文·焦蕾

（作者單位：煙臺(tái)廣播電視臺(tái)）

人事檔案管理是指對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等系列活動(dòng)。對(duì)此，中共中央辦公廳頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。某種程度上講，人事檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，收錄了個(gè)體年齡、婚姻、家庭成員等信息，同時(shí)精準(zhǔn)反饋了其在實(shí)際工作中的系列表現(xiàn)，為其他管理工作的開展提供了必要的信息支持，提高了決策的公平性、科學(xué)性和合理性，維護(hù)了全體職員的合法權(quán)益，是我國(guó)進(jìn)一步發(fā)展和諧社會(huì)的關(guān)鍵一環(huán)。另外，正是基于人事檔案對(duì)職工成長(zhǎng)的記錄功能，有助于管理者制定更為科學(xué)的人力資源分配和管理計(jì)劃，從而最大限度地挖掘職工工作價(jià)值，是實(shí)現(xiàn)人盡其才生態(tài)格局的基礎(chǔ)。

一、完善人事檔案管理制度體系

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展變化、事業(yè)單位體制改革訴求以及人事檔案相關(guān)法律等來(lái)調(diào)整檔案管理機(jī)制。根據(jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律規(guī)章制度來(lái)提高事業(yè)單位人事檔案管理體系的先進(jìn)靈活性與全面立體性，始終堅(jiān)持集中與統(tǒng)一管理的基本原則，明確人事檔案轉(zhuǎn)遞、保管、歸檔、查閱、核對(duì)等流程。其中人事檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)制要求轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，在人員職務(wù)變動(dòng)或工作調(diào)動(dòng)任命通知下達(dá)之后，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)其所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理裝訂，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派遣專人取送，而不能自行郵寄或本人轉(zhuǎn)送，檔案接收單位需要在回執(zhí)單上簽名蓋章，避免檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中發(fā)生丟失等情況；人事檔案保管保密機(jī)制要求檔案存儲(chǔ)室要配備齊全消防栓、滅火器等設(shè)施，做好防潮防水及防蛀防盜等措施，提高檔案存儲(chǔ)室內(nèi)環(huán)境的干凈整潔性與干燥適宜性，要求專人管理屬于機(jī)密、絕密的人事檔案資料，非管理人員不能隨意進(jìn)出檔案管理室。最后，管理人員應(yīng)至少6個(gè)月核對(duì)一次檔案材料，要從第一張開始核對(duì)其剛收回的檔案材料，反復(fù)核驗(yàn)無(wú)誤之后才能進(jìn)行歸檔保存，這些有助于幫助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料中需要進(jìn)一步補(bǔ)充或更新的內(nèi)容。

二、更新人事檔案管理的軟硬件設(shè)施

事業(yè)單位要嚴(yán)格按照規(guī)定，在硬件方面根據(jù)檔案的數(shù)量及以后的發(fā)展情況，選擇合適的庫(kù)房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”基礎(chǔ)設(shè)施，在經(jīng)費(fèi)充足的條件下，最好再配備煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)等，檔案人員辦公室與檔案庫(kù)、閱檔室三室分開，從而營(yíng)造一個(gè)舒心的工作環(huán)境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設(shè)施的基礎(chǔ)上，開發(fā)一個(gè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，包含檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、檔案材料的后續(xù)、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、退休業(yè)務(wù)等模塊，依托互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個(gè)人提供無(wú)紙化服務(wù)，提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的便捷率，減少紙質(zhì)檔案的利用率，更好地保護(hù)檔案原件。同時(shí)特別注意檔案數(shù)字化信息的安全，在訪問(wèn)信息平臺(tái)時(shí)設(shè)立安全防護(hù)網(wǎng)，以防不法分子有機(jī)可乘。電子檔案信息存儲(chǔ)可以通過(guò)光盤刻錄等方式及時(shí)備份，既可以保證檔案的真實(shí)性，杜絕造假現(xiàn)象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務(wù)。

三、規(guī)范人事檔案管理工作流程

人事檔案信息的完整程度是評(píng)估人事檔案管理科學(xué)性的基本標(biāo)準(zhǔn)之一?；诖?，事業(yè)單位必須將人事檔案管理工作流程規(guī)范化。一是認(rèn)真收集人事檔案。在單位規(guī)定的期限內(nèi)，按照規(guī)定及時(shí)收集年度考核、干部任用、干部調(diào)查等檔案信息，以確保個(gè)人資料的完整性。二是要抓好人員檔案識(shí)別。在此階段，檔案工作人員應(yīng)密切注意檔案材料的日期和真實(shí)性，確定檔案材料是否屬于員工，并完成相關(guān)程序。如果缺少相關(guān)材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注冊(cè)、收集和補(bǔ)充。三是做好人事檔案整理工作。檔案資料應(yīng)當(dāng)按照基本原則進(jìn)行編號(hào)和歸檔，如資料的“類，頁(yè)，號(hào)”、復(fù)制文件目、裝訂、寫索引號(hào)等。四是做好人事檔案檢查和閱讀。根據(jù)審核員持有的單位介紹信或?qū)徍伺鷾?zhǔn)表提供相應(yīng)的服務(wù)。審核后將執(zhí)行文件注冊(cè)，然后提取文件以供審核。在特殊情況下（例如借用文件），需要執(zhí)行相關(guān)的借用程序。五是抓好人事檔案?jìng)鬏?。必須填寫所需文件的“人事文件轉(zhuǎn)移通知”，并記下文件轉(zhuǎn)移時(shí)間和轉(zhuǎn)移單位，在確認(rèn)正確無(wú)誤后填寫轉(zhuǎn)移文件注冊(cè)表格，在回執(zhí)上簽名并蓋章，完成文件傳輸。

四、將信息技術(shù)與事業(yè)單位人事檔案管理工作結(jié)合起來(lái)

人類社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在信息化水平不斷提高的前提下，事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展同樣需要借助電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)新突破，電子信息技術(shù)之所以能夠贏得大眾青睞，主要原因在于其便利性與高效性，信息時(shí)代人們更加注重效率與便捷。此外，人事檔案的信息化管理在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，確保人事檔案能夠長(zhǎng)期保存，較好地彌補(bǔ)了人事檔案紙質(zhì)化管理的不足。另外，電子信息技術(shù)在完成高質(zhì)量信息傳輸時(shí)，能夠?qū)㈦娮有畔⒓夹g(shù)與人事檔案管理工作有機(jī)地結(jié)合在一起，在實(shí)現(xiàn)工作效率提升的同時(shí)，促使人事檔案管理工作邁向新的發(fā)展階段。作為人事檔案管理人員，我們要明確一點(diǎn)，統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是確保檔案管理信息化建設(shè)能更好地整合外部信息資源的關(guān)鍵，同時(shí)也能促進(jìn)資源共享以及長(zhǎng)期保存。因此，必須對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，用嚴(yán)格、合理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確保信息化建設(shè)工作的開展，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)在軟硬件設(shè)備及資源方面都能實(shí)現(xiàn)共享，為檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化以及檔案管理整體水平的提高提供助力。

五、提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員是開展人事檔案管理的主體，其業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)與管理效率具有密切關(guān)系。但是當(dāng)前，由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理缺乏正確認(rèn)知，檔案人員在管理能力和綜合素質(zhì)等方面不符合崗位要求，甚至一些單位沒有設(shè)置專職的檔案人員，兼職人員的精力和時(shí)間有限，難以全身心地投入管理工作中，對(duì)管理效率和質(zhì)量帶來(lái)負(fù)面影響。因此，事業(yè)單位要采取相關(guān)措施提升檔案人員的素質(zhì)和能力，構(gòu)建一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、專業(yè)化的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)高度重視，積極從內(nèi)部挖掘高素質(zhì)的檔案人才，從社會(huì)和高校中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷完善、充實(shí)管理隊(duì)伍。其次，由于人事檔案管理對(duì)人員的業(yè)務(wù)能力要求較高，單位要定期組織人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)操作能力以及職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)培養(yǎng)提升人員能力，促使其更好地勝任崗位工作。最后，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作態(tài)度不端正的人員給予一定處罰，調(diào)動(dòng)其參與工作的熱情和積極性。

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，適應(yīng)社會(huì)需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。