張璐

摘 要：通過對企事業(yè)單位檔案在信息化背景下的特點進行詳細闡述，結合檔案工作中存在的問題和不足，探討科學的電子檔案利用策略，推動檔案管理水平的提升，為單位發(fā)展提供有效支持。

關鍵詞：電子檔案;企事業(yè)單位;檔案管理

1 引言

企事業(yè)單位是社會管理活動的關鍵組成，對社會發(fā)展起到重要的基礎保障作用，檔案工作作為企事業(yè)管理運行的重要環(huán)節(jié)，對推動單位社會職能的實現(xiàn)形成有效的推動作用。

2 信息技術下的企事業(yè)單位檔案特質

隨著信息技術在企事業(yè)單位管理運行中的廣泛利用，大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，需要檔案工作對電子數(shù)據(jù)進行全面的收集，以保證檔案資料的完整性。電子檔案管理模式的推廣使得檔案的特質發(fā)生了很大的變化，能夠結合實際的單位情況進行檔案資料的及時更新，并能夠建設完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案利用環(huán)節(jié)的優(yōu)化，提升資源利用效率，推動檔案價值的高效實現(xiàn)[1]。

3 企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 對檔案工作缺乏有效的重視

單位管理部門對檔案工作缺乏有效的重視，對檔案工作的重要作用缺乏正確的認識，無法推動檔案價值的高效實現(xiàn)。同時檔案工作涉及企事業(yè)單位的各個管理環(huán)節(jié)，需要相關職能部門進行高效協(xié)作。而在實際工作過程中，各個職能部門將缺乏有效的協(xié)調，無法保證檔案管理制度的高效落實，使得檔案收集和整理過程得不到有效的規(guī)范，影響管理質量，不利于檔案工作的高效開展。

3.2 檔案管理機制不完善

隨著改革的不斷深入，企事業(yè)單位的管理模式發(fā)生了很大的變化，各個檔案管理環(huán)節(jié)的工作職能也在隨之調整，需要管理部門能夠結合單位實際情況進行檔案管理制度的動態(tài)調整，使其能夠充分符合單位發(fā)展需求。但是當前管理部門的管理思想較為傳統(tǒng)，缺乏主動意識，不能結合單位發(fā)展和檔案工作環(huán)境進行管理制度的完善，不能對相關管理活動進行全面的規(guī)范，工作標準缺乏針對性的設置，不利于管理效果的提升。同時對檔案工作缺乏有效的監(jiān)管，對相關信息整理和利用環(huán)節(jié)缺乏有效的監(jiān)督，不能對管理活動中存在的問題和不足進行及時的發(fā)現(xiàn)，不能對管理制度進行針對性的完善，不能形成較好的管理效果[2]。

3.3 信息化水平較低

隨著信息技術在單位管理運行中的廣泛應用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料需要檔案工作進行及時的收集和整理，以實現(xiàn)對管理活動的全面覆蓋，但是在實際的檔案管理中，信息化程度相對不足，不能利用技術手段實現(xiàn)對數(shù)字化資料數(shù)據(jù)的管理，使得管理效率得不到有效的提升。信息基礎設施建設相對薄弱，缺乏先進信息技術的利用。同時電子檔案的普及力度不足，對傳統(tǒng)紙質檔案缺乏有效的數(shù)字形式轉化，在紙質資料的管理中需要投入大量的資源，制約著信息化水平的提升[3]。

4 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應用舉措

4.1 加強信息基礎設施建設

電子檔案的高效普及對提升檔案管理效率具有積極作用，能夠有效減少對傳統(tǒng)檔案管理方面的投入，提升檔案管理水平，為單位發(fā)展提供有效支持。管理部門要加強信息基礎設施建設，為電子檔案管理工作提供基礎保障。要加強對基礎信息硬件設備的投入力度，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，使工作人員能夠借助信息設備實現(xiàn)數(shù)字化的操作，實現(xiàn)對資料數(shù)據(jù)的高效收集和整理，實現(xiàn)管理效率的提升。同時能夠借助信息設備實現(xiàn)對紙質資料的數(shù)字形式轉變，推動電子檔案管理體系的完善。要加強網絡通信架構的建設，實現(xiàn)各個管理流程的高效鏈接，使得相關資料信息和管理決策能夠通過網絡途徑進行高效的傳遞，實現(xiàn)檔案資源的高效共享，為檔案利用效率的提升提供有效支持。

4.2 完善電子檔案管理機制

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理活動具有顯著不同，管理部門要結合電子檔案管理模式的實際情況，進行管理制度的針對性優(yōu)化，對管理工作進行有效的指導和規(guī)范，能夠充分適應單位發(fā)展的實際需求。要對檔案管理流程進行高效整合，形成完善的檔案標準，對相關管理活動制定針對性的標準，使管理制度能夠充分適應電子檔案的實際需求。同時要健全監(jiān)管機制，對檔案工作流程進行全面監(jiān)督，借助信息技術手段，形成高效的監(jiān)管效果，對管理活動進行全面的記錄，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，實現(xiàn)管理機制的針對性完善。

4.3 建設信息化管理平臺

電子檔案管理模式建設需要借助信息技術手段，對檔案管理環(huán)節(jié)進行信息化轉變，建設完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對管理流程的高效整合，推動檔案工作效果的提升。要加強對檔案資料收集環(huán)節(jié)的規(guī)范，利用管理平臺實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入，對相關資料進行及時更新，保證檔案時效性。同時要加強管理系統(tǒng)的功能設計，針對檔案工作中的實際需求，進行管理功能模塊的科學完善。積極利用信息技術手段對檔案資料進行高效的分析處理，對資料中的關鍵內容進行準確提取，并進行科學的分類、排序和數(shù)字形式的存儲，形成完善的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源的利用效率，為使用者提供更加優(yōu)質的服務，推動檔案管理水平的提升。

4.4 提優(yōu)化電子檔案利用環(huán)節(jié)

檔案資源的高效利用能夠充分發(fā)掘檔案價值，對企事業(yè)單位管理決策的制定和執(zhí)行提供科學的參考，形成有效的憑證作用，對單位發(fā)展提供有效支持。管理部門要充分結合單位發(fā)展形勢，利用先進技術手段對電子檔案利用環(huán)節(jié)進行科學優(yōu)化，利用網絡渠道實現(xiàn)資料信息的高效傳遞，實現(xiàn)檔案資源的遠程調用。同時要對檔案使用者的實際需求進行有效的預測，實現(xiàn)對檢索機制的針對性調整，提升更加高效的服務。

4.5 加強電子檔案安全防護力度

電子檔案的廣泛利用使得數(shù)據(jù)安全問題成為影響檔案安全的重要因素，管理部門要加強對安全威脅的防護力度，建立完善的安全防護機制，切實保證檔案管理工作的安全推進。要加強對基層信息設備的管理力度，營造良好的設備運行環(huán)境，加強對設備的管理和維護，保證信息設備的正常運行。要加強對網絡安全威脅的防護力度，科學利用防火墻和專業(yè)殺毒軟件，對計算機病毒等威脅進行及時的查殺。同時要加強對安全管理機制的完善，對管理和訪問人員進行嚴格的身份認證和安全監(jiān)測，設置相應的操作權限，提升安全防護水平。

4.6 加強管理隊伍建設

電子檔案管理模式的高效建設需要管理部門加強對信息技術人才的引進，為管理平臺的建設和維護提供有效的基礎保障。同時要加強對管理人員的培訓教育，對信息知識技能進行針對性的培訓，能夠對相關設備和技術進行熟練的運用，推動管理效率的提升。要加強思想教育，引導工作人員提升對電子檔案的重視，推動管理制度的高效落實，提升其工作積極性和責任心，營造積極的檔案管理環(huán)境。

5 結語

電子檔案管理模式的推廣對提升檔案管理水平具有積極作用，管理部門要充分結合電子檔案實際情況和單位發(fā)展形勢，合理利用先進信息技術，建設完善的信息化管理平臺，提升檔案工作質量，為企事業(yè)單位發(fā)展提供有效支持。

參考文獻

[1]鄭太敏.企事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].現(xiàn)代營銷：經營版，2019，317（5）：151-151.

[2]白紅艷.企事業(yè)單位檔案管理信息化建設探索[J].產業(yè)與科技論壇，2018，17（12）：268-269.

[3]廖艷婷.基層企事業(yè)單位檔案管理存在的問題與解決對策分析[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019（5）：204-204.