■ 趙新宇

在全面落實(shí)中央關(guān)于加快沿邊開(kāi)放的要求，深度融入“一帶一路”建設(shè)，推動(dòng)自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)建設(shè)的背景下，全省以“五通”為抓手，扎實(shí)推進(jìn)與周邊國(guó)家互聯(lián)互通，與沿線各國(guó)經(jīng)濟(jì)合作日趨緊密。省屬企業(yè)抓住機(jī)遇，按照省委、省政府的部署，在境外建設(shè)了一批交通、能源及市政等項(xiàng)目。如何加強(qiáng)企業(yè)境外項(xiàng)目管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，已經(jīng)成為維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。省檔案局以貫徹國(guó)家《企業(yè)境外檔案管理辦法》為契機(jī)，把做好企業(yè)境外檔案工作調(diào)研和指導(dǎo)作為服務(wù)省委、省政府中心工作的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，就境外項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行了專(zhuān)題調(diào)研。

一、境外項(xiàng)目檔案管理面臨的形勢(shì)

據(jù)調(diào)研，省屬境外項(xiàng)目涉及南亞、東南亞的老撾、柬埔寨、緬甸等國(guó)家，這些國(guó)家技術(shù)基礎(chǔ)管理工作非常薄弱，基本沒(méi)有技術(shù)檔案管理的概念，技術(shù)資料管理工作基本是一片空白。省屬企業(yè)在境外工程承包、BOT、項(xiàng)目投資等領(lǐng)域，都應(yīng)該從建設(shè)期就立足合作長(zhǎng)遠(yuǎn)、成果共享的高度，在遵守所在國(guó)法律的前提下，借鑒國(guó)內(nèi)成熟、先進(jìn)的項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，幫助境外項(xiàng)目全過(guò)程加強(qiáng)管理，做好項(xiàng)目文件、資料、賬簿等材料形成、積累、整理、歸檔工作，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，逐步建立起一套科學(xué)規(guī)范的檔案資料管理體系，為生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)、改擴(kuò)建奠定技術(shù)基礎(chǔ)，充分發(fā)揮投資效益，從而實(shí)現(xiàn)互利共贏的目的。

按照“一帶一路”共建、共管及技術(shù)、文化交流、融通的理念，國(guó)家檔案局于2018年8月2日印發(fā)了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，中國(guó)銀行、中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司、中國(guó)建筑集團(tuán)有限公司、中國(guó)交通建設(shè)集團(tuán)有限公司等率先走出去的中央企業(yè)集團(tuán)在境外檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，檔案安全管理等方面開(kāi)展了積極的探索并取得了一些經(jīng)驗(yàn)。云南省檔案主管部門(mén)如何借鑒已有的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步調(diào)查、研究，深入、全面的掌握相關(guān)情況，支持、引導(dǎo)省屬企業(yè)整合開(kāi)發(fā)國(guó)內(nèi)檔案資源服務(wù)于境外項(xiàng)目實(shí)施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在國(guó)外復(fù)雜、特殊的環(huán)境中保證項(xiàng)目檔案的完整、安全，使檔案資料全面、真實(shí)地記錄云南實(shí)施“一帶一路”建設(shè)的歷史，這是當(dāng)前全省檔案工作面臨的緊迫而艱巨的任務(wù)。

二、境外項(xiàng)目檔案管理工作存在問(wèn)題

根據(jù)調(diào)研，我省境外項(xiàng)目檔案管理總體還處于起步階段，監(jiān)管不夠到位，境外項(xiàng)目未規(guī)范有效的開(kāi)展檔案管理，存在人員流動(dòng)快，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不足、制度不健全等情況，有以下幾方面共性問(wèn)題：

一是由于境外項(xiàng)目所處環(huán)境復(fù)雜，受現(xiàn)場(chǎng)條件限制等原因，部分境外項(xiàng)目檔案管理措施未能及時(shí)跟進(jìn)，存在管理不到位、檔案人員不落實(shí)，檔案工作不健全的情況。

二是省屬企業(yè)履行對(duì)下屬境外項(xiàng)目檔案監(jiān)管職責(zé)不夠。未能及時(shí)深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)下屬境外項(xiàng)目提出檔案管理要求，明確檔案收集、管理、移交等具體問(wèn)題，使境外項(xiàng)目檔案質(zhì)量得到充分保障。

三是境外項(xiàng)目檔案管理制度不夠健全。2018年國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，國(guó)家層面提出企業(yè)境外檔案管理的一些基本原則和方法，原則性較強(qiáng)。但由于境外項(xiàng)目有其具體環(huán)境和特殊性，多數(shù)境外項(xiàng)目沒(méi)有根據(jù)實(shí)際制定出一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度。

四是檔案保管存在安全隱患。境外項(xiàng)目配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房不多，大多未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案保管缺少場(chǎng)地和設(shè)備設(shè)施，檔案實(shí)體和信息安全存在隱患。

五是檔案管理信息化水平不高，管理手段落后。境外項(xiàng)目對(duì)檔案管理的方式，一般使用了計(jì)算機(jī)電子表格或單機(jī)版檔案管理軟件，未能與國(guó)內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)互通。

三、境外項(xiàng)目檔案管理對(duì)策和建議

（一）建立適應(yīng)“一帶一路”建設(shè)的檔案管理服務(wù)機(jī)制

結(jié)合《企業(yè)境外檔案管理辦法》的貫徹實(shí)施，探索建立合作工作機(jī)制，由省檔案局牽頭，組織省外事辦、省發(fā)展和改革委員會(huì)、省國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)、省商務(wù)廳、昆明海關(guān)等涉及境外檔案工作服務(wù)的相關(guān)部門(mén)，定期不定期召開(kāi)聯(lián)席工作會(huì)議，研究境外檔案工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，落實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)的相關(guān)措施，適時(shí)赴境外開(kāi)展實(shí)地調(diào)研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高境外項(xiàng)目檔案工作水平。

（二）深入貫徹《檔案法》，增強(qiáng)省屬企業(yè)全員檔案意識(shí)，建立境外項(xiàng)目檔案管理體系

省屬企業(yè)切實(shí)負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，搭建起覆蓋全、責(zé)任實(shí)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)境外項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，并加強(qiáng)境外項(xiàng)目檔案管理工作的研究，采取有效措施強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)向省檔案主管部門(mén)報(bào)送情況報(bào)告。

（三）省檔案主管部門(mén)明確業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重點(diǎn)，加大服務(wù)力度，提升省屬企業(yè)對(duì)境外項(xiàng)目檔案工作的管理水平

1.省屬企業(yè)負(fù)責(zé)本企業(yè)境外項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，明確境外檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理部門(mén)及檔案人員。應(yīng)編制工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，及時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)研究、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流等工作，幫助境外項(xiàng)目建立健全檔案工作。

2.省屬企業(yè)要依托國(guó)內(nèi)檔案工作在管理、技術(shù)方面的優(yōu)勢(shì)，整合檔案資源，通過(guò)對(duì)技術(shù)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，推廣知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專(zhuān)利、工法等的運(yùn)用，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，充分發(fā)揮檔案工作在技術(shù)交流和科學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)傳播等方面的作用。

3.境外項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理應(yīng)做到“三納入”（納入工作程序、計(jì)劃、職責(zé)范圍），設(shè)立檔案室，配備檔案人員。參照國(guó)內(nèi)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及投資母公司制度，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際制定《項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及保管期限表》，在文本語(yǔ)種、目錄翻譯等方面充分考慮合作方的需求。境外文件應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，并按規(guī)定期限向檔案部門(mén)移交。歸檔文件應(yīng)做到原件歸檔，紙張及字跡材料滿(mǎn)足檔案長(zhǎng)久保存的需要。境外項(xiàng)目應(yīng)逐步建立檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及信息化等工作內(nèi)容，在項(xiàng)目生命周期內(nèi)開(kāi)展利用工作，發(fā)揮檔案在資產(chǎn)憑證、明晰責(zé)任及保障項(xiàng)目生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)及改擴(kuò)建等方面的作用。

4.省屬企業(yè)應(yīng)從保障投資方權(quán)益出發(fā)，按國(guó)際慣例切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)設(shè)立、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、經(jīng)營(yíng)權(quán)證、重要情況報(bào)告、賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告等資料的控制管理，并盡可能及時(shí)向國(guó)內(nèi)企業(yè)集團(tuán)移交檔案。

5.境外大型項(xiàng)目應(yīng)設(shè)專(zhuān)用檔案庫(kù)房，并配置必要的設(shè)施設(shè)備，其他沒(méi)有條件設(shè)置庫(kù)房的項(xiàng)目，應(yīng)因地制宜采取安保措施或?qū)n案送回國(guó)內(nèi)保管。應(yīng)針對(duì)境外環(huán)境和安全風(fēng)險(xiǎn)的狀況，制定應(yīng)急預(yù)案，保證境外檔案安全、保密，維護(hù)國(guó)家和企業(yè)利益。

6.提高境外項(xiàng)目檔案管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的根本轉(zhuǎn)變。早謀劃、高標(biāo)準(zhǔn)將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是解決國(guó)別、地域、文化、技術(shù)差異所造成的境外項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的重要措施。應(yīng)逐步通過(guò)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的電子文件形成、捕獲、整合、歸檔、保管和利用，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)、境外“無(wú)差別”檔案監(jiān)督、指導(dǎo)和管理。