龔昌洪

（重慶正成鑫實(shí)業(yè)有限公司，重慶 401320）

一、企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

中小企業(yè)有著自身的經(jīng)濟(jì)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部控制的重要性主要體現(xiàn)在：完善的內(nèi)部控制機(jī)制能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)所擁有資源的優(yōu)化配置提高資源使用效率，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入大市場(chǎng)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，通過各項(xiàng)控制措施可以將各崗位工作職責(zé)做到更明確及預(yù)期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)更加清晰，從而使得經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序進(jìn)行，運(yùn)營(yíng)效率得到提升，利用內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的技術(shù)方法，將內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理做到整合與統(tǒng)一，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理過程的風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行預(yù)警提示，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定、識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)，使低風(fēng)險(xiǎn)帶來的經(jīng)濟(jì)損失的概率得到有效降低。

通過內(nèi)部控制可以在保證全面性的基礎(chǔ)上，對(duì)重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域進(jìn)行關(guān)注，利用更嚴(yán)格的措施，利用制衡性和適應(yīng)性原則，在考慮成本效益的情況下，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的審批、執(zhí)行、監(jiān)督進(jìn)行有效控制。

二、公司內(nèi)控缺陷案例回顧

Z公司是2020年1月成立的加工生產(chǎn)電線銅絲的企業(yè)，由于產(chǎn)品的特殊性，對(duì)數(shù)量（交貨稱重）和價(jià)格（網(wǎng)絡(luò)行業(yè)行情價(jià)）都是按照特殊的計(jì)量方式進(jìn)行，成立的宗旨是做西南地區(qū)最大在電線銅絲生產(chǎn)企業(yè)，今年以來，很多電線行業(yè)的上游企業(yè)經(jīng)營(yíng)受影響，有綜合實(shí)力的銅絲生產(chǎn)企業(yè)很少，達(dá)到供貨條件的更少。

公司內(nèi)控缺陷案例具體經(jīng)過是：同時(shí)交貨同一規(guī)格的產(chǎn)品（只是重量不一樣）到兩家不同的客戶，其中一家A客戶在用完產(chǎn)品時(shí)，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品包裝用的標(biāo)簽同送貨單核對(duì)后有差異，故電話公司銷售總經(jīng)理要求我公司按送貨單補(bǔ)足產(chǎn)品差量，理由是送貨單據(jù)同標(biāo)簽上記錄的數(shù)量差異距大，在收貨時(shí)公司人員沒有過磅稱重，簽收人缺乏專業(yè)知識(shí)，而公司在同一批送貨中，另外一家B客戶的也按單據(jù)簽收，但是B客戶的標(biāo)簽卻在A客戶的包裝上出現(xiàn)了，且送貨單的數(shù)量大于標(biāo)簽數(shù)量。而銷售總經(jīng)理在維護(hù)客戶的利益的情況下，同意補(bǔ)足差量，對(duì)送貨員和公司發(fā)貨人員進(jìn)行處罰。而在此事件中，經(jīng)公司銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)各主要部門仔細(xì)分析，明確公司內(nèi)部控制的重要性，以及公司目前內(nèi)部控制存在的主要問題，并對(duì)重要的，主要的提出改進(jìn)建議，對(duì)該公司整個(gè)內(nèi)控流程相關(guān)的業(yè)務(wù)層面的事項(xiàng)進(jìn)行完善，有更加完善的內(nèi)控機(jī)制才能更好地提升企業(yè)形象，增強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)實(shí)力。

三、通過該事件分析企業(yè)目前內(nèi)部控制存在的問題

（一）銷售業(yè)務(wù)控制下客戶信用調(diào)查不到位

客戶管理不到位，未防范信用風(fēng)險(xiǎn)，比如案例中的A客戶在會(huì)議上沒有找到相關(guān)的信用調(diào)查依據(jù)，出沒有以往的交易情況記錄。銷售過程可能存在欺詐舞弊行為，比如送貨人員可能的客戶及銷售人員三方建立同盟，否認(rèn)事實(shí)；對(duì)銷售政策和策略制定不當(dāng)，比如在該事件發(fā)生后，公司銷售部門沒有找到類似的相關(guān)文件政策來劃分責(zé)任和處理該事件，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。

（二）企業(yè)合同業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的服務(wù)和跟蹤缺乏管理

合同管理存在重大風(fēng)險(xiǎn)，未訂立或未經(jīng)授權(quán)訂立合同，合同主體資格未達(dá)要求，比如在該事件中針對(duì)A客戶的合同中A客戶并未指定收貨人；對(duì)合同履行或監(jiān)控不當(dāng)，合同糾紛處理不當(dāng)，案例中出現(xiàn)A客戶的投訴和索賠應(yīng)按程序調(diào)查清楚后做出決定，銷售總經(jīng)理在接到投訴立即做出賠償欠妥，都可能讓企業(yè)形象和經(jīng)濟(jì)利益受損。

（三）公司內(nèi)部信息系統(tǒng)管理不到位

信息系統(tǒng)缺乏和規(guī)劃不合理，信息系統(tǒng)的建立，運(yùn)行傳遞的維護(hù)控制不到位，該案例中每一件產(chǎn)品都有一個(gè)編號(hào)，該編號(hào)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的客戶，B客戶的產(chǎn)品標(biāo)識(shí)出現(xiàn)在A客戶那里，說明公司庫房有對(duì)該產(chǎn)品信息傳遞失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

四、完善相關(guān)內(nèi)部控制的建議

（一）完善客戶信用調(diào)查

企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用市場(chǎng)調(diào)查，確定信用方式的方法要合理，公司的信用管理具體需要依抿：信用信息的獲取、評(píng)估信用信息有分析評(píng)估、各種授信和各種債權(quán)保障、相關(guān)債權(quán)得以實(shí)現(xiàn)四個(gè)環(huán)節(jié)組成，信用信息獲取是企業(yè)信用管理活動(dòng)的基礎(chǔ)是有效的信用信息， 必須給予高度重視，公司可以利用的信息來源有；已有往來客戶之間的交易記錄、同行業(yè)內(nèi)部信息的共享、相關(guān)公共資源的查詢信息、專業(yè)機(jī)構(gòu)如征信查詢機(jī)構(gòu)等四種， 公司信用管理部門應(yīng)按照這四種信息的特點(diǎn)和公司自身的情況進(jìn)行綜合利用。企業(yè)必須建立客戶信用檔案，建立嚴(yán)格的信用保證制度并執(zhí)行。

利用客戶之間的往來信息：可以從自己的下游客戶處進(jìn)行縱向調(diào)查需要發(fā)展的新客戶的情況，如同類產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，同行的評(píng)價(jià)，市場(chǎng)產(chǎn)品分銷商和客戶的評(píng)價(jià)，同行業(yè)內(nèi)部信息的交換：企業(yè)可以通過同行業(yè)橫向進(jìn)行了解，如同行對(duì)該客戶的評(píng)價(jià)，款項(xiàng)的付款情況及對(duì)業(yè)務(wù)過程的綜合評(píng)價(jià)。

利用公共資源的查詢信息：企業(yè)可以通過政府官網(wǎng)如在工商信息網(wǎng)上查看企業(yè)工商注冊(cè)情況，了解公司股東情況、資產(chǎn)情況、人員情況，通進(jìn)稅務(wù)網(wǎng)站查詢公司的信用級(jí)別以及稅收情況，有無欠稅等稅務(wù)信息。通過勞動(dòng)和社保信息上的查看有無拖欠工資和社保情況。

專業(yè)機(jī)構(gòu)查詢：如征信查詢機(jī)構(gòu)，銀行結(jié)算機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)進(jìn)行相關(guān)信用調(diào)查。在現(xiàn)實(shí)中可能有些信息無法獲取，銷售部門在建立客戶檔案時(shí)力求盡善盡美。關(guān)注重要客戶資信變動(dòng)情況，對(duì)于老客戶和新開發(fā)的客戶應(yīng)當(dāng)建立有效的信用保證制度并嚴(yán)格執(zhí)行，這樣為下一步簽訂購銷合同準(zhǔn)備談判信息基礎(chǔ)。

（二）對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)的服務(wù)與跟蹤要嚴(yán)格做到位

銷售合同的合同內(nèi)容如果存在重大疏漏，企業(yè)合法權(quán)益可能會(huì)受到侵害。公司應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專業(yè)人員如法律，技術(shù)，財(cái)務(wù)方面有經(jīng)驗(yàn)的人員參與合同的擬定，在自愿公平原則下明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，必須有完整的條款和內(nèi)容、必須有準(zhǔn)確的表述文字、必須有完善的手續(xù)，以免出現(xiàn)重大漏洞，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)分析研究，有必要應(yīng)對(duì)合同條款提出修改意見。

對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)防范及內(nèi)部控制的機(jī)制企業(yè)應(yīng)提前建立，如合同建立標(biāo)準(zhǔn)通用版本的應(yīng)用，企業(yè)在合同簽訂前做好資信調(diào)查及評(píng)審的專題會(huì)議，對(duì)合同執(zhí)行的前和執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判與對(duì)應(yīng)措施的執(zhí)行。重大合同應(yīng)進(jìn)行組織人員會(huì)簽，合同在執(zhí)行前，對(duì)合同內(nèi)容相關(guān)部門必須熟悉，對(duì)合同執(zhí)行的分析與預(yù)判需要加強(qiáng)，找出執(zhí)行過程中的關(guān)鍵點(diǎn)與薄弱點(diǎn)，加強(qiáng)合同執(zhí)行的監(jiān)控與交貨質(zhì)量的監(jiān)管。

公司合同跟蹤和履行部門須有合同管理臺(tái)賬，各項(xiàng)計(jì)劃有優(yōu)化完善方案，對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，對(duì)合同要求的相的要求的各項(xiàng)工作進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)過程中出現(xiàn)的所有不符合合同要求的偏差進(jìn)行整改。如在合同上規(guī)定驗(yàn)收收貨人，如果收貨人與合同中不一樣，應(yīng)及時(shí)得到對(duì)方授權(quán)。

合同對(duì)有技術(shù)資料及技術(shù)要求的管理。對(duì)于合同中對(duì)方未按合同或協(xié)議約定向企業(yè)提供產(chǎn)品技術(shù)資料及技術(shù)配合的，有提供技術(shù)資料及技術(shù)配合的要求時(shí)，在下生產(chǎn)訂單時(shí)需要得到對(duì)方確認(rèn)，明確對(duì)方在企業(yè)生產(chǎn)要求的時(shí)間內(nèi)提供與合同說明的技術(shù)資料。這是利用訂單生產(chǎn)保證交貨質(zhì)量的最重要信息因素。

交貨、須遵循合同約定。有應(yīng)按合同雙方協(xié)商處理數(shù)量、質(zhì)量問題。企業(yè)在收貨方反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問題信息時(shí)，應(yīng)有企業(yè)相關(guān)處理的規(guī)定，并將處理意見在有效時(shí)限內(nèi)及時(shí)回復(fù)對(duì)方。

應(yīng)收款項(xiàng)的催收符合法律規(guī)定。對(duì)于相關(guān)票，保證金，財(cái)務(wù)結(jié)算方式，應(yīng)收賬款的核對(duì)等應(yīng)按財(cái)務(wù)管理要求寫進(jìn)合同里面，要求對(duì)合同的變更、解除及轉(zhuǎn)讓進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。當(dāng)合同因其他原因需要變更，轉(zhuǎn)讓和解除的，公司需組織相關(guān)部門人員按合同簽訂流程重新進(jìn)行評(píng)估，辦理相關(guān)書面手續(xù)。企業(yè)如果因銷售合同履行不符要求出現(xiàn)合同糾紛，對(duì)重大合同需要進(jìn)行事行調(diào)查跟蹤，并制定新的防范手冊(cè)，對(duì)未來進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)把控。

企業(yè)通過對(duì)合同糾紛個(gè)案進(jìn)行分析，－追溯合同風(fēng)險(xiǎn)防范和內(nèi)控管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)產(chǎn)生的原因，問題研究的共性分析，提出整的合理依據(jù)和建議，合同管理的漏洞得到有效堵塞。

企業(yè)在合同中應(yīng)盡量做到以上情況的內(nèi)容，提升企業(yè)合同管理水平與抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

（三）對(duì)企業(yè)內(nèi)外各部門的信息傳遞要加強(qiáng)

信息的傳遞應(yīng)及時(shí)性、準(zhǔn)確。首先銷售內(nèi)勤需通過書面形式或者網(wǎng)絡(luò)傳遞工具向車間、庫房、運(yùn)輸傳遞當(dāng)日生產(chǎn)計(jì)劃和送貨計(jì)劃，庫房應(yīng)查庫存情況，是否滿足當(dāng)日送貨要求，并根據(jù)包裝情況分配產(chǎn)品到客戶送貨單上，運(yùn)輸部門根據(jù)送貨量和送貨線路及客戶要貨時(shí)間要求安排人員和車輛送貨。期間各環(huán)節(jié)（車間入庫－庫房出庫－運(yùn)輸－交貨）人員認(rèn)真履行工作職責(zé)對(duì)貨物的交接必須做到單據(jù)，實(shí)物相核對(duì)，避免形式上的簽收。

對(duì)包裝用的工具在回收后應(yīng)安排專人對(duì)其進(jìn)行清理，并對(duì)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)進(jìn)行相互監(jiān)督，避免各環(huán)節(jié)在包裝工具上出現(xiàn)信息傳遞的重復(fù)性，出現(xiàn)無用或過期。

對(duì)庫存余額信息進(jìn)行實(shí)時(shí)申報(bào)和查詢，否則可能出現(xiàn)貨物短缺現(xiàn)象，對(duì)公司聲譽(yù)帶來很大的負(fù)面影響，在很大程度上使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益下降，還有可能讓產(chǎn)品錯(cuò)過出售的良好時(shí)機(jī)，失去客戶信任。

重視科學(xué)的信息管理工具，重視對(duì)存貨的管理，有效的存貨管理制度，通過制度的規(guī)范提高企業(yè)的資產(chǎn)管理水平，通過制度的約束保證有關(guān)人員在進(jìn)行存貨信息管理工作時(shí)能夠嚴(yán)格按照規(guī)定具體實(shí)施，杜絕濫用職權(quán)現(xiàn)象。通過崗位責(zé)任分離制度，能夠確各項(xiàng)信息工作具有準(zhǔn)確性，提升管理的效率。

五、結(jié)束語

企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的信用制度及客戶信用評(píng)價(jià)記錄，制定合理的合同簽訂評(píng)審程序，提升企業(yè)合同管理水平與抗風(fēng)險(xiǎn)能力。制定有效合理的信息傳遞管理手冊(cè)，提高企業(yè)信息管理層次，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上，完善企業(yè)人力資源管理，組織系統(tǒng)管理，企業(yè)文化系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范自身內(nèi)控制度，以自我檢查，以行業(yè)領(lǐng)頭為標(biāo)桿，完善企業(yè)完善內(nèi)控制度，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。