文·魏振毅

民生檔案與人民群眾的切身利益密切相關(guān)，人民群眾查詢比較頻繁。高效便捷的民生檔案信息化建設(shè)能讓數(shù)據(jù)多跑路，讓百姓少跑腿，減少直至避免出現(xiàn)證明“我媽是我媽”的現(xiàn)象，極大地方便人民群眾。近年來，民生檔案及其信息化建設(shè)越來越受到重視，2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各級國家檔案館重視及做好民生檔案工作，把民生檔案納入國家檔案資源體系。民生檔案資源和信息化建設(shè)取得了可喜的發(fā)展和進步，但仍然存在著民生檔案信息資源分散、信息化程度不高、檔案信息利用不便捷等困難和問題，亟待加以研究解決。智能技術(shù)的快速發(fā)展為這些難題提供了解決的新途徑，本文試圖利用信息化中的智慧理念，靠前規(guī)劃和謀劃，探索在新時代采取前端控制來進行民生檔案信息資源和信息化全流程建設(shè)。

一、民生檔案與智慧理念

民生檔案是堅持以人為本，重在涉及人民日常生活的所有檔案信息，服務(wù)普通群眾的一類專門檔案?！蛾P(guān)于加強民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2007〕12號）指出，民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的很好幫手。多年來，在各級部門的共同努力下，民生檔案得到了快速發(fā)展，但由于民生檔案涉及面廣、檔案內(nèi)容變動大，檔案信息共享比較困難，管理和利用難度較大，迫切需要利用現(xiàn)代技術(shù)來推進民生檔案管理現(xiàn)代化，智慧技術(shù)是一項不錯的可供選擇的技術(shù)。

近年來，基于國際商業(yè)機器有限公司（IBM）前任董事會主席兼CEO彭明盛（英文名Samuel Palmisano）在2008年11月提出的智慧地球（Smarter Planet）概念，智慧理念首次出現(xiàn)在信息科技界[1-2]。在智慧理念下，智慧檔案館（Smarter Archives）應(yīng)運而生[3]。智慧檔案館需要采用大量技術(shù)以提升信息化水平，信息化的智慧理念一般具有信息之間互聯(lián)互通，信息管理智能、高效、準(zhǔn)確，信息表達高度協(xié)調(diào)一致，信息服務(wù)能滿足主動推送和個性化需求等特點。

目前，智慧檔案館在理論和實踐方面都有了一些有益的探索。根據(jù)大量的智慧檔案館理論和實踐研究，智慧檔案館可以看成是運用人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IOT）、軟件定義（Software Defined）、云計算（Cloud Computing）、大數(shù)據(jù)（Big Data）、空間地理信息集成（Spatial Geographic Information Integration）、第五代通信技術(shù)（5G）等新一代信息技術(shù)，綜合獲取和利用檔案數(shù)據(jù)與信息來解決檔案的收集、保存、管理利用等問題的一個智慧化系統(tǒng)與平臺[4]。

二、民生檔案信息化存在的困難

（一）收集困難

1. 民生檔案的內(nèi)涵和范圍不清

雖然2011年國家檔案局根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》編制了《國家基本專業(yè)檔案目錄》（簡稱目錄）列出了14類民生檔案，但人民群眾對民生檔案信息的要求日益增長，民生檔案的范圍已不僅限于這14類，出生醫(yī)學(xué)證明檔案、學(xué)籍和學(xué)歷檔案、戶籍檔案、知青檔案、公證檔案、住房檔案、宅基地檔案、土地確權(quán)檔案、林權(quán)檔案、扶貧開發(fā)檔案等民生檔案在不同地區(qū)有不同程度的建設(shè)，而且各地區(qū)有各具特色的民生檔案。

2. 民生檔案的收集受基層檔案部門影響

民生檔案的形成和收集，比較依賴于基層檔案館。各類基層檔案館受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展水平、檔案收集人員文化水平等因素影響，檔案收集的質(zhì)量參差不齊，收集的民生檔案信息無法保證統(tǒng)一，不利于檔案信息的互聯(lián)互通。

3. 民生檔案變更頻繁

就業(yè)失業(yè)登記檔案、住房檔案、學(xué)歷檔案等民生檔案信息會隨著時間發(fā)生一定的變化，有的檔案甚至?xí)兓容^頻繁，這需要檔案管理部門及時收集準(zhǔn)確的信息并加以變更，在一定程度上也增大了民生檔案收集的難度。

（二）保存方式不利于信息共享

1. 檔案實體

民生檔案的歸口管理導(dǎo)致民生檔案實體保存也很分散，特別是出生醫(yī)學(xué)證明檔案、學(xué)籍和學(xué)歷檔案、戶籍檔案等專業(yè)性很強的民生檔案保存于政府主管部門或其他有關(guān)專業(yè)的檔案館之中。分散的檔案實體保存也難以對檔案保存進行科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)劃和管理。不同的國家檔案館對檔案庫房、檔案整理、檔案安全管理存在差異，造成民生檔案實體保存質(zhì)量也存在差別。

2. 數(shù)據(jù)存儲

雖然民生檔案在很多檔案館作為數(shù)字化的優(yōu)先對象，也建立了一些各類民生檔案的專題數(shù)據(jù)庫。但各類檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲載體、備份方案和安全管理存在各自特色，不利于檔案數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通和共建共享。

（三）泛化分散管理

1. 民生檔案沒有比較統(tǒng)一的管理細則

各類民生檔案管理辦法制定情況不一。部分民生檔案有全國性的檔案管理辦法，如《婚姻登記檔案管理方法》《收養(yǎng)登記檔案管理辦法》《集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法》等。大部分民生檔案由各地根據(jù)具體情況制定管理辦法，如出生醫(yī)學(xué)證明檔案，哈爾濱市制定了《哈爾濱市出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理細則（試行）》，湖北省制定了《湖北省出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理規(guī)定（試行）》。有的民生檔案甚至全國各地都還沒有管理細則，民生檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式多樣，增加了民生檔案管理的困難。

2. 民生檔案分布碎片化

各類民生檔案分別歸口于各個行政主管部門，如目錄中14類民生檔案歸口于民政部、人力資源和社會保障部、國家衛(wèi)生健康委員會、水利部（三峽辦、南水北調(diào)辦）、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部等多個部門，民生檔案管理涉及的部門多，且檔案實體散布于相關(guān)部門的門類檔案中、民生檔案信息混雜于公開和不宜公開的檔案中，民生檔案信息存在明顯的碎片化，不利于民生檔案的管理和信息化。

（四）利用服務(wù)水平有待提高

1. 檔案利用途徑仍不便利

目前除了到民生檔案管理部門查詢復(fù)印的傳統(tǒng)利用途徑以外，部分基層檔案館從用戶體驗出發(fā)，急群眾所急，開通了傳真、電話預(yù)約、電子郵件查詢、手機移動終端APP預(yù)約等其他途徑，讓群眾少跑腿。但預(yù)約還得跑腿到民生檔案管理部門辦理檔案查詢；查詢檔案結(jié)果等候時間較長；一些查詢途徑的操作還不便民不親民，特別是一些弱勢群體的文化水平不高，他們不會使用這些便利措施，而弱勢群體又是一些特定民生檔案的主要利用者。

2. 利用目的單一

由于民生檔案的分散管理，檔案的查詢利用目標(biāo)單一，一事一查，到戶籍部門查戶籍，到人社部門查就業(yè)，到教育部門查學(xué)歷，到衛(wèi)生部門查健康等，如果碰上一類民生檔案需要其他類型的民生檔案支撐證明時，又得跑到其他地方查詢求證。目前，民生檔案之間還遠未建立內(nèi)在聯(lián)系，亟需加以特別重視。

三、智慧理念在民生檔案信息全流程建設(shè)中的應(yīng)用

（一）多元動態(tài)收集

1. 檔案實體

在對檔案實體數(shù)字化前期規(guī)劃中，要綜合考慮民生檔案智慧化管理與利用的目的，摒棄數(shù)字化只是對紙質(zhì)檔案的掃描的思想禁錮，如對住房和拆遷等圖紙類的民生檔案可以將其基本數(shù)據(jù)數(shù)字化，以便在利用過程中采用三維可視化（3D Visualization）、虛擬現(xiàn)實（Virtual Reality， VR）等技術(shù)讓檔案實體數(shù)字化更為形象化、立體化。充分發(fā)掘智能技術(shù)，進一步改進《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB32/T 1894-2011），在實體檔案數(shù)字化中利用先進技術(shù)，如光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、衛(wèi)星定位（Satellite Positioning）、三維可視化（3D Visualization）、虛擬現(xiàn)實（Virtual Reality， VR）、增強現(xiàn)實（Augmented Reality， AR）等，為民生檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)挖掘、智能化應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

2. 檔案信息

在大數(shù)據(jù)庫中采用便于信息化的民生檔案收集方式，例如對人員信息采集時可以利用互聯(lián)互通的戶籍等系統(tǒng)信息，采用指紋識別、人臉識別、視網(wǎng)膜識別等先進識別技術(shù)實現(xiàn)民生檔案的人員信息采集，這樣既高效又能避免人工采集時出現(xiàn)的錄入錯誤。充分利用先進采集設(shè)備提升民生檔案采集效率，如采用智能化的檔案機，實現(xiàn)重要民生檔案實時建檔，提高民生檔案的采集效率和采集體驗[5]。此外，各類民生檔案數(shù)據(jù)庫之間還可以通過“智慧城市”[6]“數(shù)字中國”等平臺建立聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，相互采集各自所需的元數(shù)據(jù)，并應(yīng)用智能算法實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動更新，如人員年齡隨自然年自動動態(tài)更新。

（二）智能化存儲

1. 檔案實體

針對檔案實體分布碎片化的特點，在實體檔案收集整理階段，在每件民生檔案實體中可以配置具有傳感功能的射頻識別標(biāo)簽（或二維碼標(biāo)簽）和衛(wèi)星定位模塊，存儲民生實體檔案所蘊含的數(shù)據(jù)信息，例如地理位置數(shù)據(jù)、檔案元數(shù)據(jù)等，搭建起檔案信息資源與民生檔案收集管理系統(tǒng)之間的橋梁。在民生檔案庫房管理中，利用智能庫房管理技術(shù)，融合5G、機器學(xué)習(xí)、物聯(lián)網(wǎng)、智能機器人和云技術(shù)等技術(shù)手段[7]，主動地實現(xiàn)向檔案管理系統(tǒng)傳輸管理數(shù)據(jù)，智能管理民生檔案實體上架，真正地實現(xiàn)對館藏民生檔案實體的全面感知和實時監(jiān)控。

2. 數(shù)據(jù)存儲

充分利用智慧技術(shù)實現(xiàn)各部門、各區(qū)域民生檔案數(shù)據(jù)和專題數(shù)據(jù)庫進行共享。利用智慧技術(shù)對民生檔案數(shù)據(jù)存儲的方案和應(yīng)用提供支撐；實現(xiàn)對民生檔案的數(shù)據(jù)完整性、可讀性和可驗證性進行監(jiān)控和管理；實現(xiàn)對民生檔案數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)災(zāi)備方案的科學(xué)自動選擇；實現(xiàn)對不同類型的具體業(yè)務(wù)場景，能夠有針對性地提供存儲方案作為數(shù)據(jù)支撐，例如采用軟件定義技術(shù)以滿足民生檔案不同存儲要求的各種情況進行個性化存儲；采用高效的存儲系統(tǒng)Flash System來適應(yīng)民生檔案應(yīng)用過程中數(shù)據(jù)密集型業(yè)務(wù)；利用Storwize產(chǎn)品家族適應(yīng)社交平臺上需快速上線的民生檔案查詢業(yè)務(wù)在短時間內(nèi)完成系統(tǒng)部署并在業(yè)務(wù)成規(guī)模后實現(xiàn)對高端存儲系統(tǒng)的無縫遷移等。

（三）前端管理

1. 制定適用于智慧思維下民生檔案管理細則

對利用率特別高的民生檔案，優(yōu)先制定適用于全國的管理細則，統(tǒng)一對民生檔案信息的管理和規(guī)劃。在細則中對在智慧環(huán)境下的民生檔案收集途徑、便于數(shù)據(jù)互聯(lián)互通與整合的民生檔案元數(shù)據(jù)進行頂層規(guī)劃和設(shè)計、對民生檔案相關(guān)信息的分析以及包括對民生檔案在利用服務(wù)時遇到的各類終端接入的互聯(lián)互通等各類管理和技術(shù)問題進行統(tǒng)一提前規(guī)范。

2. 加強對民生檔案管理人員智慧思維培訓(xùn)

對民生檔案管理人員加強人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)、空間地理信息集成等新一代信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，加強對檔案管理人員知識管理等新一代信息管理理論的業(yè)務(wù)。使檔案管理人員在學(xué)習(xí)和工作實踐中建立起檔案信息互聯(lián)互通的觀念，具備高效、準(zhǔn)確地處理智慧檔案信息的能力。

3. 創(chuàng)新民生檔案管理模式

針對基層檔案員存在業(yè)務(wù)素質(zhì)差別的情況，探索村（居）檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）管的管理模式。針對提高民生檔案利用質(zhì)量和效率，探索適應(yīng)民生檔案信息互聯(lián)互通、適應(yīng)智慧環(huán)境下的各種技術(shù)、適應(yīng)便捷化管理和服務(wù)的民生檔案內(nèi)部管理模式，在檔案收集、管理、保存和利用過程中統(tǒng)一規(guī)劃、減少多頭和分散管理、適當(dāng)減少傳統(tǒng)的按?。ㄊ?、自治區(qū)）－地（市）－縣（區(qū)）－鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）－村（居、社區(qū)）多層檔案行政管理的管理層級，按照各自地域特點加快推進館際民生檔案信息共建共享、跨館服務(wù)等民生檔案信息服務(wù)管理新模式[8]，建立起便于民生檔案實體集中高效管理和檔案信息資源整合利用的新型民生檔案管理模式。

（四）面向用戶需求的開發(fā)利用

1. 便利服務(wù)途徑

在查檔采集個人信息方面可以運用先進的體感交互技術(shù)（指紋、人臉識別等）手段，再通過APP、語音等獲取查檔需求，利用這些新技術(shù)的人性化設(shè)計使群眾在查詢民生檔案時減少繁瑣和不必要的各類手續(xù)，使整個檔案的查詢過程方便、快捷。此外，充分利用智能分析技術(shù)對多次查詢的民生檔案和公眾需求進行智能化分析，根據(jù)分析結(jié)果改進民生檔案的服務(wù)內(nèi)容和方式，使查詢更具目的性也更為快捷。

2. 豐富服務(wù)內(nèi)涵

利用民生檔案信息數(shù)據(jù)挖掘民生檔案內(nèi)在聯(lián)系，開發(fā)民生檔案的內(nèi)在關(guān)聯(lián)的服務(wù)價值。如查詢社保檔案時，會涉及到學(xué)歷、健康、就業(yè)等檔案信息，在檔案提供服務(wù)過程中，要利用智能技術(shù)互聯(lián)互通，實現(xiàn)社保檔案數(shù)據(jù)庫與學(xué)歷檔案數(shù)據(jù)庫、健康檔案數(shù)據(jù)庫、就業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫等相關(guān)的專題數(shù)據(jù)庫互聯(lián)互通，實現(xiàn)一站式一次查詢出結(jié)果，而不要再出現(xiàn)讓群眾分別去教育機構(gòu)查詢學(xué)歷、到衛(wèi)生部門查詢健康、到人力資源部門查詢就業(yè)的情況，真正實現(xiàn)查檔最多跑一次。

3. 提升服務(wù)體驗

提高民生檔案主動服務(wù)查檔用戶的能力，通過對各類民生檔案用戶群體需求信息進行智能分析，利用知識管理系統(tǒng)工具（搜索引擎、知識萃取、知識地圖、知識可視化等），實現(xiàn)向特定查檔用戶按需主動推送民生檔案，實現(xiàn)智能上門服務(wù)。其次，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段將民生檔案化繁為簡，化專業(yè)和抽象為形象，將專業(yè)性和抽象難懂的土地類（住房、宅基地、林地、拆遷）圖紙檔案，通過三維可視化技術(shù)、地理信息技術(shù)、虛擬現(xiàn)實和增強現(xiàn)實等技術(shù)讓這些專業(yè)抽象的檔案變?yōu)樾蜗蠡?、立體化和可互動化。

智慧技術(shù)在不斷發(fā)展，民生檔案信息管理者需要緊跟各類智慧技術(shù)發(fā)展的步伐，善于運用智慧理念，善于運用不斷發(fā)展的各類智慧技術(shù)融入檔案信息全流程建設(shè)過程中，能便于檔案信息共享，減少和避免檔案信息化中不必要的反復(fù)與失誤，提高檔案信息化的效率，為提供高質(zhì)量的民生檔案信息服務(wù)做好保障。