張金安
摘 要:現(xiàn)在已經(jīng)逐步邁入了信息化的時代,信息技術(shù)提供了便利,生活、工作的方方面面都已經(jīng)和信息技術(shù)密不可分。檔案處理工作就是整理信息的工作,目的是提供高效方便的信息查詢,同時每個領(lǐng)域的檔案分析對于研究社會發(fā)展是具有積極的作用,所以將檔案管理工作和信息技術(shù)一起應(yīng)用具有重要的意義,能夠提高檔案管理工作的效率,還符合時代對于信息需求的要求。所以,本文淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策。
關(guān)鍵詞:信息時代;檔案管理工作;問題;對策
進入21世紀(jì)以來,對于一個行業(yè)的發(fā)展水平和潛力可以通過其信息化水平分析得出,所以先進的信息技術(shù)能夠增大檔案管理工作的效率[1]?,F(xiàn)在時代的進步,人們的思想、觀念和需求都有了巨大的變化,隨之對應(yīng)的是工作方式的改進,將信息技術(shù)逐步應(yīng)用到了檔案管理工作中,可以提高檔案管理工作的整體水平[2]。傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在著管理不當(dāng)、效率低等缺點,引用信息技術(shù)可以彌補這些缺點,但同時這也是一項復(fù)雜的工程,需要對這個過程中出現(xiàn)的問題及時發(fā)現(xiàn)并進行解決。
1 信息時代檔案管理工作的必要性
信息化的檔案管理工作相較傳統(tǒng)檔案管理工作而言具有很多的優(yōu)勢。優(yōu)勢一:相較傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)信息載體,信息化檔案管理工作是通過電子,提高了信息的收集效率和整理效率,又因為電子的形式儲存而不容易出現(xiàn)丟失。優(yōu)勢二:隨著現(xiàn)在科技的發(fā)展,提高了存儲設(shè)備的存儲量,比傳統(tǒng)空間占用實際空間少且保存簡單。優(yōu)勢三:檔案進行查詢的工作更為簡單快捷,只需要在使用的軟件或網(wǎng)頁上搜索就可以在很少的時間得到答案,具有效率高、操作簡單的優(yōu)點[3]。所以信息時代檔案管理工作使用信息技術(shù)增高檔案管理工作的質(zhì)量與效率是非常有意義的。
2 信息時代檔案管理工作的問題
首先,最重要的問題就是檔案管理工作軟件通用性問題。檔案管理工作信息化需要使用管理軟件進行信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理,當(dāng)下有些組織已經(jīng)實現(xiàn)了檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)到信息電子化。但是非常明顯的問題就是現(xiàn)在使用的檔案管理軟件不能和政務(wù)管理系統(tǒng)相統(tǒng)一,而且不同的組織有著不同的檔案管理系統(tǒng)需求,而導(dǎo)致各組織之間檔案管理軟件通用性不足,降低了檔案管理系統(tǒng)的效率。
其次,檔案管理工作中信息的不規(guī)范也是非常重要的一個問題[4]。因為現(xiàn)在檔案管理工作的流程、管理制度還沒有系統(tǒng)化、規(guī)范化,還存在著或多或少的問題,所以現(xiàn)在的檔案管理工作還有提高效率的空間?,F(xiàn)在對于檔案工作主要是兩個步驟,一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,二是檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的制定,使其更加有邏輯、更加規(guī)范化,而當(dāng)下主要停留在第一個。
最后是檔案管理的安全性。現(xiàn)在信息化的檔案管理工作極大提高了管理效率,減小了占用空間和使用成本,但是信息技術(shù)方面或多或少存在著一定的漏洞,使得檔案管理軟件非常容易被攻擊,進而使得檔案信息被不法攻擊分子盜取,所以檔案管理工作具有一定的危險性。尤其現(xiàn)在對于檔案管理的特殊性存儲方式,非常容易被黑客攻擊,進而泄露檔案信息,使得檔案信息具有非常大的危險性。
3 信息時代檔案管理工作的對策
3.1 推動檔案管理工作實現(xiàn)信息化
對于現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)過程中,首先需要開發(fā)檔案管理軟件。這是因為檔案信息化管理必須在檔案信息管理軟件中才可以,而現(xiàn)在雖然已經(jīng)開發(fā)出了很多的檔案管理軟件,但是因為沒有一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而或多或少存在著一定的問題,所以依據(jù)現(xiàn)在的實際情況和需求,加快檔案管理制度的建設(shè)是非常重要的。而在檔案管理工作的實際需求中,最為急切需要解決的是提高管理軟件之間的連通性,增加其兼容性,實現(xiàn)檔案管理軟件與政務(wù)管理軟件的資料互通,來增大檔案管理中的效率。
3.2 制定統(tǒng)一規(guī)范化檔案管理工作制度
對于檔案管理工作水平的提高不僅是利用信息技術(shù)上實現(xiàn)對檔案管理工作方式的更新,更是有統(tǒng)一規(guī)劃的標(biāo)準(zhǔn)使其更加的條例清晰,一目了然,提高效率?,F(xiàn)在對于檔案管理信息化工作研究實踐還不長,尚且沒有制定出完善統(tǒng)一的管理制度,不能確保服務(wù)體系具有高服務(wù)水平和好效率。所以盡快制定出符合實際和時代需求、科學(xué)、完善的檔案管理制度是非常必要的,可以更加滿足工作的需求,提高檔案信息的管理效率,使檔案管理工作更加的規(guī)范化。
3.3 完善檔案信息化管理的安全體系
檔案管理工作中最重要的一點就是確保信息的安全,這是檔案信息管理工作的基本要求。但是因為檔案管理工作信息建設(shè)的存儲特殊性,增大了對于檔案信息保護的困難度,黑客會利用檔案管理軟件的漏洞或特殊工具進行攻擊,獲取檔案信息,這就需要特別重視對檔案信息管理工作的信息安全。采取的措施可以有聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員定期的進行安全加固和測試,培養(yǎng)相關(guān)人員對軟件的安全知識和保密意識,在使用的電子軟件上使用防護軟件進行安全防護,讓專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全人員進行軟件的更新?lián)Q代,對存在的安全隱患進行及時的處理。各組織需要對檔案管理工作的安全性進行正確的認(rèn)知和給予重視,對其的安全體系建設(shè)進行完善。
3.4 建設(shè)高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫
對于當(dāng)前檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫還沒有一個規(guī)范、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn),為了能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案的有效存儲、減少查詢難度、和以后檔案管理的發(fā)展,建立一個完備的數(shù)據(jù)庫是非常有必要的。
3.5 增大對檔案管理人才培養(yǎng)力度
對于當(dāng)下信息化時代檔案管理工作需要專業(yè)的人才才能夠更好的進行,所以需要加大對檔案管理人才的培養(yǎng),這樣才能夠增大工作效率。而且專業(yè)的人才可以更好的使用軟件,對軟件有更高的敏感度,可以更快的發(fā)現(xiàn)軟件問題。
4 小結(jié)與展望
綜上,在信息化時代的檔案管理工作每一個行業(yè)都需要對自身的工作方式和效率進行思考,跟上時代的腳步,學(xué)會怎樣使用現(xiàn)在先進的信息技術(shù)和自身結(jié)合來提高效率[5]。信息時代檔案管理工作主要存在的問題就是沒有完善的制度,軟件的通用性不夠,安全不能得到保障。解決的方式就是在安全方面,可以聘請專業(yè)人員進行維護;盡快完善檔案管理制度,使其更加的規(guī)范化、科學(xué)化,符合現(xiàn)代的社會需求;利用信息技術(shù)提高軟件的通用性,使其和政務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)資料的互用;建設(shè)高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫;增大對檔案管理人才培養(yǎng)力度。
參考文獻
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