陳澤萍

高校研究生教務秘書隊伍的管理與優(yōu)化

陳澤萍

（廣東外語外貿(mào)大學，廣東 廣州 510006）

研究生教務管理是研究生培養(yǎng)教育過程中最基礎的管理和服務工作，高質(zhì)量的研究生教務管理工作是推動研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的必要條件。研究生教務工作存在全面性與基層行、規(guī)律性與復雜性、前沿性與專業(yè)性并存等特點，因此提高研究生教務隊伍工作質(zhì)量，應該從學校教務秘書本身出發(fā)，加強研究生教務隊伍的管理。

研究生；教務秘書；管理；優(yōu)化

研究生教務秘書是在分管研究生副院長的領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作，是學校與學院之間、學院領導與老師、學生之間的信息轉(zhuǎn)達和溝通橋梁。研究生教務管理是研究生培養(yǎng)教育過程中最基礎的管理和服務工作，高質(zhì)量的研究生教務管理工作是推動研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的必要條件。因此，研究生教務秘書隊伍值得關注。

一、研究生教務工作的內(nèi)容和特性

一般而言，學院研究生教務秘書全程參與研究生的招生錄取、課程培養(yǎng)、學位論文答辯、離校等一系列工作。主要有：組織研究生招生目錄修改，招生宣傳、入學考試、入學復試及錄??；組織研究生培養(yǎng)方案制定；組織研究生教學課程計劃實施及培養(yǎng)過程的相關事宜；研究生學籍檔案的管理和保存；研究生各種前沿講座和學術訓練的管理；學位申請和學位論文答辯等相關工作；做好學院領導、研究生導師、研究生三者之間的溝通橋梁等相關工作。此外，還有一些非常規(guī)工作，例如教育部學科評估、學位點申報、學科建設相關的各種申報；處理任課教師或?qū)W生的投訴等。根據(jù)研究生教務工作的內(nèi)容，我們可以看出，研究生教務秘書工作由以下幾個特點：

1.全面性與基層性

一方面，研究生教務秘書的工作涉及到研究生培養(yǎng)的全過程。從準備招生材料、招生入學考試到課程實施到畢業(yè)，小到調(diào)、停課，大到學位申請，無一不需要教務秘書進行管理，其實質(zhì)是扮演著服務、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和反饋等功能的全面性管理角色。另一方面，研究生教務秘書工作是研究生培養(yǎng)管理過程中最基層的工作，上到國務院學位辦、教育部，下到學校研究生院、學院相關領導等制定的一系列相關政策，都需要研究生教務這個環(huán)節(jié)進行最終實施。研究生教務秘書，既直對接任課教師，也直接對接學生，很多教學活動和政策都是通過教務秘書轉(zhuǎn)告相關教師和學生。因此，教務秘書必須嚴肅對待，不能出現(xiàn)紕漏。

2.規(guī)律性與復雜性

就研究生教務工作而言，每個環(huán)節(jié)緊緊相扣，具有規(guī)律性。例如，每年的7月份就要進行第二年招生目錄的編制，7月份修（制）定下個年級的培養(yǎng)方案，9月份進行推免保送工作，11月份進行研究生入學考試命題，隔年3-4月份研究生入學考試復試，5-6月份開展學位申請相關工作等。我們可以從中總結歸納研究生事務的主要規(guī)律與聯(lián)系，工作會更加得心應手。但是，一般來說，研究生教務要負責博士、學術型碩士、專業(yè)型碩士、在職碩士、同等學力、進修教師、留學生等多種類型的招生、培養(yǎng)、學位申請等相關工作，而不同類型的學生的培養(yǎng)材料、課程安排以及畢業(yè)要求等都不盡相同，這也給研究生教務秘書工作增添了很多壓力。

3.前沿性與專業(yè)性并存

研究生教務秘書應當時刻關注相關上級單位出臺的最新政策，并及時向?qū)W院領導匯報。根據(jù)學院自身情況，提供相關數(shù)據(jù)，根據(jù)要求再制定、落實符合院情的政策或者執(zhí)行上級下發(fā)的政策。同時，教務秘書的工作也是具有專業(yè)性的。這里的專業(yè)性不僅指教務工作的專業(yè)性，同時也指學科特性。就學科特性而言，研究生教務秘書必須熟悉了解掌握所在學院各個學科方向的培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、培養(yǎng)環(huán)節(jié)以及培養(yǎng)方式等，還要了解各種不同學生類別、各研究方向、各年級的基本情況，要能夠迅速無誤地解答考生或家長提出的咨詢問題。

研究生教學秘書既是管理者也是服務者，研究生培養(yǎng)的全過程均需研究生教務秘書進行服務。從教學管理這一層面來說，研究生秘書就是高校教育的基層管理者，從招生考試到學位論文答辯，從組織培養(yǎng)方案制定要調(diào)、停課，研究生教學秘書行使著管理職能。

二、研究生教務工作存在的問題

1.研究生招生規(guī)模擴大，教務管理工作復雜

近年來，我國研究生教育不斷擴大，無論是招生人數(shù)、在學人數(shù)還是畢業(yè)人數(shù)都呈直線上漲趨勢，特別是雙一流啟動后，很多高校大幅擴張研究生招生規(guī)模。教育部、國務院學位委員會印發(fā)了《學位與研究生教育發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提出學位與研究生教育發(fā)展的目標之一是到2020年，“保持研究生培養(yǎng)規(guī)模適度增長，千人注冊研究生數(shù)達到2人，在學研究生總規(guī)模達到290萬人”。這意味著，未來幾年研究生擴招的趨勢很有可能還將持續(xù)下去。研究生教務管理本來就是一個復雜的系統(tǒng)，隨著研究生數(shù)量的不斷增多，學生的信息越來越多，培養(yǎng)方式和類型也逐漸增多，研究生教務的工作量也越來越繁雜。

2010年-2018年研究生教育相關情況(單位：萬人)[1]

年度招生在學研究生畢業(yè)生 2010年53.8153.838.4 2011年56.0164.643.0 2012年59.0172.048.6 2013年61.1179.451.4 2014年62.1184.853.6 2015年64.5191.155.2 2016年66.7198.156.4 2017年80.5263.957.8 2018年85.8273.160.4

2.對研究生教務管理隊伍不夠重視

許多高校對研究生教務管理的認識存在偏頗，認為研究生教務秘書的工作基本上都是事務性的工作，簡單且繁瑣，很多人都可以勝任，所以對于研究生教務管理隊伍不夠重視。由于出現(xiàn)這樣的想法，很多研究生教務秘書也是身兼多職，除了要處理研究生的相關事務外，同時也有可能是兼職輔導員，或者科研秘書、學科秘書、外事秘書、黨務秘書等職位，另外，還要兼顧學院辦公室的工作，承擔學院辦公室的公共事務。繁瑣且沉重的工作令他們無暇顧及工作方法的創(chuàng)新，很多人也在這種情況下對工作的熱情慢慢退減。

3.研究生教務管理隊伍不穩(wěn)定，流動性強

“教務秘書隊伍的穩(wěn)定性，對于貫徹學校的教育規(guī)章政策，理順院系教務工作流程，保證正常教學程序的連貫運行，具有至關重要的作用?！盵2]相對于專任師資隊伍建設，很多高校對于研究生教務管理隊伍的關注程度并不高。繁瑣的工作量不被算作工作量，晉升渠道沒有專任教師和輔導員的暢通，精力的投入與收獲不成正比。很多研究生秘書另謀他就或者在輪崗的時候會選擇其他職位，這就造成了研究生管理隊伍的不穩(wěn)定。若沒有穩(wěn)定的教務秘書隊伍，人員流動頻繁，教務工作無法正常順利開展，長久以往會對學院和學校的發(fā)展產(chǎn)生消極的影響。

三、加強研究生教務秘書隊伍的管理

1.學校層面

第一，建立合理的準入制度。職員化、專業(yè)化就是優(yōu)化和提高高校研究生教務管理人員素質(zhì)和能力的有效途徑。[3]學校在招聘選拔研究生教務秘書時，可以結合崗位工作內(nèi)容設置考試題目，而不是千篇一律地使用行政管理崗的考試內(nèi)容；另外，應結合應聘者的專業(yè)、學歷、工作經(jīng)歷等綜合考量，選拔具有相類似學科背景和一定管理知識的人員，為研究生管理隊伍奠定專業(yè)化的基礎。

第二，明確研究生教務秘書的崗位職責。沒有翔實的考評制度規(guī)范研究生教務秘書的工作程序，沒有合理的按崗取酬與按勞取酬相結合的獎懲制度激發(fā)研究生教務秘書的競爭意識，沒有科學的崗位晉升制度能夠提升研究生教務秘書的發(fā)展空間，所以制度的缺失是造成教學管理工作諸多矛盾的根源和核心。[4]因此，要制定合理的規(guī)章制度，明確研究生教務秘書的工作內(nèi)容及崗位職責；建立健全的考評制度，對研究生教務秘書進行定期考查；制定合理的獎懲制度，定期評選優(yōu)秀研究生教務秘書，激發(fā)秘書工作的積極性。

第三，加強研究生教務秘書隊伍的培養(yǎng)管理。對新入職的研究生秘書進行培訓，通過考核之后方能上崗；定期組織開展研究生教務秘書相關講座或交流活動，促進新老研究生教務秘書之間的學習交流，互相交流探討工作中遇到的問題和解決方法，更好地完善工作；建立繼續(xù)教育平臺，鼓勵研究生秘書進行在職進修，正視他們的職業(yè)上升需求，為其發(fā)展提供可能性。

2.研究生教務秘書自身層面

第一，準確自我定位。研究生教務秘書應當對自己在高校扮演的角色有準確的定位，明白自己在高校管理中的地位，做好基層管理者和服務者、信息收集者和傳達者、培養(yǎng)過程監(jiān)督者的角色。

第二，發(fā)揮主觀能動性。研究生教務工作具有一定的規(guī)律性，秘書在工作時候要發(fā)揮主觀能動性，摸索教學工作發(fā)展的規(guī)律，善于總結和思考，為下一步的工作提供經(jīng)驗。另一方面，也可根據(jù)規(guī)律性對一些例行的工作進行提前預知和安排，提高工作效率。

第三，提高服務意識。研究生秘書要充分認識到其主要工作內(nèi)容之一就是服務學院教學培養(yǎng)工作，服務學院領導及師生。要將被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃眨M量提高服務意識和質(zhì)量，從而提高教學工作管理效率。

第四，學習先進的管理理念。隨著教學改革的步伐和研究生培養(yǎng)模式的變化，研究生教務管理體系越來越復雜，程序越來越多，之前的管理模式、管理方法已經(jīng)適應不了研究生內(nèi)涵式發(fā)展的步伐。我們應該盡快適應新形勢，改變固有的思想，創(chuàng)新管理模式，突破瓶頸。

總之，隨著研究生規(guī)模的擴大和社會的發(fā)展，高校對研究生教務秘書的要求越來越高。這就要求加強研究生教務秘書隊伍的專業(yè)化管理的同時，教務秘書本身也需要不斷地自我完善，以更好地適應這個崗位。

[1]陳澤萍.試論研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的途徑[J].湖北開放職業(yè)學院學報,2019(17):23-25.

[2]王園園.爭創(chuàng)“雙一流”，切實加強高校研究生教務秘書管理[J].高教學刊，2019(2)：162-165.

[3]閻文璠，孫婷.試論高校研究生教務管理隊伍的建設與優(yōu)化[J].中國成人教育,2011(2)：27-29.

[4]徐希宇.高校研究生教務秘書的角色定位與隊伍建設創(chuàng)新[J].中國成人教育,2016(19)：70-72.

2020—03—20

陳澤萍（1991—），女，漢族，廣東潮州人，碩士，研究方向：學科教育。

G643.6

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1673-4564（2020）03-0176-03