孟慶華

摘 要：檔案信息數(shù)字化是現(xiàn)代化時代檔案工作的必備技能，也是最能夠考察檔案工作者工作能力和綜合素質的一項工作，需要檔案工作者認真核實檔案信息，有條理的對檔案進行管理，本文將從數(shù)字化檔案信息的優(yōu)勢出發(fā)，探討數(shù)字化檔案信息的利用模式。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案信息;利用模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.105

1 引言

數(shù)字化檔案信息利用是指利用計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫信息技術手段來完成檔案管理，用互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息合理的規(guī)劃運用和管理，將紙質檔案更加完善的保存，同時可以運用互聯(lián)網(wǎng)及時得到更為現(xiàn)代化的信息，從而達到辦公管理網(wǎng)絡一體化，逐漸由紙質改為電子管理，但目前來看想要做到數(shù)字化檔案信息還需要完善自身建設，譬如在計算機方面需要專業(yè)的技術人才，不能夠完全保證計算機的安全性等等，本文將通過以上問題入手，展開如何推進數(shù)字化檔案信息的建設。

2 使用數(shù)字化檔案信息的意義

2.1 消除時間與空間對檔案信息的束縛

在目前來看，數(shù)字化檔案較比與傳統(tǒng)檔案來說數(shù)字化檔案最大的優(yōu)點就在于，檔案信息利用的速度更快，檔案信息更加準確。可以使信息利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行檢索，瀏覽，查閱，增強了服務類型和服務范圍，同時也促進了數(shù)字化檔案信息的建設，能夠使信息利用者可以隨時隨地的了解所需要的檔案信息，就算呆在家里也可以做到足不出戶的了解“天下事”并且擺脫了時間和空間的束縛后，數(shù)字化檔案信息有效的提升了檔案信息的開放度，加快了信息檔案的傳播速度，擴大了檔案信息的傳播范圍。

2.2 更能夠滿足用戶對于檔案信息不同的需求

在互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達的時代，大多數(shù)人群越來越習慣利用手機等電子設備來搜尋所需要的檔案信息，因此數(shù)字化檔案信息的利用范圍就顯得更為廣泛，個大用戶對數(shù)字化檔案信息的質量有了更高的要求。在保證信息利用的方便，快捷的基礎上更要保證數(shù)字化檔案信息能更好的滿足不同使用者的不同需求，數(shù)字化檔案信息的利用為各大用戶提供了十分便利的檔案信息的需求，如設有專門為用戶查詢設立的網(wǎng)站，無損耗的檔案信息資源的共享，能夠根據(jù)用戶查詢的檔案信息自動推薦相似的更新的信息，足夠滿足各大用戶對檔案信息的不同需求。

2.3 充分提高了檔案信息的使用價值

絕大部分的領域都要用檔案信息，特別是在社會管理、科學研究、領導決策、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)等方面，更是需要利用到檔案信息，并且檔案信息對現(xiàn)代化經(jīng)濟建設領域也發(fā)揮著不容忽視的積極作用。在數(shù)字化檔案信息未被全面開發(fā)與利用之前，檔案信息在這些領域中的作用與價值是隱性的潛在的，是不能被廣大用戶共建共享信息資源的，首先信息存在時間性和空間性，信息傳播不及時，有些及時信息是存在時效性的，過了那段時間存在意義，其次信息的傳播范圍是狹隘的，只存在于相應的領域范圍現(xiàn)今隨著數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用，逐步實現(xiàn)了最大范圍內(nèi)的資源共用共享，利用網(wǎng)絡平臺使檔案信息快速傳播，并且增大了傳播范圍，使信息得以便捷的交流利用，進而通過這些資源創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟效益與社會效益，使這些原本隱性的檔案信息轉化成為具有現(xiàn)實價值的真正的一種信息資源，充分的發(fā)揮了檔案信息的使用價值。

3 如何加強數(shù)字化檔案信息利用

3.1 充分結合資源利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用

現(xiàn)階段我國大部分檔案信息還掌握在政府手上，這樣能夠確保檔案信息的準確性，真實性，同時還能夠防止重要信息的泄漏。但這種情況造成了一些檔案信息資源太單一，檔案信息資源范圍太過狹隘。我國目前最重要的就是打破這種局面擴大信息資源的范圍和流通性，能夠讓檔案信息隨時隨地上傳，從而達到擴大信息資源的范圍的目的。增大信息資源范圍的同時也要建立區(qū)域性的檔案信息管理，來確保信息的正確性，預防有些不法分子發(fā)布煽動性的負面信息。這樣才能利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用模式，實現(xiàn)信息資源共享。

3.2 靈活推進不同的利用方式

隨著網(wǎng)絡信息的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的利用模式也有著更大的發(fā)展空間，相關部門可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢擴大信息資源的流通，讓更多的信息利用者受益。目前來看，數(shù)字化檔案信息流通還不夠廣泛，默寫檔案信息還不能做到完全開放，從而導致某些用戶想要查詢信息時會產(chǎn)生查不到，查詢時間過長等問題出現(xiàn)。并不利于檔案信息的流通，為此數(shù)字化檔案信息可以由相關的工作人員進行網(wǎng)絡檢索之后提供復制打印等功能以此為對信息有需要的用戶提供更加便利，直觀的信息檢索方式，對于一些老舊的信息可以采用先掃描在上傳的方法，相關專業(yè)的工作人員對信息進行核查，然后上傳至網(wǎng)絡，通過電子簽字或數(shù)字密碼等信息安全技術才能提取相關檔案信息，既能保證信息需求者能夠得到想要了解的信息，也能保證信息的安全使用，這種直接和間接的利用方式提高了數(shù)字化信息利用的效率同時也提高了檔案信息的安全性和準確性。

3.3 加強對數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的力度

隨著社會的不斷發(fā)展，科技技術不斷的發(fā)展更新，互聯(lián)網(wǎng)時代的強大，數(shù)字化檔案信息事業(yè)有很大的發(fā)展空間，隨著進時間的流逝，新科技的不斷拓展，人們對檔案信息的需求日益增多，數(shù)字化檔案信息事業(yè)想要不被擱淺就要不斷的發(fā)展新的模式，緊跟時代的腳步甚至做到引領時代的位置。就目前來看數(shù)字化檔案信息建設的現(xiàn)狀來看，加強對數(shù)字化檔案信息的開發(fā)和利用是至關重要的一步，我國地廣人多能夠得到的信息不同，各地方單位的條件也各有千秋，對數(shù)字化檔案信息的開發(fā)程度也各不相同，一二線城市作為國家經(jīng)濟發(fā)展的重點城市對數(shù)字化檔案建設的開發(fā)更為廣泛，反觀三四線城市因為將經(jīng)濟發(fā)展的落后從而導致對數(shù)字化檔案信息利用效率降低，所以在對數(shù)字化檔案信息利用和開發(fā)方面應該做到因地制宜，結合當?shù)貑挝坏膶嶋H情況作出最適合本地發(fā)展的利用方法，建立科學有效的評價機制，能夠找到既能貼合現(xiàn)實情況又能開發(fā)數(shù)字化檔案信息利用兩全其美的方法，最大限度的加強各地對數(shù)字化檔案信息的開發(fā)和利用力度。

4 總結

數(shù)字化檔案信息的利用是檔案管理中最符合現(xiàn)代化的一步，但是在目前看來數(shù)字化檔案信息還存在著不能夠打破時間和空間的束縛，對數(shù)字化檔案信息利用模式開發(fā)不到位等問題。從而使數(shù)字化檔案信息的利用不能夠達到最好，本文就目前的數(shù)字化檔案信息利用中存在的問題進行學實行的討論與探究，詳細說明了當前時代數(shù)字化檔案信息利用需要改進的問題和方法，如將互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢發(fā)展到最大，從而使數(shù)字化檔案信息的利用能夠達到頂峰，相關部門招用既掌握檔案信息管理又掌握計算機技術的全能型人才，相關領導也應當啊加強對數(shù)字化信息利用的開發(fā)和研究，帶領相關工作人員將數(shù)字化信息活學活用等方法，全面開展數(shù)字化檔案信息利用的建設。與此同時希望相關領導能夠謹慎的運用本文結合自身情況來改善數(shù)字化檔案信息利用的問題，使數(shù)字化檔案信息利用能夠更好的幫助檔案信息利用，也能夠使數(shù)字化檔案信息的利用可以發(fā)揮最大，最好的利用效果，從而完善了數(shù)字化檔案信息利用的缺陷，因而保證了數(shù)字化檔案信息的質量和準確性，使數(shù)字化檔案信息利用開發(fā)到極致，也能夠讓相關工作人員加快工作效率，從而保證檔案信息的充分利用。同時確保數(shù)字化檔案信息的準確和其利用效果達到最大，對數(shù)字化信息利用的開發(fā)大到極致，由內(nèi)而外的展開對數(shù)字化檔案信息利用，能夠使數(shù)字化檔案信息能夠滿足不同使用者的需求，從而更好的提升企業(yè)內(nèi)部的運行速率。

參考文獻

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