胡秀鳳

（丹陽市天怡房屋建設(shè)開發(fā)有限責任公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212300）

一、采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制概述

（一）基本概念

內(nèi)部控制對制造業(yè)企業(yè)來說一般是指為了實現(xiàn)經(jīng)營目標，全員參與、全過程控制的一系列方法與措施的總稱。用以合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、會計信息正確、經(jīng)營活動經(jīng)濟而高效。

采購與付款是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。采購與付款工作在制造業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動中具有舉足輕重的作用，會受到企業(yè)內(nèi)外部因素的影響，給企業(yè)帶來一定的風險。因此，企業(yè)需要一套完善的采購與付款內(nèi)部控制制度來避免企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的風險。

（二）采購與付款內(nèi)部控制的目標與方式

企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制指向的具體目標，首先要保證資金的安全，避免資金管理漏洞；其次要提高運營效率，創(chuàng)造經(jīng)濟效益，避免采購影響生產(chǎn)流程；最后要充分發(fā)揮資金效用，有效管理企業(yè)資金，提升資金周轉(zhuǎn)率。

采購與付款內(nèi)部控制可以優(yōu)化采購與付款工作流程、降低采購與付款環(huán)節(jié)風險。其優(yōu)勢在于對采購與付款工作流程梳理，以控制表單、授權(quán)簽字、不相容崗位相分離等管理方式來規(guī)避風險，將采購與付款環(huán)節(jié)中的風險降至可控范圍內(nèi)。

（三）內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則

1.適應(yīng)性原則

內(nèi)部控制的建立應(yīng)當與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭狀態(tài)和風險水平等相適應(yīng)。內(nèi)部控制與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系。企業(yè)按照管理模式設(shè)立工作崗位，并賦予其責任，權(quán)利，規(guī)定相應(yīng)的操作過程和處理流程。

2.成本效益原則

根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實際情況以及效益情況，權(quán)衡實施成本與預(yù)期收益，以適當?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制。企業(yè)應(yīng)該追求用最合適的成本達到最經(jīng)濟的效益，也不是一味地追求減少成本、增加效益。

3.相互制衡性原則

在設(shè)置崗位時必面考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離，執(zhí)行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職務(wù)分離，起到制衡作用，各部門之間相互審查核對，避免一個人管理采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)。

二、ZQ公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制案例分析

ZQ公司重要的生產(chǎn)業(yè)務(wù)是汽車零配件制造?？蛻艋径际谴笮推囍鳈C廠，對原材料及產(chǎn)成品的品質(zhì)要求很高。其采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況：

（一）風險評估方面

1.原材料采購的質(zhì)量與數(shù)量可控

公司的供應(yīng)商都是由客戶從其供應(yīng)商名錄中篩選提供的，70%以上的原材料都是由指定供應(yīng)商供應(yīng)，能按時保質(zhì)提供原材料。

2.付款業(yè)務(wù)按合同規(guī)定正常操作

供應(yīng)商都是大型企業(yè)，信譽可靠，公司一直按照合同采購指定供應(yīng)商的原材料，采購與付款業(yè)務(wù)一直安全可靠，風險可控。

（二）信息溝通方面

公司管理人員相對集中，內(nèi)部控制相關(guān)的信息能面對面及時收集與口頭傳遞，具有一定的靈活性。

（三）內(nèi)部環(huán)境方面

公司處于成長期，組織機構(gòu)根據(jù)發(fā)展需要不斷擴充，不相容的職務(wù)基本相分離，權(quán)職分配開始逐步形成相制衡的模式。隨著公司不斷地發(fā)展，內(nèi)部控制的不完善給公司的發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)。公司就曾經(jīng)發(fā)生過一起由熟人推薦供應(yīng)商，在沒簽合同、沒實地考察也沒有任何管控措施情況下就預(yù)付了貨款，結(jié)果遭遇詐騙的案例?？梢?，一個企業(yè)如果沒有相適應(yīng)的內(nèi)部控制，就會給企業(yè)發(fā)展帶來風險。

三、ZQ公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購計劃安排不合理

公司上新項目，采購部未及時至研發(fā)部了解所需的新物料，也沒有尋找相應(yīng)的供應(yīng)商，同時更談不上對新物料供應(yīng)商進行先期調(diào)查。采購部沒有做好批量生產(chǎn)的充分準備，車間生產(chǎn)需要物料時，才臨時尋找供應(yīng)商。

企業(yè)沒有建立完善的采購申請制度，采購制度的落實也缺乏相應(yīng)的執(zhí)行監(jiān)督制度，沒能將職責切實落實到部門或人員。采購員執(zhí)行采購制度責任心不強，平時采購沒有計劃，造成臨時抱佛腳，出現(xiàn)問題。本例中物料的采購沿用原有采購流程一般不會出現(xiàn)問題，但隨著企業(yè)制造力的不斷增強，新物料與新供應(yīng)商的出現(xiàn)必然導(dǎo)致采購名錄的變化，因而企業(yè)應(yīng)當建立采購名錄及時更新的制度。

（二）供應(yīng)商選擇不當

公司原本供應(yīng)商均為固定的且信譽度頗高的大公司，運行慣性導(dǎo)致采購部沒有執(zhí)行對供應(yīng)商進行甄別真?zhèn)?、實地考察供?yīng)商的規(guī)模與資質(zhì)、評價供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量與供貨能力等的業(yè)務(wù)流程。

企業(yè)沒有建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度，采購部沒有嚴格按照供應(yīng)商管理制度對供應(yīng)商進行一系列的管控。本例中采購人員沒有對供應(yīng)商進行價格、品質(zhì)、交期交量和配合度（服務(wù)）等方面來正?？己斯?yīng)商并進行等級劃分，以及進行合理跟蹤與更新評價，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當。

（三）支付方式不合理

選擇新供應(yīng)商時，在對其信用、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面是否達標一無所知的情況下，卻采取了預(yù)付款的方式。按照慣例，一般新增供應(yīng)商的采購?fù)遣捎矛F(xiàn)付或延付兩種交易，而不應(yīng)該采取預(yù)付方式。

沒有嚴格執(zhí)行付款制度。采用預(yù)付方式進行支付對買方公司而言，一方面買方要負擔商業(yè)風險，另一方面也會產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)風險，更不用說是打款到個人賬戶這種高風險行為。本例中采購部理由一是老客戶的銷售經(jīng)理推薦的應(yīng)該可靠。二是公司要貨急，打款給個人利于提前安排。但如果當時財務(wù)提出異議，采購員再給客戶的銷售經(jīng)理電話確認，也能規(guī)避風險。

（四）付款審核不嚴

付款審核人員相信“熟人”，同意支付到個人賬號。打款人員發(fā)現(xiàn)賬號為個人賬號，輕信采購部的解釋。各環(huán)節(jié)負責人面對新問題時的風險意識薄弱，防范意識欠缺，面對形式上簽字手續(xù)完善的流程未能盡到真正相互制約，使得不嚴格執(zhí)行打款條例而導(dǎo)致被欺詐案例發(fā)生。

企業(yè)沒有完善的預(yù)付款管理制度，遇到新問題時也沒有執(zhí)行集體決策制度?，F(xiàn)代企業(yè)規(guī)章制度的執(zhí)行力度、各部門協(xié)調(diào)和諧度會影響著企業(yè)抗風險能力的大小。本例中財務(wù)人員如果嚴格按照預(yù)付款制度堅持把資金匯入公司賬號、如果堅持執(zhí)行集體決策而不是僅憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就將預(yù)付賬款打入私人賬號，那么是應(yīng)該可以避免問題的。

四、ZQ公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的完善措施

（一）建立采購申請制度

健全完善的采購制度，可以保障企業(yè)生產(chǎn)的正常運行，保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)任務(wù)的完成，也能控制企業(yè)成本，增加企業(yè)生產(chǎn)利潤。建立采購申請制度并建立不相容職務(wù)分離的內(nèi)部控制制度，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購和批程序。規(guī)定申請與審批、詢價與確價、合同的訂立與審核、付款申請與審批等權(quán)力相分離，明確各自責任，提高員工的責任心，降低人為造成相關(guān)問題的風險。同時，采購制度需要針對新物料及新供應(yīng)商進行完善，且對采購人員市場考查等制度也必須予以補充。

（二）建立供應(yīng)商評估和準入制度

良好的供應(yīng)商可以縮短供應(yīng)周期，提高供應(yīng)靈活性、降低企業(yè)的原材料的庫存量，加速資金流轉(zhuǎn)、提高原材料的質(zhì)量、縮短產(chǎn)品開發(fā)周期，推動企業(yè)整體管理水平的提高。企業(yè)對于新的供應(yīng)商，首先要在工商網(wǎng)的企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)中查驗企業(yè)是否正常經(jīng)營，企業(yè)注冊資本以及經(jīng)營規(guī)模是否符合企業(yè)要求；其次要實地考察供應(yīng)商的規(guī)模、實力、信譽、資質(zhì)等，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，確認其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合本公司需求，生產(chǎn)能力是否達到本公司需要；最后定期對供應(yīng)商進行實時管理和綜合評價，建立合理有效的日常考核管理流程，對不良供應(yīng)商實行淘汰制，對優(yōu)秀供應(yīng)商實行獎勵制，以便對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整。

（三）加強預(yù)付賬款的管理

加強預(yù)付賬款管理可以適度控制企業(yè)風險，使其達到企業(yè)可以承受范圍。涉及大額或長期的預(yù)付款項，首先要訂立有效合同，保障付款安全；其次要嚴格執(zhí)行預(yù)付款的審批程序，確定各授權(quán)人及審批金額，由經(jīng)營負責人與財務(wù)負責人聯(lián)合簽署；然后應(yīng)當定期進行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當及時采取相應(yīng)措施；同時財務(wù)人員應(yīng)確認合同或協(xié)議中的賬號與申請書一致，然后選擇合適的付款方式通過銀行轉(zhuǎn)賬予以支付，在預(yù)付款業(yè)務(wù)中，禁止把資金匯入外單位個人賬號，包括外單位準許以個人名義開立的賬號。

（四）制訂付款審核審批制度

付款審核審批活動有利于保障資金安全，減少企業(yè)資金營運風險。付款時應(yīng)嚴格按照企業(yè)付款制度進行操作，首先應(yīng)嚴格審核款項用途，付款合同、發(fā)票、入庫單以及其他資料。其次實行按金額大小分級審批制度，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制機制，按崗位的分工及職責的不同安排審批人員的相應(yīng)職能。在一定資金范圍內(nèi)的經(jīng)營活動支出主要是由負責財務(wù)審批的人員行使審批權(quán)；比較重大的經(jīng)濟活動，必須由企業(yè)總負責人進行審批；特別重大的經(jīng)濟活動，應(yīng)該由集體共同決策。同時應(yīng)加強危險性因素的管理，特別是詐騙（員工詐騙、供應(yīng)商或客戶詐騙）的防范。事前要嚴格按照公司的付款審核審批制度進行內(nèi)部控制，防止詐騙的發(fā)生。發(fā)生風險后，及時采取報警、追繳等措施降低損失；事后，企業(yè)要總結(jié)經(jīng)驗，進一步完善內(nèi)部控制制度以及強化制度執(zhí)行，防止類似事件發(fā)生。最后，按照經(jīng)過審核審批流程的無誤的付款申請單進行付款。

總之，建立并完善采購付款內(nèi)部控制制度，一方面可以通過制度進行管理，避免以人進行管理的弊端；另一方面可以通過目標進行控制，使每個采購業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點都有相應(yīng)控制人和控制目標，從而盡可能規(guī)避或減少風險。不斷根據(jù)實際形成標準化的采購與付款流程，避免擅自調(diào)整給采購與付款環(huán)節(jié)帶來的風險。