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        基于內(nèi)部控制的印章管理探微

        2020-11-28 13:05:07莊素芳
        科技與創(chuàng)新 2020年10期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范管理工作管理

        莊素芳

        基于內(nèi)部控制的印章管理探微

        莊素芳

        (福建省三鋼(集團(tuán))有限責(zé)任公司,福建 三明 365000)

        內(nèi)部控制是企事業(yè)單位整體管理活動的重要構(gòu)成,對于企事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的影響。印章管理在內(nèi)部控制中占據(jù)重要地位,因此,主要從內(nèi)部控制的5個核心要素出發(fā),對印章管理制度和具體的印章管理流程加以探討,闡明印章管理過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險,力求為提升印章管理水平提供具備參考意義的借鑒。

        內(nèi)部控制;印章管理;印章回收;審批流程

        所謂印章,是一種具有特殊象征意義的標(biāo)記,其往往代表著某一單位和個人的身份,具備高度權(quán)威性特征[1]。一旦一份文書材料加蓋單位印章,就標(biāo)志著其內(nèi)容取得了單位的認(rèn)可,在獲得相關(guān)職權(quán)實(shí)行的同時,也必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任與義務(wù)。由于印章具備上述特性,因此印章管理也成為企事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要構(gòu)成。企事業(yè)單位應(yīng)從內(nèi)部控制的五方面要素出發(fā),對改善印章管理質(zhì)量的路徑展開探索,進(jìn)而有效地規(guī)范印章管理流程,提升自身內(nèi)部控制水平,最大化實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制對于自身長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要價值。

        1 從內(nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境要素入手改善印章管理質(zhì)量

        內(nèi)部環(huán)境是內(nèi)部控制的一項(xiàng)關(guān)鍵要素,直接影響著印章管理工作的規(guī)范性與有效性[2]。從內(nèi)部環(huán)境要素出發(fā)看待印章管理,應(yīng)考察印章管理分工狀況,看印章管理工作中是否實(shí)現(xiàn)了權(quán)責(zé)統(tǒng)一、是否建立了完善的印章管理制度、是否形成了規(guī)范的印章使用審批流程、是否建立了專門的印章管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)著力構(gòu)建印章規(guī)范使用方法,在其中詳細(xì)規(guī)定印章刻制細(xì)節(jié)、印章保管要求、印章使用審批流程規(guī)范、印章回收規(guī)范、過期印章銷毀規(guī)范等細(xì)節(jié)性內(nèi)容,重視通過構(gòu)建這一辦法營造良好的內(nèi)部環(huán)境,從而為各項(xiàng)印章管理工作打下良好基礎(chǔ)。

        2 從內(nèi)部控制的風(fēng)險評估要素入手改善印章管理質(zhì)量

        風(fēng)險評估在內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要作用,企事業(yè)單位在展開內(nèi)部控制時,必須考察各項(xiàng)風(fēng)險性因素,評估其發(fā)生可能性,然后指定針對性預(yù)案,進(jìn)而有效規(guī)避風(fēng)險[3]。對過往印章管理實(shí)踐進(jìn)行總結(jié),可以得到印章管理過程中主要存在以下幾方面的風(fēng)險:①申請使用印章過程中的風(fēng)險性因素。印章使用語言表述不明確、隨意進(jìn)行印章使用申請,都會給印章管理造成負(fù)面影響,導(dǎo)致印章管理失去有效性。②印章使用審批風(fēng)險。審批人缺乏責(zé)任意識,未按照相關(guān)規(guī)范展開審批,可能引發(fā)一系列風(fēng)險。在此過程中,如果存在應(yīng)用單位公章隨意開具法律文件的行為,還可能使單位面臨法律風(fēng)險。③印章使用管理風(fēng)險。如果印章濫用、遭到盜用、未能有效構(gòu)建相關(guān)印章管理辦法,都可能導(dǎo)致管理風(fēng)險發(fā)生。針對這些風(fēng)險,企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識,合理評估各項(xiàng)風(fēng)險發(fā)生的可能性,有效對風(fēng)險類別加以識別,然后指定針對性內(nèi)部控制措施,切實(shí)有效地避免風(fēng)險發(fā)生,有效提高印章管理水平。

        3 從內(nèi)部控制的具體活動要素入手改善印章管理質(zhì)量

        控制活動要素是內(nèi)部控制中最具實(shí)踐性的要素,也是內(nèi)部控制實(shí)際運(yùn)行的手段。如果不能通過控制活動將內(nèi)部控制的理念與要求落到實(shí)處,則內(nèi)部控制的價值實(shí)際上將無法得到充分實(shí)現(xiàn)。從控制活動這一要素出發(fā)規(guī)范印章管理工作,可以將控制活動中的授權(quán)審批控制活動、不相容職務(wù)分離控制活動及績效考評控制活動有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制與印章管理活動的深度融合,從而切實(shí)達(dá)成規(guī)避印章使用風(fēng)險的目的。企事業(yè)單位可以通過制訂用印登記表,來對印章使用情況進(jìn)行切實(shí)、有效的管理。用印登記表中應(yīng)包括用印單位、印章使用申請理由、印章使用審批承辦人姓名、審批人姓名、印章使用數(shù)量、相關(guān)管理人員簽字等內(nèi)容,以此實(shí)現(xiàn)對于相關(guān)信息的有效管理,同時如果出現(xiàn)用印風(fēng)險,也可以應(yīng)用這一登記表追究相應(yīng)責(zé)任。企事業(yè)單位應(yīng)重視加強(qiáng)印章管理人員培訓(xùn)工作,注重提升他們的綜合工作能力,增強(qiáng)他們的印章使用風(fēng)險防范意識與責(zé)任意識,確保他們嚴(yán)格按照印章管理辦法和制度中的相關(guān)規(guī)定對本單位各類型印章進(jìn)行有效管理,從而切實(shí)推動印章管理水平提升,有效規(guī)避風(fēng)險。如果出現(xiàn)印章遺失或者被盜用的情況,企事業(yè)單位應(yīng)及時更換印章。企事業(yè)單位應(yīng)做好印章回收工作,對印章進(jìn)行合理分類保管,避免印章管理處于無序狀態(tài),切實(shí)保證印章管理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。避免將所有不同類型的印章交由一人集中管理,從而有效防止銀行管理風(fēng)險發(fā)生,切實(shí)遵循不相容職務(wù)分離原則,有效促使權(quán)責(zé)統(tǒng)一,從而保證工作人員以高度責(zé)任意識進(jìn)行印章管理工作[4]。

        4 從內(nèi)部控制的信息溝通要素入手改善印章管理質(zhì)量

        內(nèi)部控制工作必須重視加強(qiáng)信息溝通,只有當(dāng)信息在企事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效流通時,企事業(yè)單位才能真正高效地完成相關(guān)管理工作。為此,企事業(yè)單位必須著力構(gòu)建高效的信息溝通機(jī)制,重視加快內(nèi)部信息流通速度、提升內(nèi)部信息溝通效率,以此便于個性內(nèi)部控制工作展開。在向員工傳達(dá)信息的同時,企事業(yè)單位也需要調(diào)動員工及時對印章管理方面的信息進(jìn)行反饋,根據(jù)他們所反饋的內(nèi)容,對比預(yù)期目標(biāo)與實(shí)踐成果,從而有效地對印章管理加以規(guī)范,進(jìn)一步改善內(nèi)部信息流通狀況。企事業(yè)單位應(yīng)著力構(gòu)建高效信息溝通機(jī)制,保證信息能夠在企業(yè)內(nèi)部自上而下、自下而上或是同級之間橫向高效傳遞、展開溝通,以此構(gòu)建出良好的內(nèi)部控制環(huán)境,有效提升內(nèi)部控制水平。對于員工的合理建議,企事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)真加以采納,從而進(jìn)一步完善印章管理工作。

        5 從內(nèi)部控制的監(jiān)督管理要素入手改善印章管理質(zhì)量

        通過構(gòu)建內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、展開高效風(fēng)險評估、實(shí)踐具體控制活動、加深信息傳遞溝通,企事業(yè)單位已經(jīng)基本構(gòu)建起印章管理的內(nèi)部控制框架,因此,記下來企事業(yè)單位需要構(gòu)建監(jiān)督管理機(jī)制,對于以上4方面要素進(jìn)行高效追蹤、監(jiān)督,并根據(jù)考察結(jié)果提出相應(yīng)完善方案,從而確保以上4項(xiàng)內(nèi)部控制要素始終發(fā)揮其積極作用。為此,企事業(yè)單位應(yīng)完善頂層設(shè)計,制訂印章管理監(jiān)督制度,設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)對印章管理部門進(jìn)行有效監(jiān)督,從而提高風(fēng)險防范能力[5]。與此同時,企事業(yè)單位應(yīng)對監(jiān)督信息進(jìn)行深入分析,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,科學(xué)把握問題成因,從而提出有針對性的解決策略,有效提升印章管理水平。此外,企事業(yè)單位還應(yīng)明確各項(xiàng)印章管理細(xì)節(jié)落實(shí)責(zé)任單位,為印章管理改進(jìn)措施落實(shí)制訂相應(yīng)計劃,明確各個時間點(diǎn),對管理實(shí)效進(jìn)行全面評估,從而實(shí)現(xiàn)對印章管理的全面控制,將印章管理風(fēng)險發(fā)生可能性降到最低,切實(shí)提升印章管理水平,最大化實(shí)現(xiàn)印章這一重要象征的內(nèi)在價值。

        6 結(jié)束語

        總而言之,基于印章管理在企事業(yè)單位內(nèi)部控制中的重要價值,企事業(yè)單位應(yīng)積極響應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制的號召,結(jié)合內(nèi)部控制的5方面要素(內(nèi)部環(huán)境要素、風(fēng)險評估要素、控制活動要素、信息溝通要素、監(jiān)督管理要素),對改善印章管理質(zhì)量的創(chuàng)新路徑展開深度思考,力求切實(shí)提升印章管理與內(nèi)部控制水平。為此,企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識,充分理解印章的特征、印章管理在內(nèi)部控制中的地位,同時注重結(jié)合自身實(shí)際內(nèi)部控制情況,積極有效地展開相關(guān)探索,構(gòu)建最符合實(shí)際內(nèi)部控制需求的印章管理模式。

        [1]孫靜.企業(yè)印章規(guī)范管理與日常問題思考[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2016(37):57.

        [2]陳仕清,張雪蓮,吳國弘.基于內(nèi)部控制的印章管理[J].現(xiàn)代國企研究,2015(24):135.

        [3]何萍.淺議企業(yè)印章管理的風(fēng)險及建議[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2017(25):224.

        [4]劉革.企業(yè)印章管理的法律風(fēng)險初探[J].法制博覽,2018(29):151.

        [5]雷玉文.加強(qiáng)印章管理規(guī)范化及對策分析[J].管理觀察,2015(6):174-175.

        2095-6835(2020)10-0106-02

        D631

        A

        10.15913/j.cnki.kjycx.2020.10.046

        〔編輯:張思楠〕

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