■ 湯黎華

檔案信息作為社會信息資源的重要組成部分，日益成為國家經(jīng)濟建設、科學文化和事業(yè)建設的重要資源之一。隨著政府信息的公開，公民意識的不斷增強，社會對檔案信息的需求也日益增加。這些都要求我們檔案工作順應時代發(fā)展，適應社會需求，不斷加快檔案信息資源的開發(fā)和利用，及時有效的滿足社會需求。然而，我們在檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，卻出現(xiàn)了許多病態(tài)檔案信息，這使得人們在信息化的道路上付出了許多不必要的成本和代價，阻礙了檔案信息資源開發(fā)和利用的進程。我們嘗試著分析檔案信息資源開發(fā)中病態(tài)檔案信息的成因以及它所造成的危害，從而期望能找到控制病態(tài)檔案信息的方法，促進檔案信息資源的良性開發(fā)利用。

一、病態(tài)檔案信息的危害

隨著信息技術的發(fā)展，檔案信息的傳播越來越便捷，檔案信息的存儲越來越呈現(xiàn)高密度的大容量的傾向，計算機多媒體技術在檔案信息資源開發(fā)中的廣泛應用提高了服務的質(zhì)量和效率，也帶來了新的挑戰(zhàn)和危機。而這種危害和影響因為現(xiàn)代高科技的信息技術的應用而比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更大，來得更猛烈。在IBM 和Ponemon Institute 發(fā)布的《2015年數(shù)據(jù)泄露成本調(diào)查：全球分析》中指出“參加研究的350家公司的數(shù)據(jù)泄露平均總成本從352 增至379萬美元，每條丟失或被竊記錄（包含敏感和機密信息）的平均支付成本從2014年的145美元增至2015年調(diào)查的154美元”。[1]近年來，檔案信息泄露造成的災難性事件和社會恐慌層出不窮。例如：2007年，英國海關及稅務總署保存的兩張電腦光盤遺失，里面保存著大約2500萬份個人資料。內(nèi)含英國所有擁有16 歲以下孩子的家庭的詳細情況，包括他們的姓名、住址、出生年月、國民保險賬號及相關的銀行賬號等。[2]2018年，警方偵破一起新生嬰兒信息倒賣鏈條。某社區(qū)衛(wèi)生服務中心工作人員徐某，掌握了某市婦幼信息某管理系統(tǒng)市級權(quán)限賬號密碼，利用職務之便，累計非法下載新生嬰兒數(shù)據(jù)50余萬條，販賣信息數(shù)萬余條。[3]這些事例和教訓給沉浸在現(xiàn)代高科技信息技術應用所帶來的巨大喜悅的我們一個嚴厲警告，提醒著我們——現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的應用是一把雙刃劍。

病態(tài)檔案信息不僅僅單指檔案信息的泄露，也包括檔案信息資源開發(fā)利用過程中不正當?shù)睦脵n案引發(fā)的危害，檔案信息系統(tǒng)的不正確使用導致的檔案信息誤刪現(xiàn)象，偽造檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象以及利用這些檔案信息所引發(fā)的一系列危害以及檔案信息系統(tǒng)設計不完善所導致的信息孤島、信息冗余現(xiàn)象等等。而檔案工作是社會管理中最為基礎的工作，它影響到人們生活的方方面面。特別是部分檔案數(shù)據(jù)會作為社會決策制定的重要參考。由此可見，病態(tài)檔案信息的危害深遠而重大，涉及政治、經(jīng)濟、社會生活等方方面面。病態(tài)檔案信息問題是一個有著普遍意義的社會現(xiàn)象和問題。

二、病態(tài)檔案信息的內(nèi)涵

（一）病態(tài)信息的定義

要掌握和控制病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生和危害，首先要了解病態(tài)檔案信息這一基本概念。病態(tài)檔案信息的概念是筆者從信息學的病態(tài)信息概念中引用過來的。病態(tài)信息[4]概念的提出，起源于全軍某MIS 數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的研究。術語的發(fā)展經(jīng)歷了“假數(shù)據(jù)”、“異常數(shù)據(jù)”、“病態(tài)數(shù)據(jù)”和“病態(tài)信息”四個階段。目前對于病態(tài)信息較為公認的定義是指：不能很好地、直接地滿足使用要求的信息集合。所謂“能不能滿足使用要求”可以歸納為三個層次的問題，即：有沒有、能不能用和好不好用的問題，其相應地表現(xiàn)為信息集合的不完整、不適用、不好用，以及假信息等四個方面。[5]因而我們可以這樣定義病態(tài)檔案信息，病態(tài)檔案信息是指檔案信息資源開發(fā)和利用過程產(chǎn)生的不能很好地、直接地滿足使用要求的檔案信息的集合。包括檔案信息失真、虛假檔案數(shù)據(jù)、異常檔案數(shù)據(jù)、檔案信息超載、檔案信息冗余、檔案信息污染以及檔案信息孤島等等。

（二）病態(tài)檔案信息的分類

按照不同的分類標準可以得到不同的分類。目前，病態(tài)檔案信息主要有以下幾種分類：

1.按照組成要素分類。病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生來源主要有：檔案信息資源開發(fā)和利用的制度管理、人員及組織機構(gòu)、檔案信息管理系統(tǒng)以及檔案信息系統(tǒng)環(huán)境。

2.按照檔案信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)要素分類?？梢苑譃闄n案信息輸入、處理、存儲、輸出與環(huán)境。

3.按照檔案信息的病因分類?？梢苑譃椋涸紮n案信息是病態(tài)的；檔案信息加工過程是病態(tài)的；因社會需求變化而導致原檔案信息不能滿足使用需求的情況。

4.按照客觀性分類?？梢苑譃榭陀^原因、主觀原因?？陀^因素包括社會認識水平、信息技術缺陷、自然環(huán)境等等。主觀因素主要是指檔案信息開發(fā)主體、利用者和信息系統(tǒng)開發(fā)者三方面。包括檔案機構(gòu)的組織制度、檔案工作者的工作態(tài)度、檔案工作者和利用者的個體能力缺陷、不正確使用檔案信息系統(tǒng)、檔案開發(fā)者的檔案信息系統(tǒng)設計的不合理等等。

當然不同人認識事物的角度是不同，分類的標準也有差異。但是病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生往往是多方面因素共同作用的結(jié)果。

三、病態(tài)檔案信息的成因

病態(tài)檔案信息的分類是研究病態(tài)檔案信息成因和控制方法研究的基礎。在這里，我們主要嘗試從主客觀性的分類角度來解析病態(tài)檔案信息產(chǎn)生的原因。

（一）客觀原因

1.社會信息能力的不足。社會信息能力是指社會群體在某一歷史條件下獲取、存儲、處理、應用信息的能力。其中主要是認知水平的不足。認知水平的不足主要是指社會對檔案認識水平的不足。包括認知水平的相對性，人們普遍的認知水平和最高認知水平等等。我們知道人們對于事物的認識是隨著時間的推移而不斷深入的。按照一般的理解，只有完全認識檔案信息資源后，我們才會涉及檔案信息資源的管理利用系統(tǒng)，也就是說是認知水平最高的人來建設檔案信息系統(tǒng)。然而實際的情況卻不是如此。我們往往是在還未充分認識的情況下就已經(jīng)開始著手檔案信息系統(tǒng)的建設。檔案信息系統(tǒng)的建立是參照人們普遍的認知水平建立起來。這種不對應性導致了在檔案信息化建設過程中，對檔案信息安全、檔案信息系統(tǒng)的安全等級等存在認識不夠等問題。這種信息能力的不對稱性也會導致病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。

2.網(wǎng)絡技術的局限性。網(wǎng)絡技術的發(fā)展，打破了時間和地域概念的限制，極大的加速了信息的流動，使得網(wǎng)絡中的信息可以被廣泛的傳播和使用，使信息資源整合和共享成為一種可能。但是網(wǎng)絡技術在給人們的生活帶了好處的同時，也帶來一些弊端。任何人都可以對信息進行復制和修改。只要你擁有足夠的技術，你甚至可以侵入別人的計算機里獲取你想要得信息或者修改信息。由于網(wǎng)絡技術本身的局限性，導致網(wǎng)絡侵權(quán)，病毒傳播等現(xiàn)象的盛行，導致檔案信息的安全問題，引發(fā)病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。

3.計算機軟硬件的不完善性。計算機軟硬件雖然和過去相比，其壽命有了極大的提升。但是軟硬件的壽命總是有一個限度的。另外在使用的過程存在不同程度的磨損，人為的不正確操作和使用等都會大大降低軟硬件的使用壽命。這些軟硬件一旦損壞，檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)就會完全丟失，會造成巨大的損失。另一方面，計算機設備的更新?lián)Q代的速度相當?shù)目欤瑢е铝嗽S多檔案數(shù)據(jù)的不能正確讀取和利用。而這些高科技設備的壽命與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，壽命也更短。這些也在一定程度上成為病態(tài)檔案信息的成因。

4.社會環(huán)境因素。檔案信息資源的開發(fā)和利用受到社會環(huán)境的影響?？茖W文化因素在一定程度上決定了社會的檔案意識水平和對檔案信息資源開發(fā)利用的水平。政治穩(wěn)定，經(jīng)濟發(fā)達，科技水平較高等因素都能在一定程度上促進檔案信息的開發(fā)和利用，反之則是抑制人們對檔案信息利用的需求。不同的社會環(huán)境和歷史時期，人們對檔案的利用需求是不同的，原有的檔案信息不一定能恰好滿足使用需求的情況，這也會導致檔案信息使用和需求的不對稱，形成病態(tài)檔案信息。

5.檔案的特殊性。檔案與其他信息資源（圖書、文獻、文件等）相比，它具有原始記錄性、真實性、保密性。檔案的原始記錄性決定了檔案的真實性。但是紙質(zhì)檔案被數(shù)字化了，可以更改，復制使用，其原始記錄性和真實性都受到威脅。檔案的獨特屬性還在于檔案是有密級，不同的密級有不同的保管期限。對外開放的范圍也不同。社會公眾雖然都可以利用檔案館的信息資源，但是檔案的開放是建立在保密的基礎上，不像其他的文獻資料，不存在保密期限的問題。只有不涉密的，已經(jīng)開放的檔案才能給公眾利用。因而，判斷檔案信息的密級和在檔案信息系統(tǒng)中設置權(quán)限等問題就成為一個難點。檔案工作者在檔案鑒定、利用、開放過程中對檔案信息的認識不足，對檔案信息重要性、安全性的判斷不足，也容易造成在檔案利用過程總出現(xiàn)信息泄露或是不正當利用的問題。

（二）主觀原因

1.檔案部門自身的原因。

第一，檔案工作者素質(zhì)問題。檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)和利用的主體，檔案工作者的素質(zhì)的高低決定了檔案信息資源開發(fā)的程度和利用情況。從而決定了檔案價值的實現(xiàn)程度。目前檔案信息資源加工水平和輸出能力比較低已經(jīng)成為檔案信息資源開發(fā)利用的瓶頸問題。另外，檔案工作者素質(zhì)的高低也決定了原始檔案信息質(zhì)量的好壞。高素質(zhì)的檔案工作者能夠在一開始就把病態(tài)的原始信息排除在外，選擇正確的檔案信息進行加工。同時也能避免信息加工過程中的病態(tài)信息的產(chǎn)生。第二，檔案工作者的職業(yè)態(tài)度。檔案工作者對待本職工作敷衍了事的話，那么在工作過程中容易產(chǎn)生各類錯誤，包括檔案信息的誤刪，檔案信息輸入的不完整，檔案信息系統(tǒng)的操作與使用不善，在檔案數(shù)字化過程中掛接錯誤等等問題。任何一個環(huán)節(jié)的遺漏都會導致病態(tài)檔案信息的形成。第三，檔案部門管理制度缺失和監(jiān)管不到位。在實際檔案工作中，一方面存在檔案管理部門缺乏完善的規(guī)章制度來約束檔案工作者。另一方面也存在制度落實和監(jiān)督的缺位。導致雖然有制度，但是沒有起到應該發(fā)揮的作用。管理制度缺陷是目前病態(tài)檔案信息產(chǎn)生的主要原因之一。我們在上文提到的一些檔案信息災難性事件很大程度在與制度管理問題。如果能夠很好的落實各項管理制度，按照正常的傳輸途徑，就不會出現(xiàn)檔案信息泄露等問題。

2.檔案利用者的原因。

檔案利用者信息能力的制約。檔案利用者的信息能力是指他們檢索、獲取、選擇、吸收信息的能力。目前，除了學者和研究人員外，多數(shù)檔案利用者的信息能力較弱，這導致了很多檔案信息資源不能被很好的利用或是檢索出來，形成檔案信息無法充分利用的情況。同時由于信息能力的不足，在使用過程中也容易對檔案信息系統(tǒng)等造成一定的損害。同時檔案利用者對信息安全的意識較弱，因而在檔案信息使用過程和二次利用過程中容易出現(xiàn)信息的泄露等情況。

3.檔案信息系統(tǒng)開發(fā)者的原因。

檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量對病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生有著重大的影響。而檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量很大程度上取決檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)者。檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)者往往是計算機領域方面的專家，而非檔案學方面的專家。他們對與檔案工作和檔案了解較少，因而很難在設計信息系統(tǒng)的過程中完備的考慮各個方面和問題。因而容易出現(xiàn)各類偏差，其中包括規(guī)劃缺陷、管理缺陷、分析缺陷、設計缺陷、實施與維護不當?shù)鹊?。這些問題是導致了檔案信息系統(tǒng)本身的缺陷，也很難通過管理制度的完善、檔案工作人員素質(zhì)的提高、社會檔案意識的增強等來彌補。在檔案信息系統(tǒng)設計的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導致病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。因而，選擇合適的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)者是檔案信息資源開發(fā)利用中很重要的內(nèi)容。

病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生是一個比較復雜的問題。其中影響的因素有很多。很難一下子說明清楚。檔案信息資源開發(fā)和利用中的病態(tài)檔案信息問題需要大家的共同努力和更加深入的研究。從而找出有效的控制途徑和檢測方法，減少病態(tài)檔案信息的產(chǎn)生。