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        淺析信息時(shí)代如何做好檔案管理工作

        2020-11-30 10:50:40焦陽
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:檔案管理創(chuàng)新信息化

        焦陽

        摘 要:隨著信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)下,如何做好檔案管理對(duì)于一個(gè)學(xué)校來說有著非常重要的意義?;谛畔⒓夹g(shù)不斷進(jìn)步下,原有的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于新時(shí)代管理方式,尤其是對(duì)一些學(xué)校來看,檔案管理起著非常重要的作用,只有緊跟信息時(shí)代發(fā)展,做好檔案管理工作才是當(dāng)前學(xué)校面臨的主要問題。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;創(chuàng)新

        由于檔案管理存在一定的復(fù)雜化和多樣化,在管理過程中,存在管理、內(nèi)容以及形式上都存在很大的差異化,因此,檔案管理面臨著創(chuàng)新和改革。信息化時(shí)代下,對(duì)學(xué)校檔案管理帶來了新機(jī)遇,只有對(duì)檔案管理不斷創(chuàng)新,才能提升學(xué)校檔案管理的水平。如果學(xué)校在檔案管理中,仍然采用以往的管理方式,肯定會(huì)受到影響,只有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求,加強(qiáng)管理方式,引入信息化技術(shù),從而達(dá)到提升檔案管理專業(yè)化水平,提升檔案管理效率。

        1 信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

        信息時(shí)代來臨下,每天都產(chǎn)生大量的信息,對(duì)于學(xué)校來說,如何將信息做到有效的利用形成檔案成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。時(shí)至如今,效率至上已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的主要目標(biāo),提升工作效率也是工作管理內(nèi)容的名詞。在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展下,不論是任何一項(xiàng)工作,想要提升管理效率,都離不開信息技術(shù)的支撐,但結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況來看,很多檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中,極其容易造成檔案丟失的發(fā)生。其中,檔案管理是學(xué)校中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容,由于檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容較多,也具備一定的細(xì)致化,不僅關(guān)系到學(xué)校發(fā)展進(jìn)程,同時(shí)也關(guān)系到員工的利益,甚至?xí)绊懮鐣?huì)的健康發(fā)展。

        2 信息時(shí)代下檔案管理存在的問題

        1)檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。很多人認(rèn)為,一個(gè)學(xué)校在檔案管理上的投入過多或過少都不會(huì)有非常大的影響,過多的投入也不能過多的為學(xué)校創(chuàng)造過多的經(jīng)濟(jì)效益,因此,很多學(xué)校認(rèn)為在檔案管理上的過多投入是不必要的,只有成立簡(jiǎn)單的部門,安排人員對(duì)檔案管理對(duì)信息收集就可以達(dá)到。學(xué)校缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理,只有將檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,才能提升工作效率。目前,檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化主要表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)形式和層次管理上,導(dǎo)致檔案管理工作整體服務(wù)性和開發(fā)性較差,最終影響檔案管理工作的正常開展。

        2)管理方法傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的管理方式是導(dǎo)致工作效率低下的主要原因,同時(shí)也是檔案管理中主要突出的問題。傳統(tǒng)管理方式主要表現(xiàn)在檔案信息存儲(chǔ)、信息編寫等方面,同時(shí)很多檔案管理仍然采用手工編寫的方式,這樣日積月累問題便逐漸顯示出來,再加上檔案管理信息失真現(xiàn)象發(fā)生的越來越頻繁,學(xué)校在檔案管理中,仍然使用檔案袋管理的方式,如果檔案信息使用次數(shù)頻繁,就會(huì)增加檔案信息丟失的概率,在使用檔案過程中,需要浪費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行查詢,同時(shí)也需要浪費(fèi)大量的人力和物力,因此,只有對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,才能增加檔案管理工作效率[1]。

        3)缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。信息時(shí)代背景下,檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理,需要高素質(zhì)的檔案管理人員,當(dāng)前,檔案管理工作重視程度較低,檔案管理人員大多從學(xué)校內(nèi)部選擇人員進(jìn)行兼職,缺乏檔案管理的專業(yè)人才,部分管理人員雖然具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí),但是信息化能力不足,只有具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)和信息化能力,才能適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的崗位要求。素質(zhì)高的檔案管理人員是提升檔案管理人員的首要前提,高素質(zhì)人員在市場(chǎng)中尤其重要,同時(shí)也保證了學(xué)校正常運(yùn)行和發(fā)展的前提,只有緊跟時(shí)代發(fā)展潮流,才能緊跟時(shí)代進(jìn)步腳步。

        3 信息時(shí)代背景下做好檔案管理的相關(guān)對(duì)策

        1)提升檔案管理人員工作意識(shí)。檔案管理工作人員的管理意識(shí)是保證工作順利開展的前提,想要做好檔案管理工作,對(duì)管理層的管理人員要求就更高,管理者只有意識(shí)到檔案管理的重要性,并認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值,才能保證檔案管理的有序性[2]。首先,檔案管理人員在檔案管理過程中,要提升自身的管理意識(shí),并在工作中不斷進(jìn)行反思和總結(jié),其次,要及時(shí)改正工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤,提升管理人員對(duì)信息化的正確認(rèn)識(shí),讓信息化融合到檔案管理中,為學(xué)校檔案管理提供更多的服務(wù),才能保證學(xué)校檔案管理的有序性。最后,可以建設(shè)檔案管理工作人員信息監(jiān)督管理機(jī)制,減少信息檔案丟失的發(fā)生,將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,全面規(guī)范工作人員行為,嚴(yán)格按照工作要求管理檔案。

        2)創(chuàng)新檔案管理工作模式?;谛畔r(shí)代不斷發(fā)展下,保證檔案管理工作的正常運(yùn)行,不斷創(chuàng)新檔案管理模式,才能有效的提升工作效率。檔案管理工作模式的創(chuàng)新可以通過以下幾點(diǎn)進(jìn)行提升:首先,建立系統(tǒng)化檔案管理工作模式,用其來約束工作人員自身的工作行為,提升檔案管理工作積極性[3]。其次,建設(shè)健全的信息管理系統(tǒng),基于信息和大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下,只有利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)才能提升檔案管理工作效率,改變傳統(tǒng)的工作模式,建立健全的信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息管理化。最后,還要提升檔案管理人員自身的工作素養(yǎng),不斷進(jìn)行學(xué)習(xí),提升自己的工作能力。學(xué)校只有重視檔案管理工作,全面進(jìn)行系統(tǒng)化和信息化的培訓(xùn),保證工作人員綜合素質(zhì)的不斷提升,并對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)和完善,才能做好檔案管理工作。

        3)完善檔案管理工作制度。制度是一切工作的前提和依據(jù)。尤其是檔案管理工作,其工作內(nèi)容涉及范圍廣,工作細(xì)致,同時(shí)還具備一定的動(dòng)態(tài)性,在進(jìn)行管理中,要對(duì)檔案進(jìn)行檢查、登記,對(duì)于新出現(xiàn)的檔案信息還要進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充,因此,對(duì)于檔案管理工作人員來說,只有完善的工作制度,才能保證工作的順利進(jìn)展,同時(shí)也可以保證信息檔案的真實(shí)性,提升整體管理效率[4]。另外,在完善檔案管理工作制度過程中,可以建立監(jiān)督管理機(jī)制,達(dá)到規(guī)范工作人員行為的目的,提升管理人員的服務(wù)意識(shí),保證檔案管理工作的細(xì)致性,整體處于一個(gè)良好的管理水平。

        4)提升檔案管理的安全意識(shí)。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)保密工作,因此,網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下,建立檔案信息管理安全化,保證檔案管理的安全工作是非常重要的。檔案信息是當(dāng)前發(fā)展的一種資源,在加上網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具備一定的共享性,及其容易被一些居心不良的人利用,修改信息,造成信息檔案出現(xiàn)失真的現(xiàn)象。檔案管理已經(jīng)從原有的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案,這樣極大程度的提升了檔案管理的便利性,但一些別有用心的人為了達(dá)到自己的目的,對(duì)信息進(jìn)行修改,會(huì)出現(xiàn)信息失真的發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)中存在較多的木馬、病毒,都會(huì)給檔案帶來影響,只有提升檔案信息的安全意識(shí),做好安全防護(hù)意識(shí),及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng),并做好檔案?jìng)浞莨ぷ?,才能促進(jìn)檔案管理工作的順利開展[5]。

        4 結(jié)束語

        綜上,“創(chuàng)新”是信息化時(shí)代發(fā)展前進(jìn)的方向,在學(xué)校發(fā)展過程中,只有不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新,才能在現(xiàn)有競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上占一席之地,更好的適應(yīng)市場(chǎng),對(duì)于檔案管理來說,只有結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求,才能有效的提升檔案管理整體水平,從而發(fā)揮真正的作用。檔案管理是學(xué)校資料存放的地方,在加上資料檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛,對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改變成為必然的趨勢(shì),只有做好檔案信息安全管理工作,定期檔案?jìng)浞莨ぷ?,才能保證檔案管理工作的順利開展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]秦越.信息時(shí)代戲劇檔案的編纂和管理研究[J].檔案管理,2020,(3):76-77.

        [2]童文凌.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,(8):118,120.

        [3]姜霽純.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,(8):115-116.

        [4]郝學(xué)山.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].神州,2020,(12):293.

        [5]魏亞盟.大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,(8):81,105.

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