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        提高事業(yè)單位檔案文書管理的質(zhì)量和水平的措施探析

        2020-11-30 10:50:40劉金龍
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        劉金龍

        摘 要:基于新時(shí)期發(fā)展需要,機(jī)關(guān)事業(yè)單位為推動(dòng)內(nèi)部發(fā)展規(guī)范化,在數(shù)量上擴(kuò)充了檔案規(guī)模,這也增加了檔案文書管理工作的壓力。文書檔案作為事業(yè)單位的重要部分,在事業(yè)單位整體發(fā)展進(jìn)程中起到了記錄作用,是寶貴的資源財(cái)富。文書檔案管理對(duì)專業(yè)性、保密性要求嚴(yán)格。因此,需要工作人員高度重視。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案文書;檔案管理

        在事業(yè)單位中,檔案文書管理十分重要,其既包括技術(shù)性、政治性,還將服務(wù)性涵蓋在內(nèi),能夠完整對(duì)各時(shí)期事業(yè)單位工作開展予以記錄,是其重要的資料、信息來(lái)源。文書檔案管理的科學(xué)化、高效化,能夠有效提升事業(yè)單位決策的正確性,推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        1 基于事業(yè)單位分析檔案文書管理的重要性

        無(wú)論是對(duì)相關(guān)單位還是部門而言,文書檔案管理工作具有極強(qiáng)的保存價(jià)值,能夠有效實(shí)現(xiàn)文件材料的收集、整合以及儲(chǔ)存,這也是文書檔案管理的主要工作流程。以管理文書檔案作為出發(fā)點(diǎn),事業(yè)單位應(yīng)高度重視包括信息收集以及分類在內(nèi)的全流程工作,確保信息以及數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確度,避免誤差的出現(xiàn),對(duì)單位內(nèi)部決策造成影響。在日常工作中,工作人員應(yīng)嚴(yán)格把控相關(guān)規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn),做好檔案、編目的后期整理工作,落實(shí)文書檔案保管工作,在整體上提升檔案管理工作的規(guī)范化,便于后續(xù)文書檔案的查找。針對(duì)一些已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案,工作人員應(yīng)及時(shí)予以銷毀,以免占用不必要的空間,使文書檔案管理質(zhì)量顯著提高?;谛聲r(shí)期,工作人員應(yīng)將全新的時(shí)代內(nèi)涵融入到文書檔案管理工作中,推動(dòng)意義的延伸。

        2 在事業(yè)單位檔案文書管理中的常見(jiàn)問(wèn)題分析

        2.1 檔案文書管理工作重視度缺失

        在事業(yè)單位內(nèi)部,文書檔案管理工作重視程度不高的情況較為普遍,特別是針對(duì)一些事業(yè)單位而言,領(lǐng)導(dǎo)層往往對(duì)文書檔案管理工作不加重視,將其視為一件普通的辦公室事務(wù)處理,造成了管理工作混亂的情況。同時(shí),基于當(dāng)前對(duì)檔案管理工作保密性不佳的現(xiàn)象,一旦未將檔案的保密性作為一項(xiàng)重要原則,就會(huì)造成相關(guān)數(shù)據(jù)無(wú)法發(fā)揮實(shí)際效用,對(duì)單位內(nèi)部決策工作的開展十分不利。

        2.2 檔案文書管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

        辦公室文書檔案管理工作具有復(fù)雜性,對(duì)工作人員的素質(zhì)要求相對(duì)較為嚴(yán)苛,但是在文書檔案管理過(guò)程中,往往存在一些工作人員自身素質(zhì)不高的問(wèn)題,無(wú)論是專業(yè)技能,還是相關(guān)理論知識(shí)的掌握都存在一定程度上的不足,與當(dāng)前管理檔案需求不相符合。除此之外,事業(yè)單位內(nèi)部檔案文書管理人員年齡普遍較大,造成學(xué)習(xí)動(dòng)力嚴(yán)重不足,嚴(yán)重影響了檔案文書管理效率的提升。

        2.3 檔案文書管理制度健全程度不高

        相當(dāng)一部分事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理存在認(rèn)知不全面的顯現(xiàn),在沒(méi)有完成制度保障的情況下,認(rèn)為其僅僅是一項(xiàng)文書檔案整理、分類工作,對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在偏差。同時(shí),在事業(yè)單位內(nèi)部,還存在一部分員工在檔案整理過(guò)程中沒(méi)有遵循操作流程進(jìn)行,檔案流失,導(dǎo)致單位損失嚴(yán)重。除此之外,在文書檔案管理中,體系完善度不高,將會(huì)出現(xiàn)部門責(zé)任劃分不明確的情況,加劇了推諉事件的出現(xiàn),在工作依據(jù)缺乏的情況下,文書管理工作的難度將會(huì)進(jìn)一步加大[1]。

        3 事業(yè)單位檔案文書管理的質(zhì)量和水平提高措施

        3.1 提高對(duì)檔案文書管理工作的重視度

        以文書檔案管理作為出發(fā)點(diǎn),其在事業(yè)單位的辦公室工作中具有重要影響。因此,強(qiáng)調(diào)應(yīng)在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層中提高對(duì)檔案文書管理的重視度。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極參與到文書檔案管理工作整體規(guī)劃中,強(qiáng)調(diào)其主動(dòng)性,積極出謀劃策的同時(shí),要將檔案的保密性要求提上日程?;谌只暯?,全面統(tǒng)籌辦公室文書檔案工作,以近期工作展開,探索多樣化管理方法,并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)。除此之外,在,在整個(gè)檔案文書管理工作的過(guò)程中,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)工作的關(guān)注度,秉承著親力親為的原則,了解員工工作狀態(tài),嚴(yán)格檢查,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上,進(jìn)行檔案管理經(jīng)驗(yàn)、做法的推廣。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)切實(shí)發(fā)揮帶動(dòng)作用,確保內(nèi)部辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量的顯著提升。

        3.2 優(yōu)化檔案文書管理人員專業(yè)素質(zhì)

        要想得到檔案文書管理工作的效益最大化,應(yīng)切實(shí)發(fā)揮管理人員的重要作用。以文書檔案管理工作制度落實(shí)作為基礎(chǔ),強(qiáng)化管理人員素質(zhì)的提升。以增強(qiáng)管理意識(shí)出發(fā),借助相關(guān)培訓(xùn)工作開展,要求工作人員應(yīng)充分把控整體規(guī)范管理原則,樹立良好的檔案法律意識(shí),全面推動(dòng)自身綜合業(yè)務(wù)能力的提高。建立在良好的專業(yè)水平基礎(chǔ)上,工作人員能夠游刃有余地解決管理工作中的突發(fā)性問(wèn)題,推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案管理呈現(xiàn)出更為良好的發(fā)展態(tài)勢(shì),與行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求相一致。管理人員應(yīng)注重自身專業(yè)素養(yǎng)的提升,積極參與到單位中的各項(xiàng)培訓(xùn)中來(lái),以更加專業(yè)的態(tài)度做好檔案文書管理工作。

        3.3 加強(qiáng)檔案文書管理制度建設(shè)

        以檔案文書管理制度作為基礎(chǔ),以事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層的重視度作為關(guān)鍵,管理人員應(yīng)把控文書檔案管理的深刻內(nèi)涵以及工作重點(diǎn),確保其檔案管理工作的作用、功能得到最大化發(fā)揮。強(qiáng)化文書檔案管理工作的有效性,應(yīng)注重外部環(huán)境的塑造,通過(guò)提升管理人員對(duì)工作的重視度,借助制度規(guī)范及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理中存在的問(wèn)題,全面提升檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化。

        3.4 結(jié)合現(xiàn)代化手段,優(yōu)化檔案文書管理效率

        結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展,應(yīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)融入到實(shí)際文書檔案管理中,在逐漸增多的文書檔案管理工作中,減輕管理人員的工作壓力。充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí),使文書檔案管理流程得到進(jìn)一步簡(jiǎn)化,不僅提高了其工作效率,還使其工作內(nèi)容的準(zhǔn)確性顯著增強(qiáng)。以實(shí)際發(fā)展出發(fā),事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理情況,加快新型管理模式的構(gòu)建,推動(dòng)管理的數(shù)字化、統(tǒng)一化進(jìn)程,確保檔案管理資料準(zhǔn)確性更高,為相關(guān)決策人員提供有效參考。具體而言,借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不僅能夠符合文書檔案管理質(zhì)量的提升需求,還能夠提高工作的精準(zhǔn)度。將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用到實(shí)際管理工作中,可以使領(lǐng)導(dǎo)層更加快速了解到各級(jí)工作情況。因此,在構(gòu)建一體化管理模式中,工作人員應(yīng)系統(tǒng)分析計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書檔案管理的深度融合。要求工作人員應(yīng)具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù),保證文獻(xiàn)檢索速度。同時(shí),健全統(tǒng)一化的文書檔案管理,要求各項(xiàng)管理制度應(yīng)體現(xiàn)出規(guī)范化特點(diǎn),強(qiáng)調(diào)管理制度應(yīng)符合事業(yè)單位發(fā)展。統(tǒng)一化管理模式的優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)各科室的統(tǒng)一管理,要將批注簽字納入管理制度內(nèi)容中,無(wú)論是材料的進(jìn)庫(kù)還是出庫(kù),應(yīng)具有完整的審批簽字流程,確保檔案管理的安全性[2]。

        4 結(jié)論

        就事業(yè)單位而言,通過(guò)有效落實(shí)文書檔案管理工作,能夠有效推動(dòng)內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展,與新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)具有一致性。事業(yè)單位應(yīng)切實(shí)強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作的總體規(guī)劃,建立在完善的制度保障基礎(chǔ)上,著力于相關(guān)管理人員培訓(xùn)工作的開展,確保檔案文書管理質(zhì)量、水平的進(jìn)一步提高。

        參考文獻(xiàn)

        [1]韋珉.提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的建議[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(07):113-114.

        [2]韓娟.提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案,2019(09):59-60.

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