余嵐

（福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院，福建 福州350000）

建筑行業(yè)高速發(fā)展的同時(shí)，相應(yīng)提升了對工程檔案的管理要求，導(dǎo)致工程檔案管理面臨較大的挑戰(zhàn)。如果仍然采用傳統(tǒng)管理方式，將無法確保工程檔案建設(shè)效率和質(zhì)量。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，從根本上改變了建筑工程檔案管理模式和方法。將信息化技術(shù)應(yīng)用到工程管理全過程中，能夠明顯提升管理效率與質(zhì)量。

1 建設(shè)工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 工程檔案數(shù)字化管理不足

在建筑行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，相應(yīng)提升了建筑工程檔案管理工作的發(fā)展速度，產(chǎn)生了大量工程檔案信息。當(dāng)前，多數(shù)工程檔案都采用紙質(zhì)存儲方式，數(shù)字化管理力度不足。所以對現(xiàn)存檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理的難度比較大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲時(shí)間較長，所以必須確保存儲環(huán)境的安全性，避免檔案出現(xiàn)蟲蛀和受潮問題。然而即使確保紙質(zhì)版檔案存儲設(shè)備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導(dǎo)致檔案原件受損，影響檔案的管理與應(yīng)用。鑒于此，必須開展工程檔案的數(shù)字化管理。

1.2 信息化質(zhì)量較低

建筑工程檔案缺乏信息化管理機(jī)制，由于工程各參與方都屬于工程檔案資料的制作人員，所以檔案管理效率質(zhì)量會(huì)直接影響工程檔案原始資料的完整性，還會(huì)對檔案信息化管理造成阻礙影響。檔案信息化管理主要包括目錄信息化和全文信息化。如果檔案編排不完善，目錄與實(shí)際信息不相符，信息失真問題嚴(yán)重，即使采用信息化管理手段，也無法達(dá)到理想化的管理效果。所以，工程各參與方必須形成規(guī)范化的檔案管理，以此提升檔案信息化管理水平。

1.3 檔案使用效率低下，便民化不足

對于建設(shè)工程檔案管理來說，在查找具體工程項(xiàng)目檔案時(shí)，查詢?nèi)藛T必須到城建檔案管理部門，憑借有效證件才可以查閱。應(yīng)用部分工程檔案經(jīng)過多次流轉(zhuǎn)，最終存儲到檔案管理部門，導(dǎo)致檔案完整性受到影響。查詢?nèi)藛T可能無法獲取建設(shè)工程的原始檔案資料，相應(yīng)降低了檔案使用效率。

2 建設(shè)工程檔案信息化管理措施

2.1 強(qiáng)化檔案信息化管理意識

為了不斷提升建設(shè)工程檔案信息化管理水平，首先需要強(qiáng)化檔案信息化管理意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須不斷提升工程檔案管理的重要性認(rèn)識，確保檔案管理人員全面負(fù)責(zé)管理工作，從根本上提升檔案管理效率。工程檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識到工程檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的影響，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念。圍繞新時(shí)代發(fā)展要求，通過信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷創(chuàng)新工程檔案管理模式和建設(shè)方法，以此促進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)水平的提升。

2.2 加大工程檔案信息化管理的資金支持力度

當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)對于檔案信息化投入力度不大。由于檔案管理在企業(yè)管理事項(xiàng)中占據(jù)重要地位，會(huì)直接影響企業(yè)工程建設(shè)情況。然而，大部分企業(yè)沒有意識到工程檔案管理的重要性，并且認(rèn)為工程檔案無法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對企業(yè)的發(fā)展效益幫助不大。所以在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，對于工程檔案管理的投入力度不足，導(dǎo)致工程檔案管理存在較多問題，沒有深入落實(shí)和踐行管理制度，也影響了工程檔案管理對企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。對于工程企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程檔案的資金投入納入到年度預(yù)算當(dāng)中，不斷提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，注重服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的優(yōu)化配置。

2.3 建立和完善建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫

通過建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠通過建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)庫提供工程概況、技術(shù)工藝以及質(zhì)量管理等材料，確保使用人員及時(shí)查閱相關(guān)信息，不斷完善檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.4 開發(fā)工程檔案管理軟件

對于建設(shè)工程檔案管理部門來說，應(yīng)當(dāng)研發(fā)一款工程檔案管理軟件，聯(lián)合信息技術(shù)和檔案管理特點(diǎn)，對檔案管理專業(yè)軟件開發(fā)工作進(jìn)行完善，以此提升檔案管理的信息化水平。對于建設(shè)工程檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)注重信息化設(shè)備和軟件的優(yōu)化配置，提升檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平和信息化水平?，F(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)普及率的不斷提升，在研發(fā)工程檔案管理軟件時(shí)需要充分應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入挖掘和利用檔案資源，通過網(wǎng)絡(luò)開發(fā)信息資源，不斷擴(kuò)大信息存儲量。通過研發(fā)檔案管理軟件，可以提升檔案信息化管理質(zhì)量，還能夠改變現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮出工程檔案信息資源的作用。同時(shí)確保工程檔案管理信息化建設(shè)，聯(lián)合工程管理的實(shí)際特點(diǎn)，開發(fā)和建設(shè)檔案管理應(yīng)用平臺。

2.5 提升檔案信息的安全性

在開展工作檔案信息化管理的過程中，必須強(qiáng)化安全意識，以此維護(hù)檔案信息的安全性。在檔案管理工作中，信息安全屬于重要內(nèi)容，因此，需要通過各項(xiàng)措施消除安全隱患和漏洞。立足于工程檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)，提出相應(yīng)的預(yù)防控制措施。管理技術(shù)人員可以通過信息審查、網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限控制等方式，不斷提升網(wǎng)站平臺的維護(hù)力度，消除安全隱患。信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用自動(dòng)化防護(hù)措施，以免泄露信息內(nèi)容。同時(shí)，檔案信息安全還需要發(fā)揮出技術(shù)作用。在信息技術(shù)發(fā)展過程中，不斷提升技術(shù)專業(yè)化水平。為了維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的安全性，不僅需要提升自身預(yù)防控制能力，還需要通過各項(xiàng)技術(shù)措施，開展信息安全的專業(yè)化管理。

2.6 注重檔案管理的信息化人才

為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理信息化，必須發(fā)揮出技術(shù)人員的支撐力量，不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平。對于企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)組織檔案管理人員參與到業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)操作能力培訓(xùn)活動(dòng)中，并且為管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，以此提升檔案管理人員的專業(yè)化水平。

通過提升檔案管理人員的專業(yè)能力，能夠使其在具體工作中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)。然而需要注意的是，在建設(shè)工程檔案管理工作中，人員調(diào)度比較頻繁，會(huì)在一定程度上影響工程檔案管理的連續(xù)性，所以必須確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，不斷提升檔案管理效率和質(zhì)量。

2.7 注重檔案管理與信息技術(shù)融合

在建設(shè)工程檔案信息化管理的過程中，必須考慮到工程檔案管理的重要內(nèi)容，不斷提升檔案管理的信息化水平。對于建設(shè)工程檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)建立大數(shù)據(jù)平臺，對建設(shè)工程檔案管理的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行開發(fā)利用。通過信息化技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)，以此凸顯出建設(shè)工程檔案管理的功能。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)隨時(shí)了解工程建設(shè)施工情況，通過檔案為工程管理提供參考依據(jù)，提升工程檔案的利用率。

3 結(jié)束語

綜上所述，在時(shí)代快速發(fā)展過程中，工程建設(shè)行業(yè)必須注重建設(shè)工程檔案管理工作。信息化技術(shù)的發(fā)展，為工程檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷深化改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，建立和完善系統(tǒng)化工程檔案管理體系，并且注重培養(yǎng)檔案管理的信息化人才，這樣才能確保整個(gè)檔案管理工作的實(shí)效性。