摘 要:近些年來,我國經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展,帶動了科學(xué)技術(shù)的不斷革新,與此同時農(nóng)業(yè)也緊跟時代發(fā)展的步伐,朝著現(xiàn)代化的方向穩(wěn)步前進(jìn),農(nóng)業(yè)機(jī)械在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中得到了廣泛應(yīng)用,農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率相比以前得到了大幅度提升。我國作為農(nóng)業(yè)大國,農(nóng)業(yè)發(fā)展的好壞直接決定了我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)情況。農(nóng)業(yè)發(fā)展涉及的范圍非常廣泛,相關(guān)的數(shù)據(jù)也比較繁瑣、復(fù)雜,因此加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案收集和整體工作十分有必要。分析了農(nóng)機(jī)檔案收集和整理的相關(guān)內(nèi)容。
關(guān)鍵詞:農(nóng)機(jī)檔案;收集;整理
DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.008
檔案詳細(xì)記錄了不同部門各項工作開展的具體情況,其作用主要可以表現(xiàn)在這幾個方面:指揮單位正常工作的可靠依據(jù);幫助領(lǐng)導(dǎo)決策的得力工具;澄清內(nèi)部是非的重要依據(jù)。農(nóng)機(jī)化工作現(xiàn)如今得到了人們的廣泛關(guān)注,在農(nóng)機(jī)檔案管理中加強(qiáng)對數(shù)據(jù)以及資料的收集、記錄,能夠進(jìn)一步促進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備的推廣與應(yīng)用。收集的對象主要是農(nóng)機(jī)主管部門辦理完畢、立卷歸檔的文件。收集工作搞不好,文件歸檔不齊全、不完整,就不便于利用。
1 加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理對推進(jìn)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程的作用
就目前我國科學(xué)技術(shù)和農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看,農(nóng)業(yè)機(jī)械化的普及范圍越來越廣泛,農(nóng)業(yè)檔案是農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),對農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案實行規(guī)范化管理有著重要作用。農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案在農(nóng)機(jī)便民服務(wù)工作的開展、農(nóng)業(yè)機(jī)械化新技術(shù)的創(chuàng)新和開發(fā)、農(nóng)業(yè)機(jī)械新工具的利用以及未來發(fā)展中都起著至關(guān)重要的作用。
近些年我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及農(nóng)業(yè)機(jī)械化生產(chǎn)水平的提升導(dǎo)致農(nóng)業(yè)檔案數(shù)量也在增多,檔案管理工作任務(wù)也來越繁重,對農(nóng)機(jī)檔案管理的要求也更為嚴(yán)格。這就需要有關(guān)部門強(qiáng)化對農(nóng)機(jī)檔案的管理力度,推動我國農(nóng)機(jī)化進(jìn)程,以這種方式來推動我國農(nóng)業(yè)朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
2 農(nóng)機(jī)檔案的收集
農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案主要是通過文字、圖片的方式,詳細(xì)記錄農(nóng)業(yè)機(jī)械部門的日常工作,并將其完好保存,方便日后查找和閱讀。不僅如此,就目前我國農(nóng)機(jī)檔案管理的實際情況來看,還有完整的體系作為依據(jù)和支撐,將檔案記錄的要求、格式一一列出,檔案管理人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)、信息的收集和整理,在保證工作質(zhì)量的同時,提升工作效率,推動我國農(nóng)業(yè)機(jī)械的發(fā)展。
2.1 農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案收集的要求
對于檔案員而言在收集和接受相關(guān)工作中需要時刻保持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,減少工作的失誤,建議采用驗收制的方法進(jìn)行收集;農(nóng)業(yè)機(jī)械主管部門需要建立完善的獎懲制度,一旦工作人員在檔案管理過程中出現(xiàn)了態(tài)度懈怠、缺乏責(zé)任意識的現(xiàn)象,就需要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰;與此同時,針對表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可以給予適當(dāng)?shù)匚镔|(zhì)獎勵和精神獎勵。對于檔案館而言,在進(jìn)行收集工作的時候需要提前通知保存機(jī)關(guān),在農(nóng)機(jī)檔案的內(nèi)容上把好關(guān),保證內(nèi)容的真實性和規(guī)范性。
2.2 收集的范圍
農(nóng)業(yè)機(jī)械收集的范圍主要有以下幾個方面:
1)各農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)主管部門所保存的重要資料,如農(nóng)業(yè)機(jī)械化文件、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼“一戶一檔”資料、農(nóng)機(jī)牌證管理資料等。這里重要的農(nóng)機(jī)化檔案指的是一些定期卷和永久卷,檔案館在接受時需要保證一定的及時性。
2)收集的手續(xù)。保證手續(xù)的完整性和有效性是農(nóng)業(yè)機(jī)械化檔案收集工作質(zhì)量提升的前提,這樣一來對于檔案室和相關(guān)人員都受益,在進(jìn)行統(tǒng)計工作和查詢資料去向都能夠有跡可循。在收集工作的手續(xù)方面主要包含以下兩點:第一是清點相關(guān)檔案室應(yīng)該在定期卷和永久卷上根據(jù)年度案卷目標(biāo)來進(jìn)行相關(guān)清點工作,同時還需要和驗收相配合,將案卷按卷一個一個清點,核對案卷標(biāo)題是否存在錯誤。正是由于案卷本身的重要性和機(jī)密性,因此當(dāng)清點工作出現(xiàn)差錯的時候,很有可能會帶來重大的損失。第二是立據(jù),這一項指的是檔案員在進(jìn)行收集農(nóng)機(jī)檔案時需要進(jìn)行收據(jù)開具,并且還需要保留對應(yīng)的存根。
3 農(nóng)機(jī)檔案整理的分類及內(nèi)容
并不是所有收集到的農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案都需要進(jìn)行歸檔和整理,要根據(jù)級別、年份,有針對性的整理出有價值的檔案進(jìn)行歸檔處理。農(nóng)機(jī)檔案分類的時候首先要有清楚的界限,沒有交叉重疊;分類的原則要堅持統(tǒng)一,同時還要根據(jù)本單位的檔案特點,靈活運(yùn)用分類的方法;在檔案分類的過程中要遵循連續(xù)性的原則,對檔案分類要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,同時也要選擇正確的分類方式,在前后銜接上做到統(tǒng)一。
3.1 農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案
第一、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼策略,主要是指農(nóng)業(yè)機(jī)械補(bǔ)貼資金應(yīng)用管理條例、補(bǔ)貼實踐方法、工作實踐計劃、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼主體信息以及地方政府進(jìn)行的政策社會宣傳內(nèi)容、設(shè)備購買資料等,農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼實際應(yīng)用情況、資源應(yīng)用情況反饋等方面,均是農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案政策條件的代表形式。第二、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼帳目檔案信息。即農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼資金申報記錄、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼購買賬目匯總表、農(nóng)機(jī)購置合作合同等。就是與應(yīng)用資金之間有密切聯(lián)系的檔案內(nèi)容。
3.2 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案
首先,要保持農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和駕駛員檔案的一致性,從而方便檔案管理人員建檔。駕駛員在為其機(jī)動車進(jìn)行登記時,要確保駕駛證號正確無誤,并將行駛證號填在駕駛員登記表上。如果駕駛員沒有駕駛證,則不予發(fā)牌照;如果駕駛員沒有行駛證,不核發(fā)實習(xí)駕駛證。從源頭上杜絕出現(xiàn)有證無車、有車無證的不正常情況,盡可能減少工作中的失誤;其次,機(jī)動車檔案、駕駛員檔案以及事故檔案三者的編號和目錄編制應(yīng)該保持高度一致。人、車、事故檔案應(yīng)歸位統(tǒng)一類別,并且要做到對應(yīng)。與此同時,要以不同地區(qū)的編號作為編排,駕駛員、機(jī)動車和事故檔案三類都要以不同的代號編排。第三、紙質(zhì)與電子文檔相結(jié)合。實行有效的檔案管理,應(yīng)堅持傳統(tǒng)(紙質(zhì))檔案與新式(電子)檔案的有機(jī)承接。一方面,對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分類規(guī)劃,該部分所對應(yīng)的農(nóng)機(jī)設(shè)備包括拖拉機(jī)、收割機(jī)等。實際操作時,可以借助電子化信息整合渠道,逐步對所有農(nóng)機(jī)檔案信息進(jìn)行電子化輸入,構(gòu)建電子版本的電子檔案體系,這樣后續(xù)進(jìn)行農(nóng)機(jī)資源應(yīng)用時,也就能夠?qū)崿F(xiàn)高效率的檔案查找、管理了。另一方面,以拖拉機(jī)為代表的傳統(tǒng)農(nóng)機(jī)記錄檔案信息,應(yīng)按照地區(qū)、實際購買商家、駕駛員等方面的信息,統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行信息統(tǒng)計,并歸總進(jìn)行紙質(zhì)檔案收集。
4 農(nóng)機(jī)檔案管理推進(jìn)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程的有效措施
通過農(nóng)機(jī)檔案管理推進(jìn)我國農(nóng)機(jī)化進(jìn)程,主要可以從這幾個方面出發(fā):1)完善農(nóng)機(jī)檔案工作機(jī)制。為了確保檔案信息的真實準(zhǔn)確,有關(guān)部門要建立完善的工作機(jī)制,嚴(yán)格落實各項檔案管理工作;2)提升檔案管理人員素質(zhì)。要提升管理人員的政治素養(yǎng)以及專業(yè)技能,檔案管理人員自身也要做到與時俱進(jìn),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念;3)改善檔案管理工作環(huán)境。不管是在硬件設(shè)施還是軟件上,都要進(jìn)行革新,確?;A(chǔ)設(shè)施的完整性,避免火災(zāi)、受潮等不利因素對檔案造成的損失;4)加強(qiáng)檔案開發(fā)利用深度。從某種程度上來看,檔案也是一種資源,需要加強(qiáng)對資源的挖掘和使用;5)強(qiáng)化農(nóng)機(jī)社會化服務(wù)水平。好做好農(nóng)機(jī)大戶的引導(dǎo)工作,提升服務(wù)的組織化程度,提升經(jīng)營服務(wù)水平。不僅如此,還要進(jìn)一步擴(kuò)大人才隊伍,嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行農(nóng)機(jī)檔案管理工作,加強(qiáng)培養(yǎng)服務(wù)意識。
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作者簡介
李學(xué)科(1978-),男,漢族,湖南南縣人,本科,初級,研究方向:檔案管理