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        幼兒園檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

        2020-12-05 07:02:33林桂亭林桂紅
        山東檔案 2020年3期
        關(guān)鍵詞:檔案資料整理檔案管理

        文·林桂亭 林桂紅

        黨的十九大報(bào)告指出:“在發(fā)展中補(bǔ)齊民生短板、促進(jìn)社會(huì)公平正義,在幼有所育、學(xué)有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居、弱有所扶上不斷取得新進(jìn)展……”從“學(xué)有所教”到“幼有所育”,體現(xiàn)了我國(guó)公共服務(wù)體系建設(shè)和人民群眾對(duì)于高質(zhì)量、高水平學(xué)前教育的迫切要求,反映了人民群眾對(duì)于學(xué)前教育向前延伸的迫切愿望。隨著二孩政策的放開(kāi),我國(guó)每年新增人口預(yù)計(jì)約1800萬(wàn),幼兒教育已經(jīng)成為了社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)。人們不僅關(guān)注幼兒教育的學(xué)習(xí),更關(guān)注他們的管理、飲食、健康、安全,因此幼兒園必須高效科學(xué)管理,現(xiàn)在對(duì)這些方面都制定制度、嚴(yán)格檢查,以保障各項(xiàng)工作到位。但是,能夠說(shuō)明工作情況的、經(jīng)得起各級(jí)檢查評(píng)估、各位家長(zhǎng)的認(rèn)可、具有憑據(jù)作用的就是在工作中形成了完整的工作檔案。實(shí)踐證明,檔案工作在幼兒園發(fā)展中起到了基石作用。為此,我們聯(lián)合教體局對(duì)幼兒園檔案工作進(jìn)行規(guī)范化試點(diǎn),試點(diǎn)成功后制訂了規(guī)范的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)在全縣推開(kāi),再通過(guò)年度考核做好落實(shí),實(shí)現(xiàn)了全縣幼兒園檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化管理,為幼兒園高效管理打下堅(jiān)實(shí)的檔案基礎(chǔ)。

        一、充分認(rèn)識(shí)檔案在幼兒園管理中的作用

        檔案的作用有兩個(gè)方面,一是憑證作用;二是參考作用。幼兒園的各項(xiàng)工作要充分認(rèn)識(shí)和利用好檔案的這兩個(gè)作用,讓檔案成為幼兒教育事業(yè)的基石,為幼兒教育服務(wù)。

        幼兒園檔案是指幼兒園在教學(xué)、科研、黨政管理及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)幼兒園和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一所幼兒園不僅反映在園風(fēng)、園貌、園規(guī)、園紀(jì)等隱性的文化氛圍上,更反映在豐富、完善、準(zhǔn)確、詳實(shí)的檔案資料上。樹(shù)立“建好、管好、用好”檔案的宗旨,發(fā)揮出檔案的巨大信息資源作用,為各項(xiàng)工作提供參考。

        一是建好教學(xué)檔案,提高教學(xué)質(zhì)量和教改水平。教學(xué)質(zhì)量在幼兒園中同樣是幼兒園的生命,檔案工作在其中的重要作用不容忽視,如建好幼兒園教師的課題材料、教學(xué)筆記、教案等形成的教學(xué)檔案,利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自己辦園特點(diǎn),及時(shí)在園內(nèi)推廣,這些比那些課本經(jīng)驗(yàn)都實(shí)用得多,效果很更好,通過(guò)總結(jié)還能成為自己園的特色教學(xué)。

        二是建好和利用幼兒園檔案,是教育評(píng)估上檔次的重要基礎(chǔ)工作。教育評(píng)估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)對(duì)教學(xué)、教育活動(dòng)成績(jī)做出的評(píng)價(jià)和估量,教育評(píng)估工作必須以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ),從檔案資料可以看出一所幼兒園的辦學(xué)水平。由此可見(jiàn),檔案資料越完整、齊全,評(píng)估的效益和質(zhì)量就越高,評(píng)估工作離不開(kāi)檔案。

        三是開(kāi)發(fā)利用幼兒園檔案,是拓寬幼兒園工作思路的重要依據(jù)和提高知名度的有效辦法。利用教師業(yè)務(wù)檔案中記載的學(xué)歷、考核成績(jī)、業(yè)務(wù)水平的評(píng)價(jià)及其獲獎(jiǎng)情況等內(nèi)容,為教師職務(wù)晉升、職稱評(píng)定提供可靠依據(jù)。利用幼兒園現(xiàn)有的照片檔案,如幼兒園開(kāi)展的體育趣味運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝匯演、畫(huà)畫(huà)比賽、教研等活動(dòng)中的照片,及教育教學(xué)中的規(guī)范化管理及好經(jīng)驗(yàn)、好方法,展示在宣傳廚窗里,向家長(zhǎng)、社會(huì)宣傳,以提高幼兒園知名度。

        二、幼兒園檔案管理存在的主要問(wèn)題

        (一)領(lǐng)導(dǎo)檔案認(rèn)識(shí)不到位、檔案工作重視程度不高

        不容否認(rèn),有些幼兒園領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得,幼兒園工作主要是抓好幼兒園的教育和管理,認(rèn)為抓檔案工作抓不出效益,只有抓教學(xué)才能收到擲地有聲的實(shí)效。其實(shí)不然,幼兒園檔案是幼兒園從事教學(xué)、教研、幼兒園管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)幼兒園和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),幼兒園檔案工作的好壞在一定程度上反映出這個(gè)幼兒園管理水平的高低,也直接影響著幼兒園各項(xiàng)工作的開(kāi)展。而很多辦園者、園長(zhǎng)只是針對(duì)幼兒園辦園的經(jīng)濟(jì)效益,而忽略了幼兒園檔案在辦學(xué)中的作用,覺(jué)得為檔案資料整理花太大的人力物力不值得。

        (二)只重視做,不重視留存工作痕跡,造成檔案殘缺不全

        幼兒園檔案全面客觀地記錄下幼兒園方方面面的工作,而有的幼兒園并非如此,重大活動(dòng)沒(méi)有記載,重要變遷查不到依據(jù),日常工作不注意資料的收集,甚至大型的活動(dòng)也沒(méi)有完整的檔案資料,就連最基本的幼兒學(xué)籍檔案也查無(wú)實(shí)據(jù),至于教師健康檔案更有相當(dāng)部分幼兒園仍未完善,缺這少那,缺乏完整性。留下了無(wú)從查考的隱患。

        (三)檔案管理混亂,缺乏規(guī)范性

        檔案整理是一門(mén)科學(xué),但有的幼兒園以教師緊缺為借口,沒(méi)有配備檔案人員,導(dǎo)致檔案工作無(wú)專人管理的狀況,更不用說(shuō)有嚴(yán)格檔案工作管理要求和科學(xué)整理了,有的幼兒園把檔案資料的形成視為材料的堆積,內(nèi)容不全,類別不分,期限不看,一概裝訂,看起來(lái)裝訂了一本又一本,琳瑯滿目,其實(shí)根本不符合檔案整理的規(guī)范要求,沒(méi)有頭緒,查找困難。

        (四)收集不齊全完整、歸檔材料不真實(shí)

        有的幼兒園為了應(yīng)付檢查,編造材料,有的竟然把胡編濫造的材料歸檔,這嚴(yán)重影響了幼兒園工作的真實(shí)性;有的幼兒園材料空洞,收集不齊全、完整,難以反映工作過(guò)程。如用一句話反映一個(gè)重大變遷,一張紙反映一個(gè)重大活動(dòng)等,還有及少數(shù)的幼兒園,對(duì)重要的環(huán)境評(píng)比,隨意一張紙寫(xiě)寫(xiě),顯得極不嚴(yán)肅。

        三、加強(qiáng)對(duì)幼兒園檔案管理的對(duì)策

        檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的工作,具有一套嚴(yán)密的操作程序和具體的操作要求。不斷加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制度建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)等;要安排具有檔案專業(yè)知識(shí)并熟悉保教業(yè)務(wù)的專職檔案管理員。只有“人、財(cái)、物”的到位,才能保證檔案工作的正常開(kāi)展。

        (一)強(qiáng)化檔案管理意識(shí),把檔案工作納入單位年度考核

        檔案工作重要與否不能停留在口頭上說(shuō)說(shuō)、發(fā)文強(qiáng)調(diào)一下就行了,需要有行之有效的措施。首先要把檔案工作視為幼兒園的工作范疇,落實(shí)好“三納入、四參加”制度,把檔案管理工作和幼兒園各項(xiàng)工作融合在一起。再是把檔案工作和幼兒園其它工作一樣納入年度單位考核(我們堅(jiān)持年年都和教體局聯(lián)合進(jìn)行全縣幼兒園檔案進(jìn)行檢查、考核,并把考核成績(jī)納入年度考核中,收效很大),真正做到檔案工作有抓手。

        (二)配備高素質(zhì)的檔案管理人員

        檔案管理是一門(mén)學(xué)問(wèn),專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng),要做好幼兒園的檔案管理工作,必須選一個(gè)既懂檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),又能熟悉幼兒園各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的同志。

        一是要對(duì)幼兒園工作業(yè)務(wù)熟悉。一個(gè)單位的檔案工作是否能做好,首先必須了解這個(gè)單位的職能、業(yè)務(wù)情況,不然他就難以達(dá)到檔案的收集齊全完整,只有熟悉單位業(yè)務(wù)的同志,他才會(huì)對(duì)單位工作了如指掌,對(duì)應(yīng)形成檔案的業(yè)務(wù)熟悉,收集起來(lái)才能得心應(yīng)手。

        二是必須挑選責(zé)任心強(qiáng),善于動(dòng)腦、勤于動(dòng)手,具備過(guò)硬的、扎實(shí)的專業(yè)檔案管理知識(shí)、熟悉現(xiàn)代化管理工具,熟練掌握電腦操作的同志。只有這樣的檔案員,才能完成檔案的規(guī)范化整理和檔案數(shù)字化工作,才能保證幼兒園的檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,使其能以最快捷的方式、最佳的質(zhì)量、更好地為幼兒園的教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)。

        (三)加強(qiáng)制度建設(shè), 建立健全檔案管理體系,為做好檔案工作提供強(qiáng)有力的保障

        建立制度是做好工作的保證。要建立健全各項(xiàng)檔案制度,以保障各項(xiàng)工作中的檔案工作有章可循。要結(jié)合工作實(shí)際制訂適合自己幼兒園的具體的檔案管理制度,不要向其它單位照搬照抄,無(wú)論是歸檔制度、檔案室安全制度、檔案管理制度、查閱(借閱)制度、材料收集制度、檔案學(xué)習(xí)制度等,制定一套符合自己幼兒園教育特點(diǎn)的、規(guī)范合理的、相對(duì)科學(xué)且行之有效的規(guī)章制度。同時(shí),要做到有制度還要有落實(shí)、有檢查、有考核,要建立健全幼兒園完整的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系,立足平時(shí),加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。要把檔案的收集、整理等工作納入有關(guān)人員的年度考核中去,依照工作職責(zé)對(duì)其量化考核,長(zhǎng)此以往,幼兒園的檔案工作就逐步走向正軌。

        (四)抓源頭,做好檔案的收集;抓規(guī)范,認(rèn)真做好檔案的科學(xué)分類歸檔工作

        檔案收集是做好檔案整理工作的前提。園領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》法律法規(guī),做到依法歸檔。同時(shí)要按照工作分工,幼兒園辦公室要專門(mén)下發(fā)關(guān)于收集歸檔整理通知,對(duì)各科室應(yīng)收集的檔案材料、歸檔時(shí)間、整理完成時(shí)間做出明確規(guī)定,各科室兼職檔案員要做好各科室的收集和初步整理工作,涉及專業(yè)性的如財(cái)務(wù)科需要該科室做好整理和編目工作,要做好統(tǒng)籌安排,做到及時(shí)準(zhǔn)確完成檔案整理工作。

        做到規(guī)范建檔。分類整理歸檔是幼兒園檔案管理中最重要的環(huán)節(jié),也是實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化的關(guān)鍵。園領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)各類檔案整理要求,特別是加強(qiáng)文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、電子檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí),對(duì)各類檔案的整理做到標(biāo)準(zhǔn)清楚,科學(xué)分類歸檔。隨著社會(huì)的發(fā)展,檔案工作也在不斷改革創(chuàng)新,只要有保留價(jià)值的均列入存檔范圍,力求全面真實(shí)地反映幼兒園的歷史,特別要注重特色辦學(xué)的檔案。如幼兒園開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng):家長(zhǎng)日、感恩日、開(kāi)放日、快樂(lè)入園日、對(duì)外交流等。我們要培養(yǎng)兒童從小知根,才能讓他(她)長(zhǎng)大守根,共筑中國(guó)夢(mèng)。

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