欒俊朋

摘 要：文書(shū)檔案收集與管理是一項(xiàng)十分重要的工作，關(guān)系到企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，但是當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視度卻不夠，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理缺乏規(guī)范性。本文從這一視角入手，探究企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理的現(xiàn)實(shí)情況，找出優(yōu)化其收集與管理的策略，希望能夠?yàn)槲覈?guó)企業(yè)文書(shū)檔案管理更為規(guī)范、科學(xué)、高效提供有利作用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;文書(shū)檔案管理;持續(xù)穩(wěn)定;策略

從規(guī)范化視角下探究企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理，能夠?qū)υ擁?xiàng)工作的每一個(gè)流程、環(huán)節(jié)等都進(jìn)行規(guī)范化管理，使文化檔案管理不再是傳統(tǒng)模糊、混亂的管理局面，而是井井有條、有章有序，這不僅有助于企業(yè)內(nèi)部管理優(yōu)化，提升內(nèi)部運(yùn)行的穩(wěn)定和規(guī)范性，而且還有助于企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。不過(guò)規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，文化檔案管理部門(mén)與其它各個(gè)部門(mén)之間都存在十分緊密的關(guān)系，所以不僅僅要求要對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，還要對(duì)其它部門(mén)也進(jìn)行規(guī)范性建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部形成規(guī)范工作、嚴(yán)格遵守制度的良好氛圍，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行更為科學(xué)。

1 文書(shū)檔案收集與管理的概述

1.1 文書(shū)檔案的含義

文書(shū)檔案是企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中所形成的能夠反應(yīng)企業(yè)發(fā)展歷程、規(guī)劃決定、發(fā)展目標(biāo)的各項(xiàng)文件，比如有企業(yè)中的命令、決定、批復(fù)、報(bào)告、請(qǐng)示等。要想對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行更為全面地理解，就應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行分析，即“文書(shū)”、“檔案”，文書(shū)指的是從事公文工作的崗位，“檔案”則指的是企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的各類資料信息，其包括企業(yè)發(fā)展歷程信息、職工檔案信息等。而綜合來(lái)看，文書(shū)檔案就是指與企業(yè)文書(shū)工作有關(guān)的檔案信息，也就是上述我們所提到的報(bào)告、決定、命令、請(qǐng)示等文件。

1.2 文書(shū)檔案收集與管理的重要性

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中文書(shū)檔案的類型是比較多的，這些不同種類的文件都是企業(yè)發(fā)展變化的反應(yīng)，不僅體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)決策、發(fā)展目標(biāo)的反應(yīng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供重要的參考價(jià)值，使其對(duì)企業(yè)的過(guò)去、當(dāng)前、未來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)分析，做出科學(xué)的決策和規(guī)劃，所以加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的意義重大。

1）有助于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行離不開(kāi)科學(xué)的規(guī)劃和布局，當(dāng)前在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力更大，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)布局的重要性，而在企業(yè)布局和規(guī)劃中文書(shū)檔案則發(fā)揮著較大的作用，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有文書(shū)檔案來(lái)參考，那么就難以對(duì)企業(yè)各個(gè)時(shí)期的具體發(fā)展情況進(jìn)行深入對(duì)比和了解，就不能明確企業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，從而難以做出科學(xué)規(guī)劃和布局。而通過(guò)文書(shū)檔案的收集與整理，則可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供清晰完整的檔案信息，促使其深入、全面地了解企業(yè)的發(fā)展情況，把控發(fā)展大局，做出系統(tǒng)規(guī)劃，為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行做好基礎(chǔ)。

2）有助于增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再僅僅局限于產(chǎn)品和市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，更多的是對(duì)人才和內(nèi)部創(chuàng)新管理的競(jìng)爭(zhēng)，而在企業(yè)內(nèi)部管理過(guò)程中文書(shū)檔案信息則是重要部分，通過(guò)有效對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行搜集和管理，能夠使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作更為穩(wěn)定有序，及時(shí)通過(guò)檔案信息了解各個(gè)部門(mén)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，從而能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行改正，這就能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門(mén)內(nèi)部運(yùn)行的規(guī)范化，帶動(dòng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提升。

2 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理過(guò)程中面臨的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集與管理的時(shí)候都存在問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)于企業(yè)運(yùn)行的規(guī)范性帶來(lái)了不利影響，迫切需要

改善。

2.1 文書(shū)檔案收集與管理缺乏規(guī)范性

文書(shū)檔案收集與管理是否規(guī)范有序直接影響了收集與管理的最終效果，也會(huì)影響到企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。從當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)文書(shū)檔案管理不夠重視，所以對(duì)這方面的制度建設(shè)不夠明確，現(xiàn)有制度具有較大的滯后性，無(wú)法與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展相協(xié)調(diào)，導(dǎo)致員工在開(kāi)展文書(shū)檔案收集與管理工作的時(shí)候沒(méi)有規(guī)范的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，最終造成文書(shū)檔案收集與管理混亂的現(xiàn)象。還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念較為固化，認(rèn)為文書(shū)檔案與管理部門(mén)屬于后勤部門(mén)，在企業(yè)發(fā)展中不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，從思想上對(duì)該部門(mén)較為輕視，也導(dǎo)致部門(mén)工作的開(kāi)展得不到配合和支持，影響了規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。還有一些企業(yè)單位沒(méi)有為文書(shū)檔案留足夠的保存空間，導(dǎo)致檔案資料的存放受到了限制，很多資料的存放都較為散落，甚至一些資料沒(méi)有分類就直接堆放在四處，難以對(duì)檔案管理進(jìn)行有效落實(shí)，在這種背景下導(dǎo)致很多檔案沒(méi)有及時(shí)得到收集，影響了信息的完整性。而因?yàn)楣芾砩系幕靵y、空間的限制等這些文書(shū)檔案長(zhǎng)期混亂堆放，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法對(duì)其進(jìn)行運(yùn)用，也影響了其價(jià)值的發(fā)揮。

2.2 信息化建設(shè)滯后

文書(shū)檔案是企業(yè)中的重要文件資料，而傳統(tǒng)紙質(zhì)版的文書(shū)檔案往往存在難找、難分類、難運(yùn)用的特點(diǎn)，即便是能夠分類存放，也往往因?yàn)樾枰L(zhǎng)時(shí)間尋找而不會(huì)對(duì)其進(jìn)行運(yùn)用，這樣就不利于檔案價(jià)值的全面發(fā)揮。而通過(guò)信息化建設(shè)則可以借助于信息系統(tǒng)直接對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行調(diào)取，或者對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行傳遞，滿足各位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的運(yùn)用需求，這不僅可以節(jié)省尋找時(shí)間，提升文書(shū)檔案信息的流通速度，促進(jìn)其利用率的增強(qiáng)，而且還可以實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。但是當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)卻并沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案部門(mén)構(gòu)建科學(xué)的信息系統(tǒng)，很多企業(yè)依然是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的形式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。究其原因是多方面的，比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念落后，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案信息化收集與管理的便捷性，不注重信息系統(tǒng)的構(gòu)建;考慮到信息化成本較高，不想在這方面花費(fèi)較多資金等。另外，文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，不僅僅涉及文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作流程、步驟等改革，還涉及企業(yè)部門(mén)的工作流程改革，所以其需要花費(fèi)更多的時(shí)間，做好長(zhǎng)期規(guī)劃與建設(shè)，具有較大的復(fù)雜性，這也使得很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)望而生畏。要想促進(jìn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展，就必須要構(gòu)建信息化系統(tǒng)，這是當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。

2.3 對(duì)文書(shū)檔案收集與管理的監(jiān)督不夠

文書(shū)檔案收集與管理工作的高效開(kāi)展還離不開(kāi)科學(xué)的監(jiān)督體系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視對(duì)其的監(jiān)督，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況構(gòu)建對(duì)應(yīng)的監(jiān)督體系，這樣才能夠及時(shí)找出該部門(mén)員工在工作中存在的不足和問(wèn)題，并及時(shí)引導(dǎo)其對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改正和解決，從而提升文書(shū)檔案管理的規(guī)范性。但是當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)都僅僅是對(duì)文書(shū)檔案收集與管理工作進(jìn)行了口頭要求，不僅制度缺失，而且不構(gòu)建監(jiān)管體系，導(dǎo)致員工在日常工作中存在得過(guò)且過(guò)的心理，即便是發(fā)現(xiàn)了某方面工作的缺陷，也懶于改正，時(shí)間一久這些錯(cuò)誤越釀越多，堆積如山，更是無(wú)人更改，直接影響了部門(mén)和企業(yè)整體的持續(xù)運(yùn)行。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管并非對(duì)員工的約束，而是對(duì)其進(jìn)行鼓勵(lì)和引導(dǎo)，使其有明確的工作目標(biāo)，明白自身工作中的優(yōu)勢(shì)和不足，并積極對(duì)不足進(jìn)行改正，這并非僅僅對(duì)企業(yè)發(fā)展有好處，對(duì)員工的成長(zhǎng)也具有較大好處，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視監(jiān)管體系的構(gòu)建。

2.4 文書(shū)檔案收集與管理者的綜合素質(zhì)欠缺

文書(shū)檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能會(huì)對(duì)具體工作成效帶來(lái)較大影響，當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)雖然員工并不少，但是往往缺乏綜合素質(zhì)與技能高的員工，尤其是文書(shū)檔案管理者，對(duì)綜合素質(zhì)與技能的要求更高。一些企業(yè)文書(shū)檔案管理者存在得過(guò)且過(guò)的心理，認(rèn)為自身的工作是為別人開(kāi)展的，是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)打工的，所以不注重工作過(guò)程的優(yōu)化，只做表面工作，整體工作質(zhì)量存在問(wèn)題。還有一些員工缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，也影響了工作的規(guī)范性。這些情況是存在于多數(shù)企業(yè)中的，究其原因是多樣的，一方面與員工自身的心理狀態(tài)、職業(yè)道德等有關(guān)，另一方面與企業(yè)的薪酬體系、員工管理模式等存在直接關(guān)系。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取有效措施不斷提升文書(shū)檔案管理者的綜合技能與素質(zhì)，使其從內(nèi)心對(duì)該項(xiàng)工作深化認(rèn)識(shí)，提升規(guī)范化管理的意識(shí)，如此才可以解決現(xiàn)有問(wèn)題。

3 規(guī)范化視角下企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理的措施

3.1 提升文書(shū)檔案收集與管理的規(guī)范性

企業(yè)應(yīng)當(dāng)從多方面加強(qiáng)建設(shè)，不斷提升文書(shū)檔案收集與管理的規(guī)范性。第一，要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案收集與管理工作的重要性，對(duì)其提升重視度。雖然文書(shū)檔案收集與管理工作并不能為企業(yè)帶來(lái)直接性利益，但是其屬于企業(yè)運(yùn)行中不可或缺的一項(xiàng)工作，可以為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和保障，所以必須要對(duì)其重要性進(jìn)行明確。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好對(duì)各部門(mén)員工的教育，使員工都能夠認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案收集與管理的重要性，并積極配合檔案管理者開(kāi)展這方面工作;第二，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行文書(shū)檔案收集與管理制度的制定。“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，文書(shū)檔案管理與收集工作的規(guī)范性開(kāi)展離不開(kāi)科學(xué)制度做保障，所以企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況對(duì)原有的制度體系進(jìn)行更新或者完善，必要的話可以重新對(duì)制度進(jìn)行制定，使其切實(shí)與現(xiàn)有文書(shū)檔案管理與收集工作相符合，能夠?yàn)樵擁?xiàng)工作的順利開(kāi)展提供引導(dǎo)和保障;第三，做好文書(shū)檔案空間的保留。企業(yè)要合理對(duì)自身的室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行建設(shè)，為文書(shū)檔案管理留足夠的空間，比如可以專門(mén)設(shè)置一個(gè)辦公室用于保存文書(shū)檔案信息，要確保檔案能夠得到分類存放，避免因?yàn)榭臻g較小而影響存放。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

當(dāng)前的時(shí)代是信息化時(shí)代，企業(yè)也要順應(yīng)潮流，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)自身的文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行信息化建設(shè)。第一，要及時(shí)引進(jìn)信息化系統(tǒng)和軟件，根據(jù)企業(yè)的部門(mén)設(shè)置、職位設(shè)置等進(jìn)行文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，做好權(quán)限設(shè)置，使各位人員都可以在系統(tǒng)中開(kāi)展工作，嚴(yán)格依據(jù)系統(tǒng)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行保存、分類等，提升規(guī)范性。同時(shí)企業(yè)文書(shū)檔案管理者還要將之前的紙質(zhì)版檔案也掃描成電子版，并根據(jù)標(biāo)題、內(nèi)容等進(jìn)行分類，這樣各個(gè)部門(mén)需要相關(guān)檔案信息的時(shí)候，能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)取，并借助于系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，提升檔案的運(yùn)用價(jià)值;第二，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。由于電子化系統(tǒng)是與互聯(lián)網(wǎng)相互聯(lián)系的，而互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的共享性和開(kāi)放性，所以文書(shū)檔案信息很容易遭受攻擊，被盜取或者毀損等，因此必須要注重系統(tǒng)維護(hù)。企業(yè)可以派專門(mén)的人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)找出安全隱患，并對(duì)其進(jìn)行處理，避免文書(shū)檔案信息面臨危險(xiǎn);第三，要構(gòu)建信息化運(yùn)行體系。企業(yè)要結(jié)合信息化的運(yùn)用情況對(duì)員工進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，做好工作流程的設(shè)定，確保每一位員工都可以在科學(xué)的規(guī)定下開(kāi)展工作，促進(jìn)工作更為規(guī)范。

3.3 構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)管體系

監(jiān)管體系也是制度體系中的重要部分，企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)管體系，從多方面出發(fā)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行監(jiān)管，使其更為規(guī)范地運(yùn)行。比如，可以構(gòu)建專門(mén)的監(jiān)督小組，從各個(gè)部門(mén)中挑選出來(lái)幾位人員共同組成小組，定期對(duì)各個(gè)部門(mén)的工作開(kāi)展情況進(jìn)行監(jiān)督，尤其是要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)的監(jiān)管，明確部門(mén)工作中的不足和優(yōu)勢(shì)，鼓勵(lì)員工對(duì)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行發(fā)揚(yáng)而對(duì)不足進(jìn)行改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)的進(jìn)步，提升文書(shū)檔案收集與管理的規(guī)范性。還可以構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制或者考核機(jī)制，定期對(duì)文書(shū)檔案收集與管理者的工作能力、工作態(tài)度、積極性等進(jìn)行考核，明確每一員工的實(shí)際情況，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)分，得分高的員工可以得到獎(jiǎng)勵(lì)，或者晉升等，使員工養(yǎng)成嚴(yán)格要求自己的良好習(xí)慣，促進(jìn)文書(shū)檔案收集與管理更為規(guī)范。

3.4 加強(qiáng)員工綜合素質(zhì)與技能培養(yǎng)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)員工進(jìn)行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，積極為員工灌輸文書(shū)檔案管理的新知識(shí)和新技能，使員工能夠與企業(yè)一同實(shí)現(xiàn)進(jìn)步，為企業(yè)服務(wù)的同時(shí)得到成長(zhǎng)與進(jìn)步。同時(shí)，還要對(duì)員工加強(qiáng)心理教育、職業(yè)道德教育等，使員工能夠從內(nèi)心對(duì)企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，提升員工的主人翁意識(shí)，認(rèn)識(shí)到企業(yè)就是自己的家，共同致力于企業(yè)進(jìn)步，提升企業(yè)的凝聚力。比如，企業(yè)可以每周選擇兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間為員工培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)和職業(yè)道德方面的知識(shí)，使員工得到系統(tǒng)學(xué)習(xí)。還要多組織員工開(kāi)展實(shí)踐活動(dòng)，讓員工通過(guò)各種各樣的活動(dòng)對(duì)企業(yè)有更為深入的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)凝聚力。另外，還有一些時(shí)候員工工作積極性不高，對(duì)企業(yè)存在不滿心理等，往往與企業(yè)的薪酬體系、管理模式等存在關(guān)系，比如一些企業(yè)薪酬體系不科學(xué)，與同行業(yè)企業(yè)公司相比薪酬標(biāo)準(zhǔn)較低，員工難以滿意，且在對(duì)員工進(jìn)行管理的時(shí)候過(guò)于強(qiáng)硬，不考慮員工感受等，這都會(huì)影響員工的工作主動(dòng)性和積極性。企業(yè)要合理對(duì)自身的薪酬體系進(jìn)行調(diào)整，符合同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)水平，或者盡量高于同行其它企業(yè)，為員工賦予更強(qiáng)的優(yōu)越感，提升工作動(dòng)力。還要在對(duì)員工進(jìn)行管理的時(shí)候著重考慮員工的感受，融入人性化管理理念，提升管理的人性化程度。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理的規(guī)范化開(kāi)展離不開(kāi)先進(jìn)的制度做保障，同時(shí)也需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過(guò)信息系統(tǒng)更好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化。本文在總結(jié)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)文書(shū)檔案收集與管理問(wèn)題的同時(shí)，從四個(gè)方面提出規(guī)范化管理措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一些參考。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，也是系統(tǒng)化工作，傳統(tǒng)的工作模式難免較為落后，無(wú)法為工作的有序開(kāi)展帶來(lái)更大的有利作用，所以企業(yè)也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，積極加強(qiáng)信息化建設(shè)，并結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況對(duì)這一工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)其中存在的缺陷進(jìn)行仔細(xì)分析，并做出糾正。

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