孟凡茂

公主嶺衛(wèi)生職工中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校 吉林公主嶺 136100

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)教育行業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中也在逐步朝向信息技術(shù)優(yōu)化的方向發(fā)展。學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作對(duì)學(xué)校的整體發(fā)展而言，具有重要的指導(dǎo)性作用，且在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，直接關(guān)系到全體教職工作人員的個(gè)人信息、教學(xué)管理以及教學(xué)活動(dòng)等相關(guān)工作，全面提升對(duì)該項(xiàng)工作改革發(fā)展的重視程度能夠在更加強(qiáng)化的層面上促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展。在我國(guó)社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期背景下，高新技術(shù)的發(fā)展的速度逐步提升，而在學(xué)校檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，能夠在更大程度上完善學(xué)校內(nèi)部的管理系統(tǒng)，為其后續(xù)的發(fā)展與建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

1 檔案信息化建設(shè)概念與內(nèi)涵

檔案信息化是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門(mén)的統(tǒng)一 規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。學(xué)校檔案管理工作，其最終目的是要發(fā)揮學(xué)校檔案的實(shí)用價(jià)值。計(jì)算機(jī)的普及創(chuàng)設(shè)了新的檔案管理模式，數(shù)字化管理模式能夠?qū)⒐袒臋n案轉(zhuǎn)換成可以靈活運(yùn)用的信息資源，這就是檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)內(nèi)涵[1]。

2 學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

學(xué)校在實(shí)現(xiàn)檔 案信息化過(guò)程時(shí)，需要注意其是由硬件以及軟件和相關(guān)人員共 同完成的。在此過(guò)程中，部分學(xué)校由于所用的資金不足。在進(jìn) 行檔案管理過(guò)程中，使用傳統(tǒng)的方法對(duì)其進(jìn)行管理。同時(shí)，缺 乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，導(dǎo)致在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò) 程中，僅僅局限于人工的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納分類(lèi)，缺乏 先進(jìn)的信息技術(shù)，使得檔案信息沒(méi)有建設(shè)完整的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，使得在檢索檔案數(shù)據(jù)或者信息過(guò)程中，缺乏準(zhǔn)確性，對(duì)檔案管 理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

2.2 檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高

目前，大部分學(xué) 校在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，由于專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員相對(duì)缺 乏，從而使得檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中，受到一定的阻礙。同時(shí)，還由于部分管理人員專(zhuān)業(yè)綜合素質(zhì)較低，導(dǎo)致缺乏對(duì)信息化建設(shè)的了解，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)不 利于檔案管理工作的開(kāi)展[2]。

2.3 學(xué)校缺乏完善的檔案管理制度建設(shè)

現(xiàn)階段，學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中，將主要的精力都放在教書(shū)育人、學(xué)生管理工作上，忽略檔案管理工作，造成學(xué)校檔案管理工作缺少完善的管理制度，具體主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作不重視，在日常管理中將主要的管理目標(biāo)都集中在學(xué)生管理工作上，造成學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。另一方面，學(xué)校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理過(guò)程中經(jīng)常缺少管理制度，造成學(xué)校檔案管理工作管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重下降，檔案管理工作信息化建設(shè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

3 學(xué)校檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，健全管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化的前提是檔案形式的信息化，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化是需要一定時(shí)間的，由于學(xué)校檔案的種類(lèi)不同，因此電子文檔的種類(lèi)也是不同的。如今在功能、結(jié)構(gòu)上，文檔管理一體化系統(tǒng)也是有差異的，所以不能共享數(shù)字化檔案資源，加之其通用、開(kāi)放性的限制，檔案管理就容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，如學(xué)校使用一款軟件不久就發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，這就需要重新編制，或者直接放棄使用，勢(shì)必會(huì)造成檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，也在一定程度上影響了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的決心，并對(duì)檔案管理人員的工作積極性產(chǎn)生不利影響。所以為提高數(shù)字檔案的兼容性以及規(guī)范性，必須要有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范以及格式標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與目的，使管理程序更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，定期將檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行公示，在學(xué)校其他人員的監(jiān)督下進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)[3]。

3.2 注重信息化管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案采集收藏工作的主要人員，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理工作在加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，更應(yīng)該注重管理人才的培育。由于檔案管理模式不斷創(chuàng)新，正由傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，因此，培養(yǎng)信息化管理人才具有極為重要的意義。館內(nèi)的紙質(zhì)管理員雖具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但面臨新型信息化管理的模式，老資歷的管理員無(wú)法適應(yīng)并支撐檔案信息化建設(shè)。在檔案管理業(yè)務(wù)與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)，目前高校需要的各個(gè)方面又具有一定優(yōu)勢(shì)的復(fù)合型人才。所以，企業(yè)有必要對(duì)現(xiàn)有企業(yè)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，定期參加信息化和網(wǎng)站建設(shè)培訓(xùn)，熟悉網(wǎng)站管理和新設(shè)備的使用方法，不斷完善網(wǎng)站管理體系。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性這一特點(diǎn)，可以對(duì)員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，并邀請(qǐng)對(duì)信息化管理感興趣的人參與培訓(xùn)。在培訓(xùn)中不斷了解管理網(wǎng)站的使用，以及資源共享的意義，吸引相關(guān)優(yōu)秀人才參與網(wǎng)站管理工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)利用最大化，不斷優(yōu)化檔案管理整體構(gòu)架。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備的支持

為了有效改善學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中相對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施不足的情況，需要學(xué)校提高相對(duì)應(yīng)的財(cái)力投入比例，根據(jù)相應(yīng)工作的需要積極購(gòu)買(mǎi)相對(duì)應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，并且針對(duì)專(zhuān)業(yè)設(shè)備配備相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，使設(shè)備的利用價(jià)值可以發(fā)揮到最佳，有效地保證學(xué)校檔案管理工作的順利實(shí)施。

4 結(jié)語(yǔ)

學(xué)校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過(guò)程。提升檔案管理的科學(xué)化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助，需要具有信息技術(shù)的人員進(jìn)行管理，而檔案信息化建設(shè)的過(guò)程則需要學(xué)校對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。通過(guò)建立智慧檔案管理信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化的制度建設(shè)和安全建設(shè)、提升檔案管理人員的信息技術(shù)和專(zhuān)業(yè)化水平等手段增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的服務(wù)能力，促進(jìn)各部門(mén)之間的溝通聯(lián)系，在進(jìn)一步提升檔案管理安全水平和信息化能力的基礎(chǔ)上為學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展助力。