島市檔案館建設(shè)智慧檔案館的目標(biāo)。[7]隨后，楊智勇、薛四新等都開始對智慧檔案館的概念、特點等理論問題進(jìn)行研究。隨著研究的不斷深入和發(fā)展，智慧檔案館的研究也不斷由對其基礎(chǔ)性問題的闡述轉(zhuǎn)向智慧檔案館的頂層設(shè)計和智慧檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建等實踐中亟待解決的問題上，其中對于如何更好地構(gòu)建智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的問題同樣引發(fā)學(xué)術(shù)界深思。

1.2 現(xiàn)今智慧檔案館建設(shè)的環(huán)境

公共檔案館作為國家的科學(xué)文化事業(yè)單位，其為國家、社會和公民保存在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等方面活動中形成的具有長遠(yuǎn)保存價值的信息的基本職責(zé)從古至今都沒有發(fā)生根本性地變化。而檔案信息被留存下來的根本目的，就是為了提供給有利用需求的用戶利用。在智慧檔案館的環(huán)境下，檔案的服務(wù)將更加符合用戶個性化的需要，及時主動地向用戶提供有關(guān)信息。為了構(gòu)建一個更好的服務(wù)體系，必須明確現(xiàn)今智慧檔案館的建設(shè)環(huán)境。

1.2.1 用戶服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

無論是傳統(tǒng)的實體檔案館，還是數(shù)字檔案館，無論它們提供利用的檔案信息載體種類有何分別，檔案館向用戶提供的服務(wù)方式并沒有改變，即檔案館在接收到用戶的利用需求后，將可以利用的信息提供給利用者利用。而在智慧環(huán)境下，用戶更希望在第一時間或者更短的時間內(nèi)，在節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本和人力成本的前提下，由檔案館通過各類平臺和系統(tǒng)，積極地向用戶提供其所需的信息。這種傳播方式由原先被動多向向主動單向的轉(zhuǎn)變[8]，意味著智慧檔案館也需順勢而為，以適應(yīng)時代和用戶的要求。

1.2.2 智能化技術(shù)的應(yīng)用

材料管理涉及到集團(tuán)公司各個部門各個層級，是一個全員全過程的管理，因此要形成“我要做”及“人人關(guān)心”的氛圍.材料管理也是一個長期持續(xù)的過程，要想保持持續(xù)的成本優(yōu)勢，必須依靠科學(xué)、嚴(yán)格的基礎(chǔ)管理來支撐，必須加強內(nèi)部控制，并在實踐中不斷完善和補充.

智慧檔案館系統(tǒng)分為硬件層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層和服務(wù)層[9]，在各層的設(shè)計與建設(shè)中，無不貫穿著新技術(shù)的身影，并且這些技術(shù)的應(yīng)用使得智慧檔案館具有了智能化的特征。對于服務(wù)來說，智能化技術(shù)的應(yīng)用，在一定程度上解決了原來利用信息缺失、不完整等一系類問題，并且智慧檔案館可以利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)或者數(shù)據(jù)分析技術(shù)，通過對一個檔案館或者一個利用者利用信息的分析與預(yù)測，使得檔案工作人員可以更加積極主動地向社會和用戶提供相關(guān)檔案信息。

1.2.3 數(shù)字檔案資源愈加豐富

經(jīng)過多年數(shù)字檔案館的建設(shè)，截止2019年底，青島市檔案館、太倉市檔案館、紹興市檔案館等全國37個檔案館（室）已經(jīng)成為全國示范數(shù)字檔案館（室），這標(biāo)志著數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)趨向成熟。數(shù)字檔案館的建設(shè)使得數(shù)字檔案資源的數(shù)量也在不斷增加，據(jù)國家檔案局統(tǒng)計，截止2018年，我國館藏電子檔案127.7萬GB，這其中其中包括數(shù)碼照片33.2萬GB，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像30.5萬GB。館藏檔案數(shù)字化副本存量也達(dá)到了1556.4萬GB。[10]數(shù)字檔案資源的豐富為檔案信息的傳遞提供了便利，同時，也為智慧檔案館高效及時地提供相關(guān)信息提供了條件。

2 數(shù)據(jù)驅(qū)動與智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的概念

2.1 數(shù)據(jù)驅(qū)動的概念

具有“多源異構(gòu)”特點的大數(shù)據(jù)已經(jīng)充斥著利用者的生活，大數(shù)據(jù)時代已然到來。怎樣更好的利用這部分?jǐn)?shù)據(jù)已經(jīng)成為各行各業(yè)，尤其是信息管理界越來越關(guān)注的問題。曾有人這樣比喻：大數(shù)據(jù)就像是一座金礦，一個個數(shù)據(jù)就像是礦石，單純的開采礦石而不提純其中的礦物是沒有價值的，而對于大數(shù)據(jù)亦是如此。數(shù)據(jù)驅(qū)動的概念也應(yīng)運而生。數(shù)據(jù)驅(qū)動是通過對海量數(shù)據(jù)的采集，將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地組織、整合和提煉，并以此為基礎(chǔ)擬合形成自動化的決策模型的過程。[11]在這個過程中，海量數(shù)據(jù)可以被有效的處理，通過相關(guān)模型的建立自動作出有關(guān)決策，提高了數(shù)據(jù)的利用效率并充分發(fā)揮其價值。

2.2 智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的概念

智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)，以期實現(xiàn)檔案利用服務(wù)智能化的一種新型的檔案館模式[12]，它的建立主要是為了向用戶提供更多優(yōu)質(zhì)地服務(wù)[13]。智慧檔案館建設(shè)的就是通過各種高新技術(shù)將檔案館建筑、各類實體和設(shè)備、檔案工作人員和利用者等進(jìn)行有效地聯(lián)結(jié)，通過各種現(xiàn)代信息技術(shù)傳遞信息并通過智能化技術(shù)合理地分配信息資源。[14]在智慧檔案館建設(shè)的過程中，對于其管理系統(tǒng)的建設(shè)是其不可分割的重要組成部分，而智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的重要一環(huán)。顧名思義，智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)就是在對檔案智能化信息管理的基礎(chǔ)上，支持檔案信息利用者最大限度地利用檔案信息資源[15]，并積極提供相關(guān)檔案信息的綜合性整體。它最大的特征就是可以積極主動地向用戶提供有針對性的相關(guān)信息并合理分配相關(guān)檔案信息資源。

2.3 兩者之間的邏輯聯(lián)系

數(shù)據(jù)驅(qū)動是大數(shù)據(jù)時代人們利用數(shù)據(jù)預(yù)測并解決有關(guān)問題的理念，它既是智慧檔案館現(xiàn)今所處的背景，也是指導(dǎo)智慧檔案館發(fā)展的思想。在社會組織與企業(yè)中，檔案信息及相關(guān)數(shù)據(jù)已然成為其發(fā)展的重要資源。通過數(shù)據(jù)采集、建模、分析，組織和企業(yè)的決策將會更加準(zhǔn)確和科學(xué)，而對于信息和數(shù)據(jù)的的要求也將提高。智慧檔案館所提供的的智能化服務(wù)將會給用戶帶來更為精準(zhǔn)和個性化的信息和數(shù)據(jù)服務(wù)。在智慧檔案館的建設(shè)中，檔案館工作人員也可以通過數(shù)據(jù)驅(qū)動的理念及時給相關(guān)建設(shè)的決策提供依據(jù)。

3 目前智慧檔案館服務(wù)中存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息的開放水平會越來越高，利用者不但需要的信息量將大為增加，對于獲取信息的準(zhǔn)確性也將會是他們所考慮的因素之一，因此怎樣提供積極、主動、有效并且準(zhǔn)確地信息服務(wù)將是智慧檔案館建設(shè)的重中之重。數(shù)據(jù)驅(qū)動概念的提出，不僅僅為大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步利用提出了解決方案，更為智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)指明了方向。雖然智慧檔案館的建設(shè)有了一定的成果，其系統(tǒng)的構(gòu)建也在頂層設(shè)計方面有了許多的研究，但智慧檔案館系統(tǒng)在服務(wù)層面的建設(shè)上依然存在許多不足，主要可以總結(jié)出以下幾點問題。

3.1 數(shù)據(jù)驅(qū)動的理念尚未深入人心

3.2 檔案利用與服務(wù)信息的收集存在問題

檔案利用與服務(wù)信息完整性和準(zhǔn)確性對數(shù)據(jù)驅(qū)動和智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的運行具有十分重要的意義。在傳統(tǒng)的實體檔案館中，檔案利用服務(wù)信息主要是通過紙質(zhì)簿冊的登記方式予以留存，檔案工作人員會要求到館的利用者在利用檔案前登記利用者的相關(guān)基本信息、利用檔案題名、利用時間等信息，這樣傳統(tǒng)的檔案統(tǒng)計方式，不僅僅會存在漏記少記的情況，而且直接以紙質(zhì)的材料作為統(tǒng)計素材，在浪費工作人員時間成本的同時，還會造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計的錯誤。在數(shù)字環(huán)境下，可以將紙質(zhì)的材料進(jìn)行數(shù)字化后再進(jìn)行相關(guān)的處理，但是有些利用信息在填寫時由于字跡潦草，甚至是填寫不真實信息給數(shù)據(jù)的分析帶來了極大的困難。

在智慧檔案館環(huán)境下，雖然利用移動網(wǎng)絡(luò)以調(diào)查等形式收集利用主體及其利用信息可以有效避免無法識別的問題，但是信息虛假問題依然存在。在2007 年，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布了國際標(biāo)準(zhǔn) ISO 23081-2:2007《信息與文件－文件管理過程－文件元數(shù)據(jù)第2部分：概念與實施》，描述了電子文件元數(shù)據(jù)的八個方面[16]，但是僅僅通過元數(shù)據(jù)的收集，并沒有辦法從根本上證明檔案利用與服務(wù)信息的真實性。

3.3 相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用需進(jìn)一步研究

信息化的大環(huán)境正朝著不斷向好的方向發(fā)展，相關(guān)法律體系正在不斷地完善，數(shù)字檔案資源體系也在不斷地優(yōu)化。在數(shù)字驅(qū)動的背景下和智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)中，其各個環(huán)節(jié)都需要利用各種各樣的數(shù)字處理技術(shù)。從理論上說，這些技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)智慧檔案館服務(wù)功能并促進(jìn)智慧檔案館系統(tǒng)的建設(shè)，并且發(fā)揮著積極地作用，但是各種技術(shù)之間怎樣協(xié)調(diào)一致是現(xiàn)今所面臨的問題。[17]

從檔案信息進(jìn)入智慧檔案館系統(tǒng)到被利用者利用，從利用信息進(jìn)入數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)到模型構(gòu)建完成提供用戶利用信息，這些過程中都會產(chǎn)生“時差”[18]。在不考慮技術(shù)之間的銜接問題的理想狀態(tài)下，這樣的時間間隔很短甚至可以為零。但是實際的情況是，由于在各技術(shù)處理過程中所涉及的格式、方法等問題，使得技術(shù)間的銜接存在諸如延遲、錯誤等一系列問題。

在智慧檔案館的建設(shè)中，其所利用的大部分技術(shù)都使用相應(yīng)的技術(shù)語言和檢索語言，而現(xiàn)今大部分的智慧檔案館利用者受本身利用習(xí)慣和知識水平的影響，對這些技術(shù)和檢索語言掌握不夠。這樣除了不能正確使用檢索工具外，新技術(shù)中對于自然語言和檢索語言的處理方式也無法辨識，這阻礙了信息和數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理。

3.4 有關(guān)方面人才短缺

雖然數(shù)字檔案館已經(jīng)過經(jīng)過多年發(fā)展，智慧檔案館也在不斷實踐，但是現(xiàn)今我國智慧檔案館的理論和實踐在各個地區(qū)都呈現(xiàn)出不相匹配的現(xiàn)象。除了在學(xué)科發(fā)展的進(jìn)程中理論和實踐總會有所先后外，各方面檔案人才的缺失，使得智慧檔案館的建設(shè)，尤其是服務(wù)方面的建設(shè)無法進(jìn)一步向前發(fā)展。智慧檔案館除了需要檔案管理的專業(yè)人士外，對于數(shù)據(jù)驅(qū)動涉及到的有關(guān)信息分析、建模和決策技術(shù)的人才也是其系統(tǒng)構(gòu)建的關(guān)鍵人才。在數(shù)據(jù)驅(qū)動的理念和智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)過程中，檔案館對于檔案專業(yè)人員的需求越來越大。但是在現(xiàn)今檔案人才的數(shù)量遠(yuǎn)不能滿足偌大的需求。并且，在智慧化管理的前提下，檔案的館管理人員在掌握檔案基本知識的同時，還需要具備一定的學(xué)習(xí)和適應(yīng)能力[19]，并且要掌握一些基本的技術(shù)知識，這樣才可以滿足和適應(yīng)不斷變化的工作要求。

3.5 反饋評價體制尚不健全

隨著云計算技術(shù)的應(yīng)用，未來云存儲也可能成為智慧檔案館的信息存儲形式[20]，海量的存儲能力和信息處理能力給智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)的提供利用提供了數(shù)據(jù)保障。但是由于電子信息資源和數(shù)據(jù)的體量的龐大，檔案館的存儲設(shè)備有時并沒辦法滿足其要求，有時可會造成許多信息沒有辦法得到有效的存儲，導(dǎo)致了檔案信息的堵塞。[21]通過技術(shù)的使用，在數(shù)字驅(qū)動理念的指導(dǎo)下，智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)可以向檔案用戶提供智能化的信息服務(wù)，但是對于每次智慧檔案館系統(tǒng)的服務(wù)水平、系統(tǒng)對用戶需求的分析過程以及提供信息的準(zhǔn)確性和全面程度如何衡量還沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)。

對于智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)信息和數(shù)據(jù)提供利用不僅需要相關(guān)技術(shù)，已實現(xiàn)智能化和個性化的檔案信息服務(wù)，同時也需要相關(guān)的反饋評價方式對信息提供的效率和質(zhì)量進(jìn)行衡量。而現(xiàn)在在智慧檔案館的建設(shè)過程中，并沒有明確對系統(tǒng)進(jìn)行評價和反饋的方式和體制，也沒有進(jìn)一步明確評價對象的范圍、評價方式和評價相關(guān)指標(biāo)。反饋評價體制的不健全將會影響服務(wù)系統(tǒng)的提供服務(wù)的效果。

4 數(shù)據(jù)驅(qū)動下完善智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的對策

在數(shù)據(jù)驅(qū)動理念的指導(dǎo)下，智慧檔案館可以更高效快捷并且有針對性地向利用者提供他們所需的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案信息的個性化服務(wù)。在現(xiàn)階段，智慧檔案館的建設(shè)還處于起步階段，建立有效的以數(shù)據(jù)驅(qū)動理念為基礎(chǔ)的智慧檔案館服務(wù)，不僅僅有利于智慧檔案館的完善和發(fā)展，而且能夠更好地發(fā)揮檔案的作用和價值。

4.1 加快業(yè)務(wù)人員對數(shù)據(jù)驅(qū)動等新興觀念的理解

智慧檔案館的智能化建設(shè)，給用戶檔案信息的利用帶了便利，但是理念上的問題依然影響著其建設(shè)效果。檔案管理部門應(yīng)該不斷適應(yīng)現(xiàn)今“數(shù)字化”“數(shù)據(jù)化”以及數(shù)字驅(qū)動對檔案工作和檔案事業(yè)的影響，并且檔案工作人員應(yīng)該加強對這些新興觀念的理解，積極調(diào)整相關(guān)工作，以促進(jìn)檔案事業(yè)地縱深發(fā)展。在智慧檔案館環(huán)境下，用戶個性化需求的增加，更要求積極向社會提供檔案信息的同時，對于其中包含的數(shù)據(jù)需求也會增加。因此，為了更好地發(fā)揮檔案的價值，檔案部門需要積極轉(zhuǎn)換觀念。

在智慧檔案館服務(wù)建設(shè)的過程中，檔案部門不僅僅需要向檔案用戶宣傳檔案的重要性及價值、智慧檔案的作用等基礎(chǔ)性內(nèi)容，還需要向他們宣傳智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)所涉及的相關(guān)技術(shù)和使用方法等，這樣才能使越來越多的人走進(jìn)智慧檔案館，利用檔案信息。

4.2 運用行之有效的方法收集利用服務(wù)信息

為了適應(yīng)檔案部門和用戶數(shù)據(jù)驅(qū)動和數(shù)據(jù)分析的需求以及智慧檔案館智能化功能的建設(shè)，檔案統(tǒng)計信息的收集要避免原先以紙質(zhì)填寫為主的方式，檔案利用者的信息以及其利用的檔案信息完全可以在一開始就通過電子方式形成。首先，對于進(jìn)館利用者來說，檔案館工作人員可直接通過進(jìn)館時提供的證件，在合法的情況下獲取其基本信息，運用物聯(lián)網(wǎng)、RFID等技術(shù)及時對其利用的檔案信息資源進(jìn)行記錄；同樣檔案利用者在進(jìn)入智慧檔案館系統(tǒng)利用檔案信息時，可以通過用戶的注冊信息了解其基本情況并追蹤其利用情況。用這樣的方式收集信息不但節(jié)省了成本，而且使得檔案利用信息更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。[22]其次，對于提供的信息，為了確保檔案利用信息的真實性和準(zhǔn)確性，檔案館工作人員除了要重視檔案利用信息的元數(shù)據(jù)收集外，在檔案利用信息進(jìn)入智慧檔案利用服務(wù)系統(tǒng)之前，需要對其形成過程和存儲狀況進(jìn)行監(jiān)督，可以通過可信時間戳等技術(shù)手段確保相關(guān)信息的真實可靠。對于提供信息的過程，為了更好地保證檔案信息和數(shù)據(jù)的提供效率，檔案部門應(yīng)當(dāng)建立具體的績效度量標(biāo)準(zhǔn)，在明確度量方式和指標(biāo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)績效數(shù)據(jù)選擇最優(yōu)方案提供檔案信息和數(shù)據(jù)。

4.3 增強相關(guān)技術(shù)的適用性

相關(guān)技術(shù)人員和檔案工作人員要加強有關(guān)技術(shù)的研究，使得智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)中的各項有關(guān)技術(shù)可以適應(yīng)各種信息和數(shù)據(jù)的處理，使得信息處理的各個環(huán)節(jié)無需將多個僅可以處理某種信息格式的技術(shù)進(jìn)行融合，省去了在處理信息之前對信息的辨別。這樣可以使得系統(tǒng)在運行中減少諸如延遲、錯誤等問題，各環(huán)節(jié)和各工作的調(diào)試也不會占用過多的人力和物力，提高信息處理的效率的同時減少“時差”。[23]

數(shù)據(jù)驅(qū)動背景下利用服務(wù)系統(tǒng)中的各種技術(shù)，除了要不斷完善并提高其信息處理的能力外，還需要提高各項技術(shù)的可視化程度。作為用戶表達(dá)自身檢索需求的有效工具，檢索技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)充分考慮各類利用者利用信息的水平和習(xí)慣。在構(gòu)建智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)檢索入口時，與之相對應(yīng)的信息技術(shù)一定要能夠為社會上大多數(shù)的利用者所接受。檔案館的工作人員也應(yīng)當(dāng)加強研究并正確地應(yīng)用云計算等新興技術(shù)，不斷適應(yīng)現(xiàn)今人們的利用習(xí)慣和知識水平，以提供高水平的服務(wù)。

4.4 做好人才引進(jìn)、培養(yǎng)與業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)

首先，檔案館應(yīng)當(dāng)積極做好檔案專業(yè)及有關(guān)技術(shù)的人才培養(yǎng)和引進(jìn)。在數(shù)據(jù)驅(qū)動的大背景下，智慧檔案館建設(shè)的決策者，應(yīng)在實體檔案館與數(shù)字檔案館人才引進(jìn)計劃的基礎(chǔ)上，制定新的計劃，注重引進(jìn)在智慧檔案館建設(shè)及相關(guān)子系統(tǒng)構(gòu)建方面可以提供相應(yīng)技術(shù)支持的人才，以提高智慧檔案館的管理水平和服務(wù)水平[24]。在人才培養(yǎng)方面，要注重對人才在計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化檔案館方面的培養(yǎng)[25]，與此同時，也需要注重對相關(guān)人才在信息統(tǒng)計等方面的培養(yǎng)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)驅(qū)動的要求。其次，檔案館應(yīng)當(dāng)積極做好檔案館內(nèi)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)。檔案館的工作人員尤其是其中的業(yè)務(wù)人員，由于長期處在檔案館的封閉環(huán)境中，很少甚至是沒有關(guān)注過現(xiàn)今檔案館工作和檔案學(xué)界的研究動向。因此智慧檔案館的服務(wù)構(gòu)建的過程中，要加強對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解相關(guān)智慧檔案館建設(shè)尤其是服務(wù)建設(shè)的重要性及其構(gòu)建技術(shù)的有關(guān)原理和使用方法。

4.5 建立用戶反饋機制和系統(tǒng)功能評價標(biāo)準(zhǔn)

首先，在智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)在對外窗口的建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)設(shè)置用戶反饋模塊，以及時收集用戶對智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的建議和評價。智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)在充分利用現(xiàn)今新媒體平臺進(jìn)行檔案利用的同時，也應(yīng)當(dāng)通過這些平臺構(gòu)建相關(guān)模塊更好地收集用戶的提出的意見和建議。在對模塊進(jìn)行設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)明確各個信息的格式，以便于后期信息的處理。在用戶反饋機制中，不應(yīng)當(dāng)僅僅包括反饋信息的收集，檔案部門也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)驅(qū)動的理念的指導(dǎo)下，對這些信息進(jìn)行分析、建模，以推動決策，為智慧檔案館的進(jìn)一步發(fā)展指明方向。其次，在對智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)的評價，除了可以通過反饋機制得到用戶對系統(tǒng)評價外，還需要通過制定一定的評價標(biāo)準(zhǔn)對智慧檔案館服務(wù)的整個系統(tǒng)進(jìn)行評價。系統(tǒng)功能評價標(biāo)準(zhǔn)不僅僅可以通過評價對象的范圍、評價方式和評價相關(guān)指標(biāo)對已有系統(tǒng)進(jìn)行衡量外，還有助于系統(tǒng)的進(jìn)一步建設(shè)與完善。通過這一標(biāo)準(zhǔn)我們也可以對每一次通過智慧檔案館服務(wù)系統(tǒng)信息提供的效果進(jìn)行評價，通過單次微觀角度看系統(tǒng)提供信息和數(shù)據(jù)的效率。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代給人們帶來海量數(shù)據(jù)的同時，也讓人們陷入一種數(shù)據(jù)恐慌。因為大量的數(shù)據(jù)涌入同時也加劇了人們利用數(shù)據(jù)的困難。數(shù)據(jù)驅(qū)動概念的提出，讓筆者看到了有效利用多源異構(gòu)信息并最大程度地發(fā)揮它們價值的可能。這種通過對海量數(shù)據(jù)分析并建立相對應(yīng)的決策模型的方法，實現(xiàn)了對大數(shù)據(jù)資源的挖掘和開發(fā)。而數(shù)據(jù)驅(qū)動對智慧檔案館信息的指導(dǎo)，會使得智慧檔案館的服務(wù)建設(shè)在從理論到實踐的路上愈加深入。隨著理論和實踐的不斷推進(jìn)，智慧檔案館的服務(wù)建設(shè)也會不斷朝著即定的目標(biāo)前行，更多智能化和人性化的服務(wù)將給用戶帶來更多便利，檔案的價值也將更充分的發(fā)揮出來。