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        事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀及完善

        2020-11-30 09:08:39云麗娟
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:電子檔案事業(yè)單位

        云麗娟

        摘 要:電子檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分,對單位發(fā)展具有非常重要的作用,但事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案的時間較短,在管理制度、資金投入、隊伍建設(shè)等方面還存在較多問題,對開展電子檔案管理工作造成了一定影響和制約。基于此,本文分析了電子檔案的優(yōu)勢,指出了事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題,進而提出了幾點完善策略,希望能為提升事業(yè)單位電子檔案管理工作水平提供有益借鑒和參考。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;電子檔案;管理策略

        近年來,事業(yè)單位的信息化建設(shè)取得了顯著成果,在檔案管理方面實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,電子檔案管理具有便捷、高效的特點,有利于提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平,更好地發(fā)揮檔案信息的服務(wù)作用。因此,積極研究事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀及完善策略,具有重要現(xiàn)實意義。

        1 電子檔案的優(yōu)勢

        一是降低檔案管理人員的勞動強度,提升檔案管理工作效率。電子檔案使檔案管理人員從枯燥乏味的手工建檔工作中解脫出來,直接利用計算機管理檔案,變以往的“按卷歸檔、集中立卷”為“按件歸檔、整理立卷”,與此同時,還能利用計算機方便快捷地補充遺漏內(nèi)容,實現(xiàn)查缺補漏,這就大大減小了檔案管理的工作量,使檔案管理人員能夠?qū)⒅饕τ糜跈n案編研或?qū)n案資源的二次開發(fā)上,有利于提升檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平。二是提高檔案管理的保密性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下,工作人員需要為查閱者提供整卷檔案,不符合檔案保密性要求,而電子檔案可以實現(xiàn)按需查閱或調(diào)檔,大大減小了檔案信息泄密的風(fēng)險。

        2 事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀

        1)相關(guān)制度不完善。我國事業(yè)單位電子檔案管理普遍存在檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理不能產(chǎn)生直接效益,不重視電子檔案管理工作,疏于對電子檔案管理有關(guān)制度的建設(shè),也沒有明確管理人員的具體工作內(nèi)容或職責(zé),導(dǎo)致檔案管理無章可循,檔案管理人員在工作過程中缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)、流程和方法,也沒有明確的工作任務(wù)和目標(biāo),嚴(yán)重影響了電子檔案管理的質(zhì)量和效率。

        2)檔案安全問題。事業(yè)單位電子檔案記錄了單位發(fā)展過程中的一些重要機密信息,具有較高的保密性要求,倘若出現(xiàn)信息泄露問題,不但會影響單位自身發(fā)展,還有可能危及國家安全和社會穩(wěn)定。電子檔案管理是一柄雙刃劍,其在提高檔案管理效率、規(guī)范檔案管理流程的同時,也使檔案管理面臨著黑客、病毒等威脅。事業(yè)單位的電子檔案管理工作涉及檔案收集、傳輸、保管等活動,其中大部分檔案活動需要在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行,雖然事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)普遍安裝了防火墻,但依然不可避免地存在各種各樣的漏洞,這給不法分子利用非正常手段入侵檔案系統(tǒng)提供了可乘之機。特別是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,黑客技術(shù)也在不斷更新,網(wǎng)絡(luò)攻擊的手段和方式層出不窮,對電子檔案的安全造成了巨大威脅。

        3)管理投入不足。電子檔案管理工作需要現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的支持,如核心機房、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字室采集系統(tǒng)等,而受領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視、財政經(jīng)費不足等因素的限制,很多事業(yè)單位沒有投入足夠資金用于檔案管理信息化建設(shè),導(dǎo)致單位的檔案管理設(shè)備陳舊、落后,部分單位甚至還在使用盜版軟件和系統(tǒng),極大地增加了電子檔案管理的風(fēng)險。

        4)隊伍建設(shè)滯后。電子檔案管理人員是檔案管理工作的實施者,其綜合素質(zhì)高低直接影響著單位電子檔案管理工作的水平和質(zhì)量。但就目前而言,事業(yè)單位電子檔案管理工作普遍存在檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的問題,例如,部分事業(yè)單位的電子檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn),缺乏熟練操作電子檔案管理系統(tǒng)的能力,在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象;部分事業(yè)單位的單子檔案管理人員缺乏良好的職業(yè)態(tài)度和責(zé)任心,工作敷衍了事,自我約束能力不強,沒能很好地履行自己的工作責(zé)任和義務(wù)。

        3 事業(yè)單位電子檔案管理的完善

        1)完善檔案制度。針對當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作存在的問題,首先要著手建立健全電子檔案管理制度,通過制度形式明確界定檔案管理人員的工作責(zé)任與義務(wù),為開展電子檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù),促進電子檔案管理工作的規(guī)范化、體系化發(fā)展。電子檔案管理制度應(yīng)對電子檔案的制作、審核、傳遞、歸檔、收集、整理、保存等環(huán)節(jié)進行明確說明,詳細確定相應(yīng)的工作準(zhǔn)則與要求,為規(guī)范有序開展電子檔案管理工作提供保證。此外,還應(yīng)建立健全有關(guān)監(jiān)督機制,對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督和約束,確保有關(guān)人員嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度開展電子檔案管理工作。

        2)強化安全管理。電子檔案管理工作中的風(fēng)險是客觀存在的,但事業(yè)單位可以采取一定的風(fēng)險規(guī)避措施,盡可能降低風(fēng)險發(fā)生的概率,減少風(fēng)險造成的損失。首先,事業(yè)單位要引進先進的電子檔案管理系統(tǒng),使用正版殺毒軟件,并定期對系統(tǒng)軟件進行升級,增強抵御黑客或病毒攻擊的能力。其次,事業(yè)單位應(yīng)制定必要的數(shù)據(jù)保護策略,如采取數(shù)據(jù)加密、身份驗證、寫保護、雙重備份等措施,減小檔案數(shù)據(jù)被不法分子竊取、篡改或破壞的風(fēng)險。再次,事業(yè)單位應(yīng)制定專機專用制度,對重要檔案內(nèi)容進行嚴(yán)格保密和監(jiān)控,尤其是對于絕密檔案要嚴(yán)格限制使用時間及范圍,并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限,防止檔案中的私密內(nèi)容外流。

        3)加大資金投入。電子檔案管理工作的平穩(wěn)運轉(zhuǎn)離不開高質(zhì)量的檔案管理軟硬件設(shè)施,因此,事業(yè)單位要積極爭取當(dāng)?shù)卣呢斦С?,加大在檔案信息化方面的資金投入力度,引進技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定的數(shù)字化檔案管理設(shè)備,如計算機、掃描儀、刻錄機等,同時配備正版、先進的檔案管理系統(tǒng)和軟件,改善電子檔案管理的軟硬件環(huán)境。有條件的單位可以結(jié)合自身工作實際,研發(fā)與本單位業(yè)務(wù)工作相配套的電子檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)對電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理。

        4)加快人員培訓(xùn)。首先,事業(yè)單位應(yīng)高度重視對管理人員的培養(yǎng)工作,定期或不定期地組織檔案管理人員參加各種形式的繼續(xù)教育活動,不斷學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念和知識,掌握檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和基本操作技能,逐漸提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。其次,事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育,端正檔案管理人員的工作態(tài)度,增強檔案管理人員的責(zé)任意識,使之嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)及規(guī)章制度開展電子檔案管理工作,促進事業(yè)單位對電子檔案管理工作的規(guī)范有序開展。

        4 結(jié)語

        綜上所述,本文以電子檔案的優(yōu)勢及事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀為切入點,從完善檔案制度、強化安全管理、加大資金投入、加快人員培訓(xùn)等方面,詳細論述了事業(yè)單位完善電子檔案管理的策略,多角度入手,旨在提升事業(yè)單位電子檔案管理水平,更好地發(fā)揮檔案服務(wù)單位發(fā)展的積極作用。

        參考文獻

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