范凌麗
2020年春節(jié)面對(duì)突發(fā)的新型冠狀病毒肺炎疫情,各公立醫(yī)院?jiǎn)?dòng)了應(yīng)急機(jī)制。面對(duì)疫情的突發(fā)性和緊急性及疫情防控物資的緊缺局面,公立醫(yī)院如何制定相應(yīng)的內(nèi)控管理制度,成為許多醫(yī)院既關(guān)心又困惑的問題。本文分別從內(nèi)控管理的意義、疫情物資內(nèi)控執(zhí)行的原則及執(zhí)行的方式等方面進(jìn)行深入分析,提出建議。
疫情當(dāng)前,是否還需要內(nèi)控管理?答案是肯定的。內(nèi)部控制管理不僅體現(xiàn)“控制”的職能,更是一種“管理”的機(jī)制。疫情期間若失去內(nèi)控管理,醫(yī)院打的將會(huì)是一場(chǎng)亂仗,財(cái)務(wù)也將是一本亂賬。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。換言之,只要醫(yī)院有運(yùn)作,就有人財(cái)物的管理,有會(huì)計(jì)信息的反饋,有內(nèi)控機(jī)制的存在。公立醫(yī)院在疫情和非疫情期間的內(nèi)控管理區(qū)別在于管控的側(cè)重點(diǎn)不同。非疫情期間的內(nèi)控管理側(cè)重于確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量而進(jìn)行的全方位監(jiān)督管理;疫情期間的內(nèi)控管理則側(cè)重于讓應(yīng)對(duì)疫情和執(zhí)行管理張弛有度。比如:對(duì)非疫情時(shí)期的業(yè)務(wù)采取事前、事中、事后全方位監(jiān)督控制;在疫情期間可以視業(yè)務(wù)的緊急程度適當(dāng)簡(jiǎn)化事前監(jiān)督程序,省略事中監(jiān)督,加強(qiáng)事后監(jiān)督等。各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的情況,制定出醫(yī)院的應(yīng)急內(nèi)控管理機(jī)制,按照相應(yīng)的流程執(zhí)行內(nèi)控管理。
在非疫情期間,醫(yī)院物資的采購(gòu),需要申請(qǐng)科室提出申請(qǐng),采購(gòu)科室審核,財(cái)務(wù)部門審核,審計(jì)部門審核,分管院領(lǐng)導(dǎo)審核,屬于“三重一大”事項(xiàng)的要院領(lǐng)導(dǎo)班子或黨委領(lǐng)導(dǎo)班子決議,符合政府采購(gòu)的執(zhí)行政府采購(gòu)流程,滿足公開招標(biāo)條件的采用公開招標(biāo)進(jìn)行采購(gòu)。原有的內(nèi)控管理機(jī)制全面、規(guī)范,但難以滿足疫情期間物資采購(gòu)的突發(fā)性和緊急性需求。醫(yī)院需要制定疫情物資采購(gòu)的內(nèi)控制度,簡(jiǎn)化審批流程。按照財(cái)政部辦公廳《關(guān)于疫情防控采購(gòu)便利化的通知》(財(cái)辦庫(kù)〔2020〕23號(hào))要求:使用財(cái)政性資金采購(gòu)疫情防控相關(guān)貨物、工程和服務(wù)的,應(yīng)以滿足疫情防控工作需要為首要目標(biāo),建立采購(gòu)“綠色通道”,可不執(zhí)行政府采購(gòu)法規(guī)定的方式和程序,采購(gòu)進(jìn)口物資無需審批;各采購(gòu)單位應(yīng)當(dāng)建立健全緊急采購(gòu)內(nèi)控機(jī)制,在確保采購(gòu)時(shí)效的同時(shí),提高采購(gòu)資金的使用效益,保證采購(gòu)質(zhì)量;各采購(gòu)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)疫情防控采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)文件和憑據(jù)的管理,留存?zhèn)洳?。建立健全?nèi)控機(jī)制在執(zhí)行“綠色通道”采購(gòu)方式中起到風(fēng)險(xiǎn)防范的重要作用。比如:醫(yī)院可成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組,規(guī)定疫情期間的防控物資采購(gòu)由組長(zhǎng)或相關(guān)組員簽字審批,簡(jiǎn)化大部分審核環(huán)節(jié),提高疫情物資采購(gòu)效率等。
審批包括采購(gòu)環(huán)節(jié)的審批和領(lǐng)用環(huán)節(jié)的審批。制定區(qū)別于非疫情物資的審批流程,并在信息化系統(tǒng)中增設(shè)疫情防控物資的采購(gòu)審批流程和防控物資的領(lǐng)用審批流程。縮短紙質(zhì)審批文件的傳輸時(shí)間,降低人與人接觸而傳染疾病的風(fēng)險(xiǎn)。緊急物資甚至可以通過QQ、電話等渠道來請(qǐng)示和審批。只要程序上有了專人把關(guān),緊急時(shí)刻可以改變固有的形式。疫情期間防控物資領(lǐng)用環(huán)節(jié)的審批反而會(huì)嚴(yán)格起來。日常業(yè)務(wù)中防護(hù)物資的領(lǐng)用(如口罩、防護(hù)服等),只要科室在系統(tǒng)中申領(lǐng),科室負(fù)責(zé)人審批,倉(cāng)庫(kù)人員就能配送。但面對(duì)疫情時(shí)期防控物資嚴(yán)重缺乏的現(xiàn)狀,物資的領(lǐng)用需通過加強(qiáng)審批流程來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的統(tǒng)籌安排,優(yōu)先安排給風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高的一線醫(yī)療工作人員。通過內(nèi)控管理,提高資源使用效益。
接受捐贈(zèng)和政府調(diào)配取得的物資,要有對(duì)應(yīng)的內(nèi)控管理模式。主要風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)是清點(diǎn)驗(yàn)收、單獨(dú)建庫(kù)和專人管理。取得、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、數(shù)據(jù)上報(bào)等各個(gè)環(huán)節(jié)要有專人負(fù)責(zé),數(shù)量要登記造冊(cè),資料要備案留存。在倉(cāng)庫(kù)管理信息系統(tǒng)中將捐贈(zèng)和調(diào)配的物資單獨(dú)建庫(kù)管理,明確這些物資的入庫(kù)和出庫(kù)情況。捐贈(zèng)物資按醫(yī)院捐贈(zèng)物資的管理規(guī)定執(zhí)行,相關(guān)的捐贈(zèng)協(xié)議可以簡(jiǎn)化,清點(diǎn)驗(yàn)收則必須指定專人執(zhí)行。
因疫情防控伴有突發(fā)性和緊急性,很多程序和方式都是非同尋常的。如:因緊急而采用審批的形式特殊,因急用物資而出現(xiàn)緊急領(lǐng)用在先、入庫(kù)在后的情況。所有的特殊情形,都以滿足疫情防控的具體業(yè)務(wù)為優(yōu)先,方式特殊或程序顛倒的,需要做好業(yè)務(wù)記錄,資料留存?zhèn)洳椤?/p>
疫情暴發(fā)后,醫(yī)院可成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組,組員按分工設(shè)立專人管理疫情物資。對(duì)疫情物資的取得、保管和使用各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理,并制定相應(yīng)的審批流程。疫情防控物資的管理機(jī)制要體現(xiàn)既能夠應(yīng)對(duì)緊急需求,又可操作可執(zhí)行可管控的優(yōu)勢(shì)。疫情期間公立醫(yī)院仍然要開展正常的醫(yī)療業(yè)務(wù),需要各部門兼顧疫情防控業(yè)務(wù)及日常醫(yī)療業(yè)務(wù)同時(shí)開展的雙重職責(zé),疫情相關(guān)的管理機(jī)制與醫(yī)院原管理機(jī)制并行,兩條管理路徑齊開。既保障醫(yī)院正常醫(yī)療業(yè)務(wù)的有序開展,又保障應(yīng)對(duì)疫情而增設(shè)的醫(yī)療業(yè)務(wù)得以有效實(shí)施。如:醫(yī)學(xué)裝備管理科采購(gòu)日常的醫(yī)用耗材,按日常管理程序執(zhí)行,報(bào)日常業(yè)務(wù)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,物資的管理執(zhí)行日常物資管理規(guī)定;采購(gòu)疫情防控物資,按疫情物資管理程序執(zhí)行,報(bào)疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員審批,物資的管理執(zhí)行疫情防控物資管理規(guī)定。
日常業(yè)務(wù)中,具有采購(gòu)職能的科室,有些醫(yī)院是分散到醫(yī)學(xué)裝備管理科、總務(wù)科、藥學(xué)部及信息科。物資的審批程序各不相同,對(duì)應(yīng)的分管院領(lǐng)導(dǎo)也不同。在疫情期間,為了便于統(tǒng)籌安排和規(guī)劃,防控物資的采購(gòu)及管理可統(tǒng)一聽從防控領(lǐng)導(dǎo)小組的指揮,審批的流程也可相應(yīng)簡(jiǎn)化,做到管控流程簡(jiǎn)化而不缺失,執(zhí)行程序高效而又合規(guī)。相應(yīng)物資的采購(gòu)和管理仍由原來的管理職能科室執(zhí)行。但疫情期間的接收捐贈(zèng)、物資調(diào)配、物資管理數(shù)據(jù)上報(bào)等工作,需要由總協(xié)調(diào)部門執(zhí)行對(duì)接外部單位和總協(xié)調(diào)內(nèi)部部門的工作。
物資的取得分為購(gòu)入、接受捐贈(zèng)和上級(jí)調(diào)配調(diào)入三種方式。在取得時(shí),購(gòu)入的按原有的審批入庫(kù)程序執(zhí)行。捐贈(zèng)和上級(jí)調(diào)配調(diào)入取得的,需要單獨(dú)成立驗(yàn)收小組人員,對(duì)物資進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收確認(rèn)。捐贈(zèng)及調(diào)入物資的估值,由于情況緊急,可參照醫(yī)院物資的采購(gòu)價(jià)格或捐贈(zèng)協(xié)議中的價(jià)格確認(rèn)。購(gòu)入的防控物資按日常的管理規(guī)定進(jìn)行保管。捐贈(zèng)和調(diào)入的防控物資在倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)中設(shè)立單獨(dú)的子倉(cāng)庫(kù),獨(dú)立核算,實(shí)物單獨(dú)存放,專人保管,造冊(cè)登記備案,便于實(shí)時(shí)掌控接受捐贈(zèng)和上級(jí)調(diào)入物資的數(shù)據(jù)信息、存儲(chǔ)情況及使用情況。捐贈(zèng)的物資由總協(xié)調(diào)部門按照醫(yī)院接受捐贈(zèng)物資的相關(guān)管理辦法執(zhí)行。防控物資的領(lǐng)用增加審批流程。部分物資的申領(lǐng)在科室中設(shè)立由專人負(fù)責(zé)。由于疫情防控物資的缺乏,醫(yī)院只能統(tǒng)籌安排,根據(jù)輕重緩急原則,優(yōu)先調(diào)配給一線的醫(yī)護(hù)人員使用,以確保防控工作能正常開展并保障醫(yī)護(hù)人員的人身安全。對(duì)上級(jí)征用的物資,調(diào)配出庫(kù)時(shí),做好臺(tái)賬記錄。物資交接時(shí)做好交接時(shí)的簽收工作。
醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)捐贈(zèng)物資或調(diào)入物資成批到達(dá)醫(yī)院的情況。物資到達(dá)后尚未來得及辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù),但各科室防控工作急需該類物資,以優(yōu)先滿足防控工作為原則,設(shè)立緊急領(lǐng)用流程,并留存所有相關(guān)資料,造冊(cè)備查。如:可規(guī)定由防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員簽字審批后,即可領(lǐng)取物資,并在領(lǐng)取時(shí)做好清點(diǎn)及簽收工作,清點(diǎn)可由總協(xié)調(diào)部門2人及申領(lǐng)部門1人共同完成,簽字確認(rèn),確保貨品及數(shù)量準(zhǔn)確。待驗(yàn)收入庫(kù)工作完成后,再進(jìn)行系統(tǒng)的出庫(kù)領(lǐng)用操作。
綜上所述,疫情防控物資的內(nèi)控管理要突顯機(jī)制完善、決策快準(zhǔn)、流程簡(jiǎn)化、管理到位的特征。公立醫(yī)院在新冠肺炎疫情期間所擔(dān)負(fù)的職責(zé)是重大的。防控物資的內(nèi)控管理要快、狠、準(zhǔn)地把控各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。公立醫(yī)院根據(jù)各自的情況制定一套應(yīng)急的內(nèi)控管理機(jī)制并將其完善到醫(yī)院的管理制度中,在面對(duì)突發(fā)疫情事件時(shí)能夠從容應(yīng)對(duì),提高醫(yī)院的綜合管理水平。