文·時洪亮

（作者單位：寧津縣人民醫(yī)院）

信息時代的迅猛發(fā)展，對醫(yī)療檔案工作提出了新的要求。醫(yī)院檔案管理工作如何去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是新時期所面對的新任務(wù)、新課題。本文就新時期醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策進行探討，旨在充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的作用，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及不足

（一）檔案管理制度不健全，管理職能不明確

醫(yī)院檔案管理一般由醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)，所管理的檔案多為文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案和榮譽檔案、音像檔案等，而病歷檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。 另外，在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)比較少，也沒有相關(guān)的檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，多數(shù)沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。

（二）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

新形勢下，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴大，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案數(shù)量日益增多，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出越來越高的要求。但目前醫(yī)院檔案人員隊伍中，檔案專業(yè)出身人員較少、專業(yè)知識老化、知識面較窄、學(xué)歷普遍偏低、高層次專業(yè)人才缺乏等現(xiàn)象較為普遍，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下的醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展需要。而在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，普遍重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，檔案管理人員的檔案管理知識和水平仍停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗和習(xí)慣上，思想觀念和管理水平都跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新。

（三）對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明，開發(fā)利用不夠

隨著科技的進步和社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、病歷檔案、照片檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、榮譽檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院大多根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使一些應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

檔案管理的最終目的是提供利用，但有些醫(yī)院缺乏開發(fā)和利用檔案的意識和能力，不能真正利用資源為醫(yī)院提供服務(wù)。

（四）未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同規(guī)劃、同發(fā)展

在醫(yī)院近期和遠期目標(biāo)中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，從而造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，影響了醫(yī)院整體管理水平的提高和業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

二、新形勢下加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）健全規(guī)章制度，與時俱進

健全機制和制度是保證工作質(zhì)量的前提，應(yīng)及早修訂和完善檔案管理機制、工作流程和規(guī)章制度，確保檔案資源的真實性、原創(chuàng)性和完整性，確保檔案工作適應(yīng)新時代、新形勢下行業(yè)的需要。另外，要加強檔案法的學(xué)習(xí)，增強醫(yī)院干部職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識；要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與業(yè)務(wù)工作的密切關(guān)系，從而更好地支持檔案管理工作。

（二）健全檔案管理兩級體系

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。在新時期，服務(wù)功能和醫(yī)院管理范圍不斷擴大，檔案資料內(nèi)容不斷增加，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)全院檔案的保存、開發(fā)和利用，監(jiān)督管理科級檔案工作；科室應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)科室檔案的收集、分類、編卷、編目等工作。

（三）前移工作發(fā)力點，在工作步驟上與時俱進

醫(yī)院工作不像一般的機關(guān)事務(wù)，業(yè)務(wù)種類較多，檔案門類也較多，有些檔案的形成過程跨度幾年，因而檔案資料的收集以及整理過程相對比較繁雜，涉及的內(nèi)容也比較多。為了保障眾多檔案資料不出現(xiàn)缺失，在工作步驟上要高起點并做到與時俱進，要樹立“事前控制”的意識，全程參與檔案信息的創(chuàng)建，確保檔案的真實性、可靠性和整體準(zhǔn)確性。

（四）加強信息化建設(shè)，在工作手段上與時俱進

醫(yī)院要引進現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展醫(yī)院檔案管理工作。高科技的發(fā)展，使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計算機管理十分普遍，很多醫(yī)院應(yīng)用電子病歷，以數(shù)據(jù)庫的形式將電子文本進行貯存、調(diào)閱，不失為一種好方法。另外，對CT等影像資料實行數(shù)據(jù)庫管理，也可大大減少貯存庫房，并方便檢索。

（五）提高檔案服務(wù)水平和檔案利用的時代性

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、管理及患者服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。一是建立預(yù)約服務(wù)機制，并對借閱的線路運行進行優(yōu)化，從而使借閱規(guī)范簡易；二在保密以及安全的基礎(chǔ)上，適當(dāng)增加電子文件的使用。

（六）加強隊伍建設(shè)，緊跟時代發(fā)展

首先要把住人才人口關(guān)，注意引進一些有文化專業(yè)知識，有檔案專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，為他們提供專業(yè)培訓(xùn)和進修學(xué)習(xí)的機會。作為檔案工作人員，要注重通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高檔案工作效率和質(zhì)量。