文·趙紅云

風險控制是指人們在面臨潛在的風險時，采取措施來控制風險。即在風險發(fā)生之前，減少風險發(fā)生的條件，降低風險發(fā)生的概率。在風險發(fā)生之后，采取有效措施，將風險可能造成的損失減少到最低限度。學校檔案是學校各項事業(yè)發(fā)展的真實記錄，學校檔案安全工作是國家安全體系的重要組成部分，需要認真貫徹總體國家安全觀，認真貫徹國家檔案局《關于進一步加強檔案安全隱患排查檢查的通知》《關于深入開展檔案安全風險隱患排查整治工作的通知》文件精神，樹立大風險防控意識，精準分析排查存在的安全風險隱患，采取有效措施做好風險防控，做到未雨綢繆，防患于未然。

一、排查風險隱患

（一）檔案收集不齊全。學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，檔案工作的好壞，體現(xiàn)了學校辦學和管理水平的高低。歸檔文件的齊全完整是檔案工作的基礎。但在實際工作中，歸檔文件“收集難，難收集”確是普遍存在的問題，很難做到“應收盡收、應歸盡歸”。文書、教學、科研、人事、會計、照片、實物等檔案“誰形成，誰保管”。年度歸檔時，主要依靠檔案人員“跑腿磨嘴”上門收集，部門歸檔制度無法落實，各部門兼職檔案工作人員能把未經(jīng)整理的文件材料交給專職檔案員，已屬難能可貴。多數(shù)推說工作忙，等等再等等，一拖再拖。檔案工作人員戲稱收檔案收成“仇人”，見面都要躲著走。如此歸檔文件遺失漏項普遍存在，導致文件收集不齊全。這是學校檔案事業(yè)發(fā)展存在的最“根部”的安全隱患。

（二）檔案整理不規(guī)范。檔案工作專業(yè)性、技術性強，這都要求檔案管理必須要實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化。學校檔案門類繁多，文書、教學、科研、會計、基建、設備、聲像、照片、實物、電子等，每一門類的檔案整理都有眾多的標準規(guī)范作為支撐和指導。作為學校的檔案工作人員要熟悉掌握各類檔案整理規(guī)范和標準方能勝任工作。但由于不能實現(xiàn)部門歸檔，眾多的工作任務集中轉嫁到專職檔案工作人員手中，檔案人員忙于工作事務，沒有時間和精力去熟悉標準，鉆研業(yè)務，導致檔案工作人員業(yè)務能力不專不精，帶來的直接后果是檔案整理存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象：歸檔范圍把握不清，保管期限劃定不準，檔案分類存在瑕疵，檔案裝訂不安全牢固，檔案的全宗卷不能規(guī)范建立、檔案的開發(fā)利用無法開展等等，檔案管理標準化、規(guī)范化、精細化難以達到。

（三）檔案安全存在隱患。檔案安全分檔案實體和信息安全兩個方面。從掌握的現(xiàn)實情況看，檔案實體方面存在的隱患主要有：檔案庫房沒有按照《檔案館建筑設計規(guī)范》《檔案館建設標準》進行規(guī)范建設，檔案承重要求和“九防”措施的落實不到位；檔案庫房管理出入庫登記沒有實現(xiàn)雙人管理；檔案庫房鑰匙不能實現(xiàn)雙人保管；因忙于事務檔案借閱無法實現(xiàn)全程監(jiān)督等等。檔案信息安全方面：檔案信息系統(tǒng)建設不完善；因為技術和保障問題，檔案信息的存儲和利用存在風險點；網(wǎng)絡技術的不確定性和開放性，直接或間接地導致檔案信息丟失、損壞和被竊取；電子檔案管理權限體系不能實現(xiàn)精細化分配管理；檔案數(shù)字化過程存在安全漏洞；檔案信息化安全保密制度措施不能完全落實等等。

（四）檔案信息化建設不同步。學校檔案信息化建設滯后于學校主體業(yè)務信息化發(fā)展，主要表現(xiàn)在：一是檔案信息化建設理念落后，檔案信息化規(guī)劃沒有與學校的主體業(yè)務信息化建設規(guī)劃通盤考慮；二是檔案的信息化實施推進與學校主體業(yè)務信息化推進不同步；三是學校對檔案信息化建設沒有給予必要的財力支持和技術保障。這樣導致檔案信息化和主體業(yè)務信息化建設的脫節(jié)，帶來主體業(yè)務信息化平臺里的非涉密數(shù)據(jù)信息不能實現(xiàn)共享共用，給檔案工作的信息化發(fā)展造成阻礙。

二、隱患原因分析

（一）檔案安全意識淡薄。學校的主要任務是以教學業(yè)務工作為重，認為檔案工作好壞對學校招生沒有直接影響，不能給學校帶來直觀的經(jīng)濟和社會效益，檔案工作這種“非一線”特點容易造成“說起來重要，忙起來次要”的局面。校領導認為有檔案室，有專人負責就萬事大吉了，不關心檔案材料是否齊全完整、檔案整理是否標準規(guī)范、檔案實體和信息的保管利用是否安全、檔案的信息化建設是否跟得上學校整體信息化建設的步伐等等，久而久之造成檔案安全意識缺乏，檔案管理存在安全隱患。

（二）制度制定不完善，執(zhí)行不到位。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，檔案工作要按照制度去管理和執(zhí)行，但學校在檔案制度建設和執(zhí)行上，大多是為了應付執(zhí)法檢查、業(yè)務評價等工作而形成，不完善，不健全，僅僅滿足于一般的檔案工作流程制度，對檔案工作人員離崗交接、檔案工作責任追究等制度制定不全不細，和工作實際脫節(jié)，不便于操作執(zhí)行，致使制度成為墻上的擺設，不能體現(xiàn)制度的剛性約束，不能通過制度去規(guī)范事約束人。

（三）檔案干部隊伍綜合素質參差不齊。由于檔案工作的特殊性和意識上的邊緣性，普遍存在檔案工作分管領導對檔案職責定位認知模糊，專業(yè)知識匱乏，對檔案工作“分而不管”；內(nèi)部中層科室負責人對職責內(nèi)檔案工作第一責任人身份把握不準，責任認領不到位；檔案專兼職人員精力分散，無法專心鉆研檔案業(yè)務，專業(yè)素養(yǎng)缺乏。還有的檔案工作人員對工作標準要求不高，工作效率低下，工作干勁不足，對待工作得過且過。

三、風險防控措施建議

（一）強化檔案資源建設。通過業(yè)務指導、納入績效考核等有效監(jiān)管方式，強化檔案資源的前端控制，從源頭上加強對學校檔案資源的收集管理。注重過程管理，加強對各類歸檔文件整理的全過程督導，切實督促各職能科室的文件材料應歸盡歸，應收盡收。特別是學校機構、人事、資產(chǎn)、隸屬關系等發(fā)生變化時，應確保檔案歸屬明確、流向清晰，避免檔案資源流失。學校綜合檔案室應擬定年度接收計劃并落實到位。暢通征集渠道，創(chuàng)新征集方式，抓好學校特色檔案征集。按照“增量電子化”的要求，實現(xiàn)實體檔案和電子檔案的同步接收，推進學校檔案資源建設持續(xù)向好發(fā)展，盡快形成結構合理、內(nèi)容豐富、覆蓋全面的獨具特色的檔案資源體系?？傊?，抓好檔案資源建設，確保歸檔齊全是筑牢檔案安全的第一道防線。

（二）強化檔案利用體系建設。強化服務意識，圍繞學校發(fā)展大計和校領導關注的熱點焦點問題，選準服務切入點和編研工作著力點，構建全方位深層次的檔案開發(fā)利用體系。開闊思路，精準選題，加大對室藏檔案信息資源的綜合加工和深度開發(fā)，為學校發(fā)展提供深層次、高質量的檔案信息編研成果。緊抓機遇，適應大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能發(fā)展新形勢，依托互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等資源，積極運用豐富的檔案信息化手段推進高效便捷的檔案利用體系建設。

（三）強化檔案信息化建設。推進學校檔案信息化，要從理順發(fā)展理念，強化組織協(xié)調(diào)，優(yōu)化資源配置入手，統(tǒng)籌推進學?？傮w信息化建設和檔案信息化建設同步發(fā)展。首先要有正確的建設理念，注重頂層設計和系統(tǒng)推進。其次要注重檔案信息系統(tǒng)安全保護。檔案信息系統(tǒng)安全，比檔案信息載體、檔案信息終端安全更加重要。載體丟失或終端出問題，只是局部性的問題，而一旦系統(tǒng)出問題，則是整體性、全局性的問題。應把檔案信息系統(tǒng)安全保護納入檔案信息化建設整體布局，與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步實施、同步驗收。同時，應采用技術手段確保物理安全、網(wǎng)絡安全、主機安全、應用安全和數(shù)據(jù)安全。在技術條件成熟的前提下，穩(wěn)妥推進數(shù)字檔案室建設。

（四）強化檔案干部隊伍建設。檔案管理人員是決定學校檔案事業(yè)發(fā)展和檔案安全的第一要素，確保檔案安全必須管好隊伍。一是要注重加強培養(yǎng)教育。針對學校檔案干部隊中政治素質和業(yè)務能力不高，精神狀態(tài)和紀律觀念不強，有的干部不善學習，對檔案安全缺乏基本認識和應對能力等問題，加強培養(yǎng)教育，教育其增強責任心，培養(yǎng)其承擔責任和履行義務的自覺性。二是要注重業(yè)務能力建設。定期組織開展業(yè)務培訓，比如文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等基本知識，以及檔案工作法律法規(guī)、方針政策、行業(yè)標準等，引導專兼職檔案工作人員加強經(jīng)濟、法律、教育、信息網(wǎng)絡等學科文化知識的學習，提升檔案規(guī)范化管理水平。三是要注重思想政治建設。深入開展理想信念教育，樹牢“四個意識”，堅定“四個自信”，加強黨性修養(yǎng)，堅決做到立身有本，立行有度，立志有向，不斷提升綜合素質和能力，增強做好檔案工作、維護檔案安全的本領。